E-Mail-Benachrichtigungen
Mit Continia Document Capture können Sie sicherstellen, dass Genehmiger per E-Mail benachrichtigt werden, wenn sie eine Genehmigungsaktion in Document Capture oder im Continia Web Approval Portal durchführen müssen, z. B. einen Beleg genehmigen, ablehnen oder stornieren. Sie können die Genehmiger entweder manuell oder automatisch über Aufgabenwarteschlangen benachrichtigen.
Bei Bedarf können Sie die E-Mails beliebig anpassen und es ist auch möglich, Erinnerungs-E-Mails einzurichten, wenn die Genehmigung von Belegen dringlich ist.
Hinweis
Um Benachrichtigungs-E-Mails mit Document Capture senden zu können, müssen Sie zunächst ein E-Mail-Konto konfigurieren. Sie können dies mit dem unterstützten Setup einrichten:
- Wählen Sie das Symbol
, geben Sie E-Mail einrichten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link. - Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um das E-Mail-Konto einzurichten.
So senden Sie Status-E-Mails manuell
Sie können Status-E-Mails ganz einfach an Genehmiger senden, wenn Sie sie darüber informieren möchten, dass Belege zur Genehmigung anstehen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Gehen Sie im Rollencenter zu Continia Document Capture Aktivitäten.
- Wählen Sie unter Aktionen die Option Status-E-Mail an Genehmiger senden aus.
Anschließend werden E-Mails an alle Genehmiger gesendet, die ausstehende Genehmigungsanfragen haben. Jede E-Mail enthält eine Tabelle mit allen zur Genehmigung ausstehenden Belegen und einen Link zum Genehmigungs-Client, der für den Empfänger der E-Mail für die Genehmigung von Belegen konfiguriert wurde (entweder Document Capture oder das Web Approval Portal). Der Genehmigungs-Client zeigt dann alle verbleibenden Genehmigungsanfragen an, die an diesem Tag noch nicht bearbeitet wurden.
Hinweis
Immer wenn eine Status-E-Mail an einen Genehmiger gesendet wird, wird dies von Document Capture protokolliert. Anhand dieser Informationen wird ermittelt, wann zusätzliche Benachrichtigungen gesendet werden sollen: Beim ersten Mal wird eine E-Mail mit allen Belegen, die vom Genehmiger genehmigt werden müssen, an einem bestimmten Tag an den Genehmiger gesendet. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Prozess zum Versenden der Status-E-Mail manuell oder automatisch über Aufgabenwarteschlangen ausgeführt wurde. Wenn der Prozess am selben Tag erneut ausgeführt wird, erhält der Genehmiger nur dann Status-E-Mails, wenn seit dem ersten Ausführen des Prozesses neue Genehmigungsanfragen für diesen Genehmiger hinzugefügt wurden.
So senden Sie Status-E-Mails mithilfe von Aufgabenwarteschlangen
Es ist auch möglich, Status-E-Mails mithilfe von Aufgabenwarteschlangen automatisch an Genehmiger zu senden, damit Sie die Genehmiger nicht selbst manuell benachrichtigen müssen.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Aufgabenwarteschlangen einrichten.
Um doppelte Benachrichtigungen zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, die Standardbenachrichtigungen von Microsoft Dynamics NAV/Business Central zu deaktivieren. Andernfalls werden die Genehmiger sowohl von Document Capture als auch NAV/Business Central wiederholt über dieselben Genehmigungsanfragen benachrichtigt.
Hinweis
In Microsoft Dynamics 365 Business Central 2021, Release Wave 2 (BC v19) und später, können Sie Standardbenachrichtigungen mithilfe eines dedizierten Microsoft-Ereignisses deaktivieren. Dies ist in früheren Versionen nicht möglich. Daher müssen Sie in diesen stattdessen die Anzahl der NAV/Business Central-Benachrichtigungen minimieren (dieser Link ist nur für Continia-Partner verfügbar).
Alternativ gibt es in Document Capture 2022 R1 und späteren Versionen eine Funktionalität, mit der Sie die Anwendung so konfigurieren können, dass überhaupt keine Standardbenachrichtigungen gesendet werden.
Wie bei der oben beschriebenen manuellen Methode enthält jede E-Mail, die mit einer Aufgabenwarteschlange gesendet wird, eine Tabelle mit allen Belegen, deren Genehmigung noch aussteht, sowie einen Link zum Genehmigungs-Client, der für den Empfänger der E-Mail für die Beleggenehmigung konfiguriert wurde (Document Capture oder das Web Approval Portal). Der Genehmigungs-Client zeigt alle verbleibenden Genehmigungsanfragen für diesen Tag an.
So passen Sie Benachrichtigungs-E-Mails an
Sie können bestimmte Teile der E-Mails, die an Genehmiger gesendet werden, ganz einfach anpassen, einschließlich der Standardbetreffzeilen und des eigentlichen Texts, den sie enthalten.
Um Benachrichtigungs-E-Mails anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Wählen Sie das Symbol
, geben Sie Document Capture Einrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.Wählen Sie im Inforegister Allgemein unter Einkaufsgenehmigung das Feld rechts neben Status aus, um die Seite Document Capture Einrichtung / Einkaufsgenehmigungen zu öffnen.
Füllen Sie die Felder unter E-Mail Einrichtung nach Bedarf aus.
