Mit Belegkategorien arbeiten
In Continia Document Capture werden automatisch einige Standard-Belegkategorien eingerichtet, zum Beispiel Kategorien für Einkaufs- und Verkaufsbelege. Diese Kategorien können sofort verwendet werden; Sie können sie jedoch beliebig anpassen, wenn Sie spezielle Anforderungen haben. Sie können auch Kategorien erstellen, um bestimmte Belegarten zu verarbeiten.
Dies ist für Sie möglicherweise nicht so relevant, wenn Sie beispielsweise überwiegend Einkaufsbelege verarbeiten. Denken Sie aber daran, dass es verschiedene Arten von Belegen und unterschiedliche Belegkategorien gibt, falls Sie diese später benötigen.
In der folgenden Tabelle werden einige der wichtigsten Bereiche auf der Seite Belegkategorie beschrieben, in denen festgelegt wird, wie Belege verarbeitet werden.
Um auf die Seite Belegkategorie zuzugreifen, gehen Sie im Rollencenter zu Continia Document Capture Aktivitäten und klicken Sie auf Bereit zur Registrierung:
- Wenn Sie nur Dokumente einer Kategorie importiert haben, gelangen Sie zum Belegjournal, das in diesem Fall den Titel Bereit zur Registrierung hat. Klicken Sie dann auf die drei Punkte auf der rechten Seite des Felds Belegkategorie oben auf der Seite, wählen Sie die Zeile der Kategorie aus, die Sie öffnen möchten (nicht den Code selbst, da dieser das Belegjournal öffnet), und klicken Sie auf Bearbeiten in der Aktionsleiste.
- Wenn Sie Dokumente in mehreren Kategorien importiert haben, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die entsprechende Belegkategorie auswählen können. Wählen Sie dazu die Zeile der Kategorie aus, die Sie öffnen möchten (nicht den Code, da dadurch das Belegjournal geöffnet wird), und klicken Sie dann auf Bearbeiten in der Aktionsleiste.
| Bereich | Beschreibung |
|---|---|
| Herkunftstabelle und Felder (im Inforegister Allgemein unter Herkunftstabelle und Felder) | Jeder Beleg in Document Capture ist mit einem Datensatz verknüpft. In diesem Bereich können Sie festlegen, welche Tabelle als Herkunftstabelle verwendet werden soll und welches Feld innerhalb dieser Tabelle das Primärschlüsselfeld sein soll. Document Capture verwendet diese Informationen, um eingehende Belege in dieser Kategorie mit den richtigen Datensätzen zu verknüpfen. Sie können auch angeben, welches Feld Sie als Name oder Beschreibung im Belegjournal und auf der Dokumentenkarte anzeigen möchten. Für Einkaufsbelege ist die Standardherkunftstabelle die Tabelle Kreditor, auch wenn aus importierten Einkaufsbelegen normalerweise Einkaufsrechnungen und Gutschriften erstellt werden. Dies liegt daran, dass alle Vorlagen für Einkaufsbelege mit einem Kreditor verknüpft sind und nicht mit einzelnen Einkaufsrechnungen oder Gutschriften. |
| Zieltabelle und Felder (im Inforegister Allgemein unter Wert übertragen nach...) | In diesem Bereich können Sie die Zieltabelle definieren, das heißt die Tabelle, in die die Werte eines Belegs bei der Belegregistrierung übertragen werden. Für Einkaufsbelege sind die standardmäßigen Zieltabellen die Tabellen Einkaufskopf und Einkaufszeile. Bitte beachten Sie, dass beim Einrichten einer neuen Belegkategorie Datensätze in einer Zieltabelle nur erstellt werden, wenn eine Codeunit zum Erstellen des Datensatzes vorhanden ist. Weitere Informationen finden Sie unter Entwicklung und Anpassung. |
| Identifikationsfelder (die Aktion Identifikationsfelder in der Aktionsleiste) | Identifikationsfelder werden verwendet, um die Herkunft eines importierten Belegs zu identifizieren. Sie können entscheiden, welche Felder im Identifikationsprozess verwendet werden sollen. Weitere Informationen zum Einrichten von Identifikationsfeldern finden Sie unter Identifikationsfelder einrichten. |
| Vorlagen (im Inforegister Vorlagen) | Vorlagen enthalten eine Reihe von Regeln und Konfigurationseinstellungen, die festlegen, wie Belege erfasst und verarbeitet werden sollen. Es gibt drei Arten von Vorlagen:
|
| OCR-Einstellungen (im Inforegister OCR-Verarbeitung) | Mit den erweiterten OCR-Einstellungen können Sie konfigurieren, wie Belege mit OCR verarbeitet werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Erweiterte OCR-Optionen konfigurieren und Belege aufteilen und zusammenführen. |
| Codeunits (im Inforegister Codeunits) | Mit Codeunits können Sie festlegen, was passiert, wenn Belege importiert und verarbeitet werden. Dies ist eine der Funktionen, die Document Capture anpassbar und vielseitig machen. Beispielsweise gibt es einen Satz von Codeunits für die Einkaufskategorie und einen anderen Satz für die Verkaufskategorie, und jede dieser Codeunits ist auf die Arbeit mit den entsprechenden Belegen zugeschnitten. In der Standardkonfiguration von Document Capture funktionieren diese Codeunits mit einer Reihe von Einstellungen, die für jede Belegkategorie, Vorlage usw. konfigurierbar sind. Weitere Informationen finden Sie entweder in den Tooltips aller relevanten Codeunit-Felder an unter Entwicklung und Anpassung. |
So erstellen Sie eine Belegkategorie für Lieferscheine
So erstellen Sie beispielsweise eine Belegkategorie für Lieferscheine:
- Suchen Sie (
) nach Belegkategorien und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus. - Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Bearbeiten.
