Einkaufsverträge genehmigen
Der Genehmigung von Einkaufsverträgen ist ein zentraler Bestandteil des Einkaufsverträge-Moduls. Mit Vertragsgenehmigungen soll sichergestellt werden, dass ein Mitarbeitender im Unternehmen (der Genehmiger) die aktuellen Verträge des Unternehmens prüft und darauf achtet, dass sie auf dem neuesten Stand sind oder bei Bedarf verlängert, gekündigt oder geändert werden. Sie können für die einzelnen Verträge verschiedene Genehmiger oder einen Genehmiger für alle Verträge bestimmen, je nachdem, was für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist.
Vor der Veröffentlichung von Continia Document Capture 25.00 wurde dieser Prozess als Überprüfung von Einkaufsverträgen bezeichnet. Dieser wurde jetzt überarbeitet, um ihn der Genehmigung von Einkaufsrechnungen anzupassen. Beachten Sie Folgendes:
- Die folgenden Funktionen des Moduls Genehmigungen werden derzeit nicht unterstützt: Erweiterte Genehmigung, Vier-Augen-Genehmigung und Genehmigungsabläufe.
- Nach dem Upgrade auf 25.00 wird der Status bestehender und bereits geprüfter Einkaufsverträge auf Freigegeben gesetzt; alle anderen erhalten den Status Genehmigung erforderlich. Daher müssen diese überprüft werden.
- Wenn das Modul für die Beleggenehmigung in Ihrer Umgebung nicht aktiviert ist, ist die Funktionalität für Einkaufsverträge eingeschränkt. Daher sind viele der in diesem Artikel beschriebenen Funktionen nicht verfügbar.
Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigung von Einkaufsverträgen einrichten.
So senden Sie einen einzelnen Vertrag zur Genehmigung
Als Genehmigungsadministrator können Sie einen Vertrag folgendermaßen zur Genehmigung senden:
- Suchen Sie (
) nach Einkaufsverträge und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus. - Wählen Sie in der Vertragsliste den Vertrag aus, den Sie zur Genehmigung senden möchten.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Genehmigen > Genehmigungsanfrage senden.
Dadurch wird der Vertrag zur Genehmigung gesendet und das Feld Status im Inforegister Genehmigungen zeigt dann Genehmigung ausstehend an.
So senden Sie mehrere Verträge zur Genehmigung
Als Genehmigungsadministrator können Sie mehrere Verträge folgendermaßen zur Genehmigung senden:
Suchen Sie (
) nach Einkaufsverträge und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Start > Genehmigungsanforderung senden, um die Seite Einkaufsverträge zur Genehmigung senden zu öffnen.
Im Inforegister Filter: Einkaufsvertragskopf wird der Filter Nächste Genehmigung am hinzugefügt und mit dem Datumsbereich ..[heute] automatisch gefüllt. So werden alle Verträge, die noch nicht überprüft wurden, und deren Datum in Nächste Genehmigung am überschritten wurde, alle zusammen zur Genehmigung gesendet. Sie können den automatisch ausgefüllten Datumsbereich auch ändern.
Optional: Um einen weiteren Filter hinzuzufügen, klicken Sie auf + Filter.
Optional: Um den Stapelbericht zu einem späteren Zeitpunkt auszuführen, klicken Sie auf Plan… und wählen Sie dann ein Startdatum/eine Startzeit und ein Ablaufdatum/eine Ablaufzeit aus. Sie können auch eine Datumsformel eingeben, die das Feld Früheste(s) Startdatum/-uhrzeit automatisch ausfüllt.
Hinweis
Wenn Sie Datumsformel für nächste Ausführung auswählen, müssen Sie eine Formel in Form einer Ganzzahl gefolgt von T (Tage), WT (Wochentage), W (Wochen), M (Monaten), Q (Quartale) oder J (Jahre) eingeben, zum Beispiel 2W (zwei Wochen). Für komplexere Formeln können Sie auch die mathematischen Symbole + und – verwenden oder den Buchstaben L (laufend) als Präfix für eine der zuvor genannten Zeiteinheiten eingeben – zum Beispiel LM+10T (der laufende Monat plus zehn Tage).
Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.
Dadurch werden alle Verträge innerhalb des angegebenen Datumsbereichs zusammen zur Genehmigung gesendet, und das Feld Status im Inforegister Genehmigungen zeigt dann für alle Verträge Genehmigung ausstehend an.
Automatische Aktualisierung des Genehmigungsstatus
Wenn Sie eine Änderung an einem oder mehreren der folgenden Zeilenfelder vornehmen, wird der Status eines Einkaufsvertrags ebenfalls automatisch auf Genehmigung erforderlich gesetzt:
- Kreditorennr.
- Einkäufercode
- Währungscode
- Preistyp
- Abrechnungszeit-Code
- Vertragsbeginn
- Vertragsenddatum
- Autom. bestätigen innerhalb der Abweichung
- Genehmigung
- Datumsformel Genehmigung
Wenn Sie eine Änderung an einem oder mehreren der folgenden Kopffelder vornehmen, wird der Status eines Einkaufsvertrags automatisch auf Genehmigung erforderlich gesetzt:
- Art
- Nr.
- Preistyp
- Währungscode
- Menge
- Einstandspreis
- Betrag
- Status
- Preise inkl. MwSt.
- Betrag inkl. MwSt.
- Startdatum
- Enddatum
- Abrechnungsperiode
Hinweis
Das Löschen einer aktiven Einkaufsvertragszeile löst auch die Änderung des Genehmigungsstatus aus.
So stornieren Sie eine Vertragsgenehmigungsanforderung
So brechen Sie eine von Ihnen gestartete Genehmigungsanforderung ab:
- Suchen Sie () nach Einkaufsverträge und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
- Wählen Sie in der Vertragsliste den Vertrag aus, dessen Genehmigung Sie abbrechen möchten.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Genehmigen > Genehmigungsanforderung stornieren.
Auf der Seite Einkaufsvertrag wird im Feld Genehmigungsstatus im Inforegister Genehmigungen nicht mehr Genehmigung ausstehend angezeigt, sondern Genehmigung erforderlich.
So reichen Sie eine Vertragsgenehmigung ein
Sobald Ihnen ein Vertrag von einem Genehmigungsadministrator zur Genehmigung zugesandt wurde, können Sie den Vertrag genehmigen. Sie können dies entweder in Business Central oder im Continia Web Approval Portal vornehmen.
Mit Business Central
So führen Sie eine Genehmigung mit Business Central aus:
- Suchen Sie () nach Einkaufsverträge und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
- Klicken Sie in der Liste der Verträge in der Spalte Nr. auf die Nummer des Vertrags, den Sie genehmigen möchten. Dadurch wird die Seite Einkaufsvertrag geöffnet.
- Überprüfen Sie den Vertrag.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Genehmigung anfordern > Genehmigen.
Dadurch wird die Anforderung genehmigt und das Feld Genehmigungsstatus im Inforegister Genehmigungen zeigt anschließend Freigegeben an.
Mit dem Web Approval Portal
So führen Sie eine Genehmigung mit dem Web Approval Portal aus:
- Melden Sie sich am Web Approval Portal an.
- Klicken Sie auf der Registerkarte auf Einkauf auf Verträge, um die Seite Meine ausstehenden Genehmigungen zu öffnen.
- Wählen Sie in der Liste der zu genehmigenden Verträge den Vertrag aus, den Sie genehmigen möchten.
- Genehmigen Sie den Vertrag.
- Geben Sie im Textfeld oben rechts Ihre Kommentare ein und klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind. Wiederholen Sie diesen Schritt, wenn Sie weitere Bemerkungen hinzufügen möchten.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Genehmigung einreichen.
Dadurch wird Ihre Genehmigung an den Einkaufsgenehmigungsadministrator übermittelt. Außerdem wird in Business Central auf der Seite Einkaufsvertrag im Feld Status im Inforegister Genehmigung > Genehmigung eingereicht angezeigt.
Informationen zum Thema
Einkaufsverträge erstellen
Vertragsrechnungen erstellen
Vertragsrechnungen genehmigen
Das Einkaufsvertragsarchiv anzeigen