Genehmigung von Einkaufsverträgen einrichten
Mit der Genehmigung von Einkaufsverträgen können Sie Prozesse einrichten, um die Verträge Ihrer Organisation zu überwachen und die Genehmigung wiederkehrender Rechnungen zu automatisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Einkaufsverträge genehmigen.
So richten Sie die Genehmigungsfunktion ein
So aktivieren und konfigurieren Sie die Genehmigungsfunktion:
- Suchen Sie (
) nach Einkaufsvertragseinrichtung und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus. - Aktivieren Sie im Inforegister Genehmigung die Einstellung Einkaufsvertragsgenehmigung aktivieren und bei Bedarf die Einstellung Erzwungene Einkaufsvertragsgenehmigung aktivieren.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Workflows und Benutzer > Continia-Benutzereinrichtung und konfigurieren Sie die Felder Grenzbetrag für Einkaufsverträge, Unbegrenzte Genehmigung von Einkaufsverträgen und Einkaufsvertrags-Genehmiger-ID entsprechend Ihren Anforderungen.
Ein Einkaufsvertragsadministrator – normalerweise ein Controller – startet den Prozess, indem er entweder einen Vertrag oder mehrere Verträge auf einmal an den Genehmiger sendet. Dieser genehmigt dann die Verträge, lehnt sie ab oder leitet sie weiter. Bei jeder Genehmigung kann der Genehmiger Kommentare hinzufügen, die der Controller berücksichtigen muss.
Zusätzliche Genehmigungsfunktionen
Beachten Sie, dass die folgende Genehmigungsfunktion nur für Einkaufsverträge verfügbar ist, wenn das Modul Document Capture Genehmigungen aktiv ist und die Genehmigung von Einkaufsverträgen aktiviert ist.
Genehmigung erzwingen und Geteilte Genehmigung.
Zusätzliche Felder auf der Karte Einkaufsvertrag:
- Genehmigung durch: Gibt die Benutzer an, die Teil des Genehmigungsablaufs für dieses Dokument sind.
- Genehmigungsbemerkungen: Gibt den letzten Kommentar an, der diesem Dokument hinzugefügt wurde. Sie können die Suchfunktion verwenden, um alle Kommentare anzuzeigen.
Zusätzliche Felder auf der Seite Einkaufsverträge:
- Genehmigung durch: Gibt die Benutzer an, die Teil des Genehmigungsablaufs für dieses Dokument sind.
- Bemerkungen: Zeigt an, ob Genehmigungskommentare zum Einkaufsvertrag vorhanden sind.
Zusätzliche Aktionen auf der Karte Einkaufsvertrag:
- Erzwinge Genehmigung: Erzwingt die Genehmigung des Einkaufsvertrags und umgeht den Genehmigungsablauf.
- Bemerkungen: Öffnet die Seite Genehmigungsbemerkungen.
Geänderte Aktionen auf der Karte Einkaufsvertrag:
- Genehmigungen: Öffnet die Seite Einkaufsvertragsgenehmigungsanforderungen, die über Funktionen wie Genehmiger hinzufügen und Weiterleiten verfügt.
Wenn Sie eine Genehmigung ablehnen, wird die Seite Genehmigungsbemerkung geöffnet. Dies erlaubt Ihnen, Bemerkungen zur vorherigen Genehmigung zu sehen und einen Ablehnungskommentar hinzuzufügen.
Die Weiterleitungsfunktion bietet drei Optionen:
- Genehmigen & Weiterleiten
- Ohne Genehmigung weiterleiten
- Weiterleiten und Beleg nach Genehmigung an mich zurücksenden
Tipp
Außer dem Symbol , das in den folgenden Anleitungen verwendet wird, können Genehmiger und Genehmigungsadministratoren den Genehmigungsprozess auch mit den Stapeln in der Stapelgruppe Einkaufsverträge im Microsoft Dynamics 365 Business Central-Rollencenter verwalten:
- Alle: Enthält alle Verträge und bietet allen Benutzern eine Übersicht.
- Genehmigung fällig: Enthält Verträge, bei denen das nächste Genehmigungsdatum auf das aktuelle Datum oder ein beliebiges Datum davor festgelegt ist.
- Genehmigung erforderlich: Enthält Verträge, bei denen der Genehmigungsstatus auf Genehmigung erforderlich gesetzt ist.
- Genehmigung ausstehend: Enthält Verträge, bei denen der Genehmigungsstatus auf Genehmigung ausstehend gesetzt ist.
So richten Sie einen Genehmigungsadministrator ein
Um Genehmigungen zu erzwingen, müssen Sie als Genehmigungsadministrator eingerichtet sein. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Suchen Sie () nach Continia Benutzereinrichtung und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
- Klicken Sie in der Liste der Continia-Benutzer auf die ID des Benutzers, den Sie als Genehmigungsadministrator einrichten möchten. Dadurch wird die Continia Benutzereinrichtung Karte geöffnet.
- Aktivieren Sie im Inforegister Allgemein die Einstellung Genehmigungsadministrator.
Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungen für Genehmigungsadministratoren.