- Klicken Sie auf der Belegkategorie-Karte auf das Pluszeichen (+) über der Aktionsleiste, um eine Kategorie zu erstellen.
- Geben Sie auf der neu erstellten Belegkategorie-Karte einen Code (z. B. LIEFERUNG) und eine Beschreibung (z. B. Lieferscheine) ein.
- Gehen Sie im Inforegister Allgemein zu Herkunftstabelle und Felder. Klicken Sie im Feld Tabellen auf die drei Punkte, um die Seite Objekte zu öffnen, und wählen Sie dann die entsprechende Tabelle aus – in diesem Fall Tabelle Nummer 110, Verkaufslieferkopf.
- Klicken Sie im Namensfeld auf die drei Punkte, um die Seite Felder-Lookup zu öffnen, und wählen Sie dann die entsprechende Tabelle aus – in diesem Fall Tabelle Nummer 5, Rech. an Name.
- Nur für On-Premises OCR: Klicken Sie auf dem Inforegister OCR-Verarbeitung das Feld OCR-Sprachen aus, um die Seite Dokumentkategoriesprache zu öffnen. Wählen Sie dann die Sprache(n) aus, in der/denen Sie Belege in dieser Kategorie empfangen möchten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Schließen, um zur Karte Belegkategorie zurückzukehren.
- Gehen Sie im Inforegister Codeunits zum Feld Dateianzahl abrufen und wählen Sie Codeunit 6085618, CDC Update Doc. Counters.
- Wählen Sie im Feld Dateien importieren die Codeunit 6085577, CDC Document Importer.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Identifikationsfelder, um der neuen Belegkategorie Identifikationsfelder hinzuzufügen. Gehen Sie auf der Seite, die sich öffnet, zu Feldnr. und wählen Sie Feldnummer Nr. 3 aus. Geben Sie unter Einstufung den Wert 5 ein und schließen Sie die Seite, indem Sie auf das
Symbol klicken. - Suchen Sie () nach OCR Konfigurationsdateien exportieren und wählen Sie den entsprechenden Link aus. Ein Dialogfeld bestätigt, dass eine Reihe von Konfigurationsdateien exportiert wurde. Klicken Sie auf OK, um es zu schließen.
- Optional: Wenn eingehende Belege per E-Mail empfangen werden sollen (Netzwerkscanner), müssen Sie auch einen Verbindungsendpunkt hinzufügen.
Hinweis
Es gibt zahlreiche Konfigurationsoptionen und die obige Anleitung ist nur ein Beispiel dafür, wie Belegkategorien konfiguriert werden können. Für andere Kategorien – oder sogar für dieselbe Kategorie in einer anderen Umgebung oder einem anderen Szenario – können andere Konfigurationseinstellungen durchaus vorzuziehen sein.
Identifikationsquellen ausschließen
So schließen Sie eine Identifikationsquelle, wie beispielsweise einen Kreditor, aus:
- Suchen Sie () nach Belegkategorien und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
- Wählen Sie die Zeile der gewünschten Kategorie (nicht den Code der Kategorie, da dadurch das Belegjournal geöffnet wird), und klicken Sie dann auf Bearbeiten in der Aktionsleiste.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Ausgeschlossene Quellen und anschließend auf der Seite Quellenausschluss auf Neu.
- Klicken Sie auf die drei Punkte im leeren Feld unter der Spalte Kreditor und wählen Sie den Kreditor aus, den Sie von der Identifizierung dieser Kategorie ausschließen möchten. Klicken Sie dann auf OK.