Identifikationsfelder einrichten

In diesem Artikel werden Kreditoren als Beispiel verwendet; die Identifikationsfelder werden jedoch gemäß der in der jeweiligen Belegkategorie eingerichteten Herkunftstabelle konfiguriert.

Identifikationsfelder werden verwendet, um die Herkunft eines importierten Belegs zu identifizieren, in diesem Fall den Kreditor. In der Tabelle Kreditor können Sie ein Feld oder mehrere Felder auswählen, die Document Capture verwendet, um den Kreditor zu identifizieren (z. B. Name, Adresse, Telefonnummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer). Um zu ermitteln, welcher Kreditor einem bestimmten Beleg zugeordnet werden soll, durchläuft Document Capture alle Kreditoren in der Kreditorentabelle, um die Werte der ausgewählten Identifikationsfelder im Beleg zu suchen (z. B. Name, Adresse usw.). Der Beleg wird dann dem Kreditor zugewiesen, dessen Feldwerte am besten mit den im Beleg identifizierten Werten übereinstimmen.

Beim Identifizieren des Kreditors eines Belegs ist es möglich, dass mehrere Kreditoren vollständig oder teilweise mit dem Kreditor im Beleg übereinstimmen. Um den richtigen Kreditor zu bestimmen, weist Document Capture jedem Kreditor eine Zuverlässigkeitsbewertung zu, die darüber entscheidet, welcher Kreditor dem Beleg zugeordnet wird.

So konfigurieren Sie Identifikationsfelder für Einkaufsbelege

Sie können Identifikationsfelder für alle Belegkategorien konfigurieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Suchen Sie () nach Belegkategorien und wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus.
2. Öffnen Sie die entsprechende Belegkategorie. Um beispielsweise die Kategorie für Einkaufsbelege zu öffnen, wählen Sie die Zeile EINKAUF (nicht den Code EINKAUF, da dadurch das Belegjournal geöffnet wird), und klicken Sie dann auf Bearbeiten in der Aktionsleiste.
3. Klicken Sie auf der Seite Belegkategorie in der Aktionsleiste auf Identifikationsfelder.
4. Die Seite Identifikationsfelder wird geöffnet und zeigt die aktuelle Auswahl an Identifikationsfeldern an. Um ein Feld hinzuzufügen, klicken Sie in der Aktionsleiste auf Neu und anschließend unter Feldnummer auf die drei Punkte in der neu hinzugefügten Zeile.
5. Auf der Seite Felder-Lookup, auf der alle Felder der Kreditorentabelle angezeigt werden, fügen Sie das gewünschte Feld hinzu, indem Sie auf die entsprechende Nummer in der Spalte Nr. klicken.
6. Wenn Sie auf die Seite Identifikationsfelder zurückgehen, können Sie sehen, dass das ausgewählte Identifikationsfeld hinzugefügt wurde.
7. Auf der Seite Identifikationsfelder können Sie auch vorhandene Identifikationsfelder löschen, indem Sie das/die entsprechende(n) Feld(er) auswählen und dann in der Aktionsleiste auf Löschen klicken. Mit einer Tastatur können Sie mehrere Einträge auswählen, indem Sie beim Klicken Strg drücken.
8. Auf der Seite Identifikationsfelder können Sie auch alle vorhandenen Identifikationsfelder bearbeiten: Wählen Sie das Feld Feldnr. für das Identifikationsfeld aus, das Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie dann auf die drei Punkte, um die Seite Felder-Lookup Seite zu öffnen. Hier können Sie das gewünschte Feld hinzufügen, indem Sie auf die entsprechende Nummer in der Spalte Nr. klicken.
9. Für jedes der ausgewählten Identifikationsfelder können Sie die zugewiesene Einstufung bearbeiten, indem Sie eine Zahl in die Spalte Einstufung eingeben. Je höher die Zahl, desto mehr Gewicht hat das Feld, wenn Document Capture versucht, die Herkunft eines importierten Belegs zu identifizieren. Weitere Informationen finden Sie unter Zuverlässigkeitsbewertungen berechnen.

Zuverlässigkeitsbewertungen berechnen

Für jeden Kreditor berechnet Document Capture eine Zuverlässigkeitsbewertung. Dabei wird nach jedem als Identifikationsfeld konfigurierten Feld gesucht und die Anzahl der Zeichen des erkannten Feldwertes mit der konfigurierten Einstufung multipliziert. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel:

Bestimmte Felder erhalten höhere Bewertungen, weil manche Werte eher eindeutig sind als andere. Beispielsweise kann die Adresse eines Unternehmens mit der eines anderen Unternehmens identisch sein; die Bankkontonummer eines Unternehmens ist jedoch eindeutig, da sie immer nur zu einem Unternehmen gehört.

Document Capture findet nicht immer alle Identifikationsfelder für Kreditoren in importierten Belegen. Es ist möglich, dass in manchen Belegen mehrere Kreditoren identifiziert werden, die alle dem richtigen Kreditor zugeordnet werden könnten. Im folgenden Beispiel könnte ein Beleg mit zwei Kreditoren übereinstimmen:

Kreditor 1

Kreditor 2

In diesem Beispiel hat Kreditor 1 die höchste Zuverlässigkeitsbewertung. Daher wird er dem Beleg zugeordnet.