Erweiterte Genehmigung einrichten

Mit der erweiterten Genehmigung können Sie Geschäftsdokumente basierend auf Belegbeträgen und benutzerdefinierten Dimensionen genehmigen. So richten Sie sie ein:

• Deaktivieren Sie die Standardeinkaufsgenehmigung und aktivieren Sie die erweiterte Genehmigung.
• Richten Sie erweiterte Genehmigungsgruppen ein.
• Fügen Sie den erweiterten Genehmigungsgruppen Genehmiger hinzu.

In diesem Artikel werden zur Veranschaulichung Rechnungen verwendet; die Funktionalität kann jedoch auch für Gutschriften verwendet werden.

So aktivieren Sie die erweiterte Genehmigung

Um die Standardeinkaufsgenehmigung zu deaktivieren und die erweiterte Genehmigung zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Suchen Sie () nach Workflows und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Klicken Sie auf Genehmigungsworkflow Einkaufsrechnung, um die Seite Workflow zu öffnen.

3. Deaktivieren Sie den Workflow, indem Sie den Schalter Aktiviert umschalten, und verlassen Sie dann die Seite, um zur Liste zurückzukehren.

4. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Neuer Workflow aus Vorlage.

5. Klicken Sie auf Erweiterter Genehmigungsworkflow Einkaufsrechnung, um ihn der Liste der Workflows hinzuzufügen.

6. Aktivieren Sie auf der Seite Workflow, die geöffnet wird, den Workflow, indem Sie den Schalter Aktiviert umschalten. Verlassen Sie dann die Seite, um zur Liste zurückzukehren.

   Hinweis

   Genehmigungsworkflow Einkaufsrechnung und Erweiterter Genehmigungsworkflow Einkaufsrechnung können nicht gleichzeitig aktiviert werden.

So richten Sie erweiterte Genehmigungsgruppen ein

Um erweiterte Genehmigungsgruppen mit Filtern und Dimensionen einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Suchen Sie () nach Erw. Genehmigungsgruppe und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Neu, um die Karte Genehmigungsgruppe zu öffnen.

3. Geben Sie im Inforegister Allgemein unter Code einen Code für diese Genehmigungsgruppe ein. Verwenden Sie einen Code, der für Ihre Organisation aussagekräftig ist.

4. Optional: Geben Sie unter Priorität die Priorität der Genehmigungsgruppe ein. Der ersten erstellten Gruppe wird automatisch der Wert 1 zugewiesen. Wenn Sie mehrere Gruppen haben, wird die Gruppe mit der Priorität 1 zuerst mit den zur Genehmigung gesendeten Rechnungen verknüpft. Beim Erstellen mehrerer Genehmigungsgruppen müssen Filter verwendet werden (siehe Schritt 5).

5. Optional: Wenn Sie möchten, dass die Genehmigungsgruppe nur mit Rechnungen verknüpft wird, die bestimmte Filterbedingungen erfüllen, können Sie diese Bedingungen im Inforegister Filter angeben. Sie können drei Arten von Filtern hinzufügen, die sich auf verschiedene Teile der Rechnungen beziehen, die zur Genehmigung gesendet werden: Filter, die sich auf Felder im Einkaufskopf, auf das Feld Einkäufer oder auf das Feld Kreditor beziehen.

   Hinweis

   Wenn Sie unter Einkaufskopf Filter einen Feldfilter hinzufügen, z. B. Fälligkeitsdatum=01.08.23, wird die Genehmigungsgruppe nur mit übereinstimmenden Rechnungen verknüpft, die diesem Filter entsprechen, also Rechnungen, die am 1. August 2023 fällig sind.

6. Optional: Füllen Sie die verbleibenden Felder im Inforegister Allgemein nach Bedarf aus:

   1. Beschreibung – eine Beschreibung der Genehmigungsgruppe.
   2. Erster Posten angelegt durch – Geben Sie an, wer der erste Genehmiger von Rechnungen sein soll, der mit der Genehmigungsgruppe verknüpft ist. Einkäufer bezieht sich auf den Einkäufer auf Rechnungen, die zur Genehmigung gesendet werden. Die Genehmiger-ID (die Standardoption) bezieht sich auf den ersten Genehmiger in der Gruppe, der die gleichen Dimensionen wie die erste Rechnungszeile besitzt und ein ausreichendes Genehmigungslimit hat.
   3. Vier-Augen-Genehmigung – Gibt an, dass mindestens zwei Genehmiger Rechnungen genehmigen müssen, damit sie als vollständig genehmigt gelten (Rechnung), oder ob mindestens zwei Genehmiger den Gesamtbetrag der Rechnungen für diese Rechnungen genehmigen müssen, um vollständig genehmigt zu werden (Rechnungsgesamtbetrag und Dimensionen).

   Hinweis

   Wenn Sie erweiterte Genehmigungsgruppen einrichten, können Sie unter Erster Posten angelegt durch die Option Einkäufer auswählen, um den Einkäufer immer als ersten Genehmiger festzulegen. Wenn die Vier-Augen-Genehmigung jedoch auf Rechnungsgesamtbetrag und Dimensionen anstatt auf Rechnung eingestellt ist, zählt der Käufer nicht als einer der beiden erforderlichen Genehmiger.

