Einkaufszuordnungen einrichten

• 27/04/2022
• 13 Minuten Lesedauer

Bei einer Einkaufszuordnung werden die Beträge eines Einkaufsbelegs (einer Rechnung oder einer Gutschrift) vorübergehend im Hauptbuch gebucht. Wenn der Einkaufsbeleg zur Genehmigung gesendet wird, wird eine Einkaufszuordnung, d. h. eine Kopfzeile mit mehreren Zeilen, erstellt. Durch die manuelle oder automatische Buchung dieser Einkaufszuordnung werden dann sowohl Zuordnungseinträge als auch entsprechende Sachposten generiert. Diese temporären Einträge werden später rückgängig gemacht und im Hauptbuch dauerhaft gemacht, sobald der Beleg genehmigt und gebucht wurde. Auf diese Weise können Sie mit der Einkaufszuordnung Belegbeträge vorläufig vormerken, die dann später in eigentliche Sachposten umgewandelt werden können.

Wenn Sie beispielsweise eine Einkaufsrechnung erhalten, sind die Rechnungsbeträge nicht sofort im Hauptbuch sichtbar, aber Sie können sie mithilfe von Einkaufszuordnungen problemlos im Hauptbuch anzeigen lassen. Dies kann für Buchprüfungen oder andere Zwecke sinnvoll oder sogar notwendig sein. Wenn Sie automatische Einkaufszuordnung aktivieren, werden ein oder mehrere vorläufige Einkaufszuordnungsposten erstellt und im Hauptbuch gebucht, sobald Sie die Rechnung zur Genehmigung senden. Wenn die Rechnung genehmigt und gebucht wird, storniert Continia Document Capture diese vorläufigen Einträge und ersetzt sie durch eigentliche Einträge im Hauptbuch.

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie Document Capture so konfigurieren können, dass Einkaufszuordnungsposten automatisch oder manuell von Ihnen erstellt und gebucht werden. In diesem Artikel werden Rechnungen als Beispiel verwendet; die Einkaufszuordnung funktioniert jedoch auch mit Gutschriften.

So erstellen und buchen Sie Einkaufszuordnungsposten automatisch

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Document Capture Einrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Genehmigungseinrichtung > Einkaufsgenehmigung aus, um die Seite zum Bearbeiten der Document Capture Einrichtung / Einkaufsgenehmigungen zu öffnen.

3. Aktivieren Sie Einkaufszuordnung unter Einkaufszuordnung, indem Sie den Schalter Aktivieren umschalten.

4. Geben Sie unter Beträge an, ob Document Capture Zeilen aus Einkaufsrechnungen oder importierte Beträge verwenden soll, um die für die Einkaufszuordnung verwendeten Beträge abzurufen. Wenn Sie Benutze Zeilen oder importierte Beträge auswählen, haben Einkaufsrechnungszeilen Priorität. Wenn keine Zeilen vorhanden sind, werden stattdessen importierte Beträge verwendet.

   Hinweis

   Wenn Sie hier Immer importierte Beträge benutzen auswählen, kann die Sachkontoart nicht in Schritt 5 unten konfiguriert werden und die Einkaufszuordnungskonten, die Sie in Kreditorenbuchungsgruppen (DC) einrichten, werden dann für die Erstellung und Buchung von Einkaufszuordnungsposten verwendet. Weitere Informationen finden Sie unter So konfigurieren Sie Buchungskonten weiter unten.

   Der Begriff importierter Betrag bezieht sich auf den Gesamtbetrag der Rechnung.