Optional: Wenn Sie eine benutzerdefinierte HTML-Vorlage beispielsweise mit anderem Text und einer anderen Formatierung als die Standardvorlage importieren möchten, gehen Sie zur Aktionsleiste und wählen Sie Status-E-Mail > Vorlage importieren. Wählen Sie dann die HTML-Vorlage aus, die Sie importieren möchten.
Tipp
Das Document Capture-Installationspaket enthält eine HTML-Vorlage für Status-E-Mails, die Sie bearbeiten und als Grundlage für Ihre eigene benutzerdefinierte Vorlage verwenden können. Sie finden diese hier: [Laufwerk]\Support Files\Document Capture\Other.
Beachten Sie, dass Sie beim Erstellen Ihrer eigenen benutzerdefinierten Vorlage die beiden Schlüsselwörter #DOCUMENTS# und #APPROVALFORMLINK# beibehalten müssen. Beim Erstellen der Benachrichtigungs-E-Mail ersetzt Document Capture diese beiden Schlüsselwörter durch eine Liste aller relevanten Belege zur Genehmigung und einen Link zum entsprechenden Genehmigungs-Client.
Hinweis
Wenn Sie keine eigene benutzerdefinierte HTML-Vorlage importieren, verwendet Document Capture die Standardvorlage, die in einer Textvariablen in der Codeunit CDC Purch. Approval E-Mail hardcodiert wurde.
Falls zuvor eine benutzerdefinierte Vorlage importiert wurde und Sie stattdessen die Standardvorlage verwenden möchten, können Sie die importierte Vorlage löschen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Wählen Sie auf der Seite Document Capture Einrichtung / Einkaufsgenehmigungen in der Aktionsleiste Aktionen > E-Mail > Löschen importieren aus.
- In einem Dialogfeld werden Sie gefragt, ob Sie die Vorlage löschen möchten. Wählen Sie Ja, um die zuvor importierte Vorlage zu löschen und die Standardvorlage wiederherzustellen.
So richten Sie Erinnerungs-E-Mails ein
Wenn Sie den Benachrichtigungs-E-Mails, die an Genehmiger gesendet werden, eine zusätzliche Dringlichkeitsstufe hinzufügen möchten, können Sie eine oder mehrere benutzerdefinierte Erinnerungs-E-Mails einrichten. Sie können die Empfänger so auf die Wichtigkeit der Genehmigung der ausstehenden Belege aufmerksam machen.
Alle Einstellungen, die Sie beim Einrichten von Erinnerungs-E-Mails mit der Anleitung unten festlegen (zum Beispiel der Textkörper oder die Betreffzeilen von Erinnerungs-E-Mails) überschreiben alle Einstellungen, die Sie möglicherweise auf der Seite Document Capture Einrichtung / Einkaufsgenehmigungen wie oben beschrieben konfiguriert haben.
Um Erinnerungs-E-Mails einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Symbol , geben Sie E-Mail-Einrichtung für Genehmigungserinnerung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu aus, um einen neuen Erinnerungs-E-Mail-Eintrag zu erstellen.
- Geben Sie in der Spalte Mahnstufe die Stufe der Erinnerung an, indem Sie eine Ganzzahl eingeben. Da die Spalte Mahnstufe die Reihenfolge bestimmt, in der Erinnerungs-E-Mails versendet werden, ist die erste Stufe normalerweise mit 1 gekennzeichnet, und alle nachfolgenden Stufen werden mit fortlaufenden Nummern (2, 3 usw.) gekennzeichnet.
- Geben Sie in der Spalte Fälligkeitsformel die Zeit ein, die vergehen soll, bevor eine Erinnerungs-E-Mail dieser Stufe versendet wird (berechnet ab dem Zeitpunkt, an dem die Genehmigungsanfrage an den Genehmiger gesendet wurde).
Hinweis
Ihr Eintrag muss eine Ganzzahl sein, gefolgt von T (Tage), WT (Wochentage), W (Wochen), M (Monate), Q (Quartale) oder J (Jahre) – zum Beispiel 2W (zwei Wochen). Für komplexere Formeln können Sie auch die mathematischen Symbole + und – verwenden oder den Buchstaben L (laufend) als Präfix für eine der zuvor genannten Zeiteinheiten eingeben – zum Beispiel LM+10T (der laufende Monat plus zehn Tage).
- Optional: Geben Sie in der Spalte Sende an CC an, ob Kopien der Erinnerungs-E-Mails an den Manager des aktuellen Genehmigers oder des ursprünglichen Genehmigers gesendet werden sollen.
- Optional: Geben Sie in der Spalte Sende CC an Benutzer-ID die ID eines beliebigen anderen Benutzers ein, der Kopien der Erinnerungs-E-Mails erhalten soll.
- Geben Sie in der Spalte E-Mail-Betreff den Text ein, der in der Betreffzeile aller auf dieser Stufe gesendeten Erinnerungs-E-Mails angezeigt werden soll.
- Optional: Wenn Sie den Textkörper einer der Erinnerungs-E-Mails anpassen möchten, wählen Sie die entsprechende Mahnstufe aus, gehen Sie zur Aktionsleiste und wählen Sie Vortext und/oder Nachtext aus. Geben Sie dann den Text ein, der im Text aller auf dieser Stufe gesendeten Erinnerungs-E-Mails angezeigt werden soll.