7. Suchen Sie im Inforegister Dimensionen in der Liste der Dimensionen die Dimension(en), die Sie auf diese Genehmigungsgruppe anwenden möchten, und aktivieren Sie dann das bzw. die Kontrollkästchen unter Aktiv. Wenn Sie eine oder mehrere Dimensionen obligatorisch machen möchten, aktivieren Sie das/die entsprechende(n) Kontrollkästchen unter Notwendig. Beachten Sie, dass Ihnen hier nur die Dimensionen zur Verfügung stehen, die in der Finanzbuchhaltung Einrichtung konfiguriert sind.

   Wichtig

   Die Funktion Notwendig wird hauptsächlich verwendet, wenn Sie mit mehreren Dimensionen arbeiten. Sie stellt sicher, dass der Genehmiger die richtigen Dimensionswerte explizit auswählt und dass die Genehmigung an den vorgesehenen Genehmiger weitergeleitet wird.

   Wenn Sie eine Dimension als obligatorisch festlegen, müssen Sie dieser Dimension während des Genehmigungsprozesses in allen Rechnungspositionen einen Wert zuweisen. Andernfalls wird der Genehmigungsablauf angehalten und eine Fehlermeldung angezeigt. Es ist jedoch möglich, einen Beleg zur Genehmigung zu senden, ohne dass ein Wert für die in der Erweiterten Genehmigungsgruppe konfigurierte Dimension angegeben ist. In diesem Fall wird das Dokument an den Genehmiger mit dem niedrigsten Genehmigungslimit gesendet. Wenn mehrere Genehmiger das gleiche Genehmigungslimit haben, wird der erste Genehmiger auf der Liste ausgewählt – von A bis Z.

Weitere Informationen zu Dimensionen, zum Beispiel zum Hinzufügen neuer Dimensionen, finden Sie im Microsoft-Artikel Arbeiten mit Dimensionen.

So fügen Sie erweiterten Genehmigungsgruppen Genehmiger hinzu

Sobald Sie eine erweiterte Genehmigungsgruppe wie oben beschrieben erstellt haben, müssen Sie dieser Benutzer (das heißt Genehmiger) hinzufügen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie die Karte Genehmigungsgruppen der relevanten Gruppe (sofern sie nicht bereits geöffnet ist): Suchen Sie () nach Erw. Genehmigungsgruppe und wählen Sie den entsprechenden Link aus, und wählen Sie dann die entsprechende Genehmigungsgruppe in der Liste aus.
2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Benutzer, um die Seite Erw. Genehmigungsbenutzer zu öffnen.
3. Wählen Sie in der Liste unter Name die drei Punkte auf der rechten Seite aus, um die Liste Continia Benutzer zu öffnen, und wählen Sie dann den Benutzer aus, den Sie der Gruppe als Genehmiger hinzufügen möchten. Klicken Sie auf OK, um die Benutzerliste zu schließen.
4. Geben Sie unter Genehmigungsgrenzwert das Genehmigungslimit des Genehmigers ein.
5. Gehen Sie für jede der verbleibenden Listenspalten wie folgt vor:

   1. Wählen Sie das Feld aus, um die Seite zum Bearbeiten der Dimensionsauswahl Genehmigungsbenutzer zu öffnen.

      Hinweis

      Die Spalten der Liste stellen die Dimension(en) dar, die Sie beim Einrichten auf die Genehmigungsgruppe angewendet haben, und sie variieren entsprechend (siehe Schritt 7 in der Anleitung oben So richten Sie erweiterte Genehmigungsgruppen ein). Wenn Sie beispielsweise beim Einrichten der Genehmigungsgruppe die Dimension Abteilung Code angewendet haben, wird diese als Spalte auf der Seite Erw. Genehmigungsbenutzer angezeigt.

   2. Wählen Sie in der Liste der Dimensionswerte den Wert aus, den Sie dem Genehmiger hinzufügen möchten, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen unter Genehmigungsberechtigung, um diesen hinzuzufügen. Klicken Sie auf Schließen, um die Seite zu schließen und zur Seite Erw. Genehmigungsbenutzer zurückzukehren.

6. Wiederholen Sie die Schritte 3–5, um weitere Genehmiger zur Gruppe hinzuzufügen.

Immer wenn eine Rechnung zur Genehmigung gesendet wird, erstellt Document Capture einen Genehmigungsposten. Diesem wird der Genehmiger aus der Genehmigungsgruppe zugewiesen, der über das niedrigste Genehmigungslimit verfügt (aber ausreichend, um als erster Genehmiger zu genehmigen) und die gleiche Kombination von Dimensionswerten wie mindestens eine der Rechnungszeilen besitzt. Wenn der erste Genehmiger alle relevanten Zeilen genehmigt hat, aber nicht über ein ausreichendes Genehmigungslimit verfügt, um alle Rechnungszeilen zu genehmigen, weist Document Capture dann den nächsten Genehmiger in derselben Genehmigungsgruppe zu, der über ein höheres Genehmigungslimit verfügt, und es wird ein neuer Genehmigungsposten erstellt. Dieser Vorgang wird wiederholt, bis alle Rechnungszeilen genehmigt wurden.

Informationen zum Thema

Erweiterte Genehmigung
Arbeiten mit Dimensionen (Microsoft-Artikel)