5. Geben Sie unter Sachkontoart an, welche Kostenkonten beim Erstellen von Einkaufszuordungsposten verwendet werden sollen. Es gibt folgende Optionen:

   • Benutze Buchungseinrichtung: Document Capture verwendet die Einkaufszuordnungskonten, die Sie in der Buchungsmatrix Einrichtung (DC) eingerichtet haben. Informationen zum Einrichten dieser Konten finden Sie unter Buchungsmatrix Einrichtung (DC) weiter unten.
   • Benutze Herkunftskonto: Document Capture verwendet die Sachkonten, die jeder Einkaufsrechnungszeile zugewiesen sind. Für die Rechnungszeilen, denen kein Sachkonto zugewiesen ist, wird stattdessen die Buchungsmatrix Einrichtung (DC) verwendet. Weitere Informationen finden Sie unter So konfigurieren Sie Buchungskonten.

6. Aktivieren Sie die automatische Erstellung und Buchung von Einkaufszuordnungsposten, indem Sie den Schalter Autom. buchen umschalten.

7. Wählen Sie unter Buchungsdatum bei Storno der Eink. Zuordnung aus, welches Buchungsdatum verwendet werden soll, wenn Einkaufszuordungsposten storniert werden. Sie können entweder das ursprüngliche Datum wählen, an dem die Einkaufszuordnung gebucht wurde, oder das Datum, an dem die Rechnung gebucht wurde.

Immer wenn Sie eine Rechnung zur Genehmigung senden, werden jetzt vorläufige Einkaufszuordungsposten erstellt und im Hauptbuch gebucht. Diese vorläufigen Einkaufszuordungsposten werden dann automatisch storniert und durch eigentliche Einträge im Hauptbuch ersetzt, sobald die Rechnung genehmigt und gebucht wurde.

So erstellen und buchen Sie Einkaufszuordnungsposten manuell

Um Einkaufszuordungsposten manuell erstellen und buchen zu können, müssen Sie zunächst die Einkaufszuordnung in der Document Capture Einrichtung aktivieren und konfigurieren. Befolgen Sie dazu die Anleitung oben, aber überspringen Sie Schritt 6, um Autom. Buchen deaktiviert zu lassen.

Sobald Sie den Konfigurationsassistenten abgeschlossen haben, können Sie Einkaufszuordungsposten manuell erstellen und buchen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Gehen Sie im Rollencenter unter Continia Document Capture Aktivitäten zu Einkaufsgenehmigung - Rechnungen und wählen Sie Offene Rechnungen aus, um die Liste der offenen Einkaufsrechnungen zu öffnen.
2. Wählen Sie in der Liste die Rechnung aus, für die Sie Einkaufszuordungsposten erstellen und buchen möchten.
3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Zugehörig > Rechnung > Zuordnungen aus, um die Einkaufszuordnungübersicht zu öffnen.
4. Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu aus, um eine neue Einkaufszuordnung zu erstellen.
5. Wählen Sie auf der Seite Einkaufszuordnung, die geöffnet wird, in der Aktionsleiste Zeilen erstellen aus, um alle erforderlichen Felder mit den relevanten Daten zu füllen. Sie können dies auch manuell unter Zeilen vornehmen.
6. Wählen Sie in der Aktionsleiste Buchen aus, um die Einkaufszuordnung im Hauptbuch zu buchen.

So konfigurieren Sie Buchungskonten

Wenn Sie die automatische oder manuelle Erstellung und Buchung von Einkaufszuordnungen wie oben beschrieben einrichten, müssen Sie unter Beträge angeben, welche Beträge zugeordnet werden sollen und unter Sachkontoart, welche Kostenkonten verwendet werden sollen. Unabhängig davon, was Sie in diesen Feldern angeben, müssen Sie auch Konten in Kreditorenbuchungsgruppen (DC) einrichten. Die Gegenkonten, die Sie hier zuweisen, werden immer für die Erstellung und Buchung von Einkaufszuordnungen verwendet; die Einkaufszuordnungskonten, die Sie hier zuweisen, werden jedoch nur in bestimmten Szenarien verwendet, so wie die Einkaufszuordnungkonten in der Buchungsmatrix Einrichtung (DC), die Sie möglicherweise auch einrichten müssen.

Welches der Einkaufszuordnungkonten verwendet wird, hängt davon ab, was Sie unter Beträge und Sachkontoart in der Document Capture Einrichtung auswählen:

Buchungsmatrix Einrichtung (DC):

Um Einkaufszuordnungskonten in der Buchungsmatrix Einrichtung (DC) einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Buchungsmatrix Einrichtung (DC) ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Liste bearbeiten aus.

   Hinweis

   Bei der Liste handelt es sich um eine Tabelle und jede Zeile der Tabelle stellt eine Kombination aus einer allgemeinen Geschäftsbuchungsgruppe (für den Kreditor einer Rechnung) und einer allgemeinen Produktbuchungsgruppe (für das Sachkonto oder den Posten einer Rechnungszeile) dar. Wenn die Kombination einer Tabellenzeile mit der einer Rechnungszeile übereinstimmt, wird das Einkaufszuordnungskonto, das Sie dieser Tabellenzeile zugewiesen haben, als Kostenkonto der entsprechenden Rechnungszeile eingerichtet.

3. Suchen Sie die Tabellenzeile, der Sie ein Einkaufszuordnungkonto zuweisen möchten, und wählen Sie Einkaufskonto (Zuweisung) aus.

4. Wählen Sie die drei Punkte rechts neben dem Feld Einkaufskonto (Zuweisung) aus, um die Sachkontoübersicht zu öffnen. Wählen Sie in der Liste unter Nr. das Konto aus, das Sie der ausgewählten Tabellenzeile zuordnen möchten.

5. Wiederholen Sie Schritte 3–4 für jede weitere Tabellenzeile, der Sie Konten zuweisen möchten.

Die von Ihnen zugewiesenen Konten werden dann für die Einkaufszuordungsposten verwendet, die im Hauptbuch erstellt und gebucht werden, wenn Sie eine Rechnung zur Genehmigung senden, jedoch nur, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• In der Document Capture Einrichtung muss unter Einkaufszuordnung > Beträge die Option Benutze Zeilen oder importierte Beträge ausgewählt sein.
• Die Rechnung muss mindestens eine Zeile enthalten.
• Eine der folgenden Einstellungen muss zutreffen:
  • In der Document Capture Einrichtung muss unter Einkaufszuordnung > Sachkontoart die Option Benutze Buchungseinrichtung ausgewählt sein.
  • Die jeweilige(n) Einkaufsrechnungszeile(n) muss/müssen einen anderen Typ als Sachkonto haben.

Kreditorenbuchungsgruppen (DC):

Um Konten in Kreditorenbuchungsgruppen (DC) einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Kreditorenbuchungsgruppen (DC) ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Liste bearbeiten aus.
3. Suchen Sie die Tabellenzeile, der Sie ein Konto zuweisen möchten, und wählen Sie Zahlungskonto (Zuweisung) aus.
4. Wählen Sie die drei Punkte rechts neben dem Feld Zahlungskonto (Zuweisung) aus, um die Sachkontoübersicht zu öffnen. Wählen Sie in der Liste unter Nr. das Konto aus, das Sie der ausgewählten Tabellenzeile zuordnen möchten.
5. Wählen Sie unter Einkaufskonto (Zuweisung) die drei Punkte rechts im Feld aus, um die Sachkontoübersicht zu öffnen. Wählen Sie in der Liste unter Nr. das Konto aus, das Sie der ausgewählten Tabellenzeile zuordnen möchten.
6. Wiederholen Sie Schritte 3–5 für jede weitere Tabellenzeile, der Sie Konten zuweisen möchten.

Die von Ihnen zugewiesenen Konten werden dann wie folgt für die Einkaufszuordungsposten verwendet, die erstellt und gebucht werden, wenn Sie eine Rechnung zur Genehmigung senden:

• Zahlungskonto (Zuweisung): das Gegenkonto wird immer verwendet.
• Einkaufskonto (Zuweisung): das Kostenkonto wird nur verwendet, wenn Immer importierte Beträge benutzen in der Document Capture Einrichtung ausgewählt wurde.