Genehmigungsgruppen

• 03/12/2021
• 10 Minuten Lesedauer

Sie können Genehmigungsgruppen mit bestimmten Konten- und Dimensionsberechtigungen, die für alle Mitglieder der Gruppe gelten, ganz einfach einrichten. Dies ist nützlich, wenn Sie eine relativ große Gruppe von Genehmigern haben, die alle über die gleichen Zuweisungs- und Genehmigungsberechtigungen verfügen müssen, da Sie dann die Berechtigungen der Genehmiger nicht jedes Mal neu konfigurieren müssen.

So richten Sie Genehmigungsgruppen ein

Um eine Gruppe von Genehmigern zu erstellen und dieser Mitglieder hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Genehmigungsgruppen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu aus, um eine neue Genehmigungsgruppe zu erstellen.
3. Geben Sie in der Spalte Code den Code ein, mit dem Sie die neue Gruppe identifizieren möchten.
4. Geben Sie in der Spalte Name den Namen der neuen Gruppe ein.
5. Um der Gruppe Mitglieder hinzuzufügen, wählen Sie die Gruppe in der Liste aus und wählen Sie dann Mitglieder in der Aktionsleiste aus, um die Mitgliederseite der Gruppe zu öffnen.
6. Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu und dann ein Mitglied aus der Liste aus. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Mitglieder, die Sie hinzufügen möchten, und kehren Sie anschließend zur Seite Genehmigungsgruppen zurück.

   Hinweis

   Damit Sie einer Gruppe Mitglieder hinzufügen können, müssen diese zuerst als Genehmiger konfiguriert werden. Andernfalls sind sie in der Liste nicht verfügbar.

So konfigurieren Sie Konten- und Dimensionsberechtigungen für eine Gruppe

Nachdem Sie eine Genehmigungsgruppe wie oben beschrieben eingerichtet haben, können Sie dieser Konten- und Dimensionsberechtigungen zuweisen. Sie können die folgenden zwei Arten von Berechtigungen konfigurieren:

• Zuweisungsberechtigungen – sie legen fest, welche Konten und Dimensionen die Gruppenmitglieder beim Zuweisen von Konten/Dimensionen zu Rechnungszeilen während der Genehmigung mit dem Continia Web Approval Portal auswählen können
• Genehmigungsberechtigungen – sie legen fest, welche Rechnungszeilen die Gruppenmitglieder genehmigen können (nur Zeilen, denen Konten/Dimensionen zugewiesen wurden, für die die Mitglieder Berechtigungen haben)

Weitere Informationen zu diesen beiden Arten von Berechtigungen finden Sie unter Weitere Informationen zu Zuweisungs- und Genehmigungsberechtigungen weiter unten.

Um einer Genehmigungsgruppe Konten- und Dimensionsberechtigungen zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Genehmigungsgruppen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie die Gruppe in der Liste aus, und wählen Sie dann Rechte in der Aktionsleiste aus, um die Berechtigungsseite der Gruppe zu öffnen.
3. Wählen Sie in der Spalte Art den Typ der Berechtigung aus. Sachkonto, Artikel, Anlage, Zu/Abschlag und Projekt sind alle Arten von Kontoberechtigungen, während Dimension die Dimensionsberechtigungen darstellt.
4. Wenn Sie in Schritt 3 oben Dimension ausgewählt haben, fügen Sie in der Spalte Dimensionscode einen Dimensionscode hinzu. Wenn Sie in Schritt 3 etwas anderes als Dimension ausgewählt haben, lassen Sie das Feld leer.
5. Geben Sie in der Spalte Zuweisungsberechtigung an, wie Sie die Zuweisungsberechtigungen einrichten möchten, die diese Gruppenmitglieder haben sollen.

   Tipp

   Die Optionen werden im Folgenden erklärt:

   • Alle: Die Gruppenmitglieder können den Rechnungszeilen bei der Genehmigung alle Konten/Dimensionen zuweisen, und es ist keine weitere Einrichtung erforderlich.
   • Markierte: Die Mitglieder können die Konten/Dimensionen zuweisen, die Sie in der Spalte Anzahl der Zuweisungsauswahl auswählen (die Auswahl ist dann obligatorisch).
   • Nicht markierte: Die Mitglieder können alle Konten/Dimensionen zuweisen mit Ausnahme der, die Sie in der Spalte Anzahl der Zuweisungsauswahl auswählen (die Auswahl ist dann obligatorisch).
   • Filter: Die Mitglieder können die Konten/Dimensionen zuweisen, die Sie in der Spalte Zuweisungsfilter für Auswahl auswählen (die Auswahl ist dann obligatorisch).
6. Geben Sie in der Spalte Genehmigungsberechtigung an, wie Sie die Genehmigungsberechtigungen einrichten möchten, die diese Gruppenmitglieder haben sollen.

   Tipp

   Die Optionen werden im Folgenden erklärt:

   • Alle: Die Gruppenmitglieder können Rechnungszeilen mit beliebigen Konten/Dimensionen genehmigen, und es ist keine weitere Einrichtung erforderlich.
   • Markierte: Die Mitglieder können Rechnungszeilen mit den Konten/Dimensionen genehmigen, die Sie in der Spalte Anzahl der Genehmigungsauswahl auswählen (die Auswahl ist dann obligatorisch).
   • Nicht markierte: Die Mitglieder können Rechnungszeilen mit beliebigen Konten/Dimensionen genehmigen mit Ausnahme der, die Sie in der Spalte Anzahl der Genehmigungsauswahl auswählen (die Auswahl ist dann obligatorisch).
   • Filter: Die Mitglieder können Rechnungszeilen mit den Konten/Dimensionen genehmigen, die Sie in der Spalte Zuweisungsfilter für Genehmigung auswählen (die Auswahl ist dann obligatorisch).
   • Gleich wie Zuweisung: Die in Schritt 5 konfigurierten Einstellungen für die Zuweisungsberichtigungen werden kopiert und auch als Genehmigungsberechtigungen der Mitglieder verwendet.
7. Wenn Sie in Schritt 5 oben Filter ausgewählt haben: Wählen Sie in der Spalte Zuweisungsfilter für Auswahl die Konten/Dimensionen aus, denen die Gruppenmitglieder Rechnungszeilen während der Genehmigung zuweisen können.
8. Wenn Sie in Schritt 6 oben Filter ausgewählt haben: Wählen Sie in der Spalte Zuweisungsfilter für Auswahl die Konten/Dimensionen aus, für die Gruppenmitglieder Rechnungszeilen genehmigen können sollen.

   Hinweis

   Für beide Filteroptionen (Schritte 7 und 8) können Sie Bereiche oder mehrere Konten/Dimensionen mit der Standardfilternotation eingeben – zum Beispiel 10100..10500 und 10100|10500.

9. Wenn Sie in Schritt 5 oben Markierte oder Nicht markierte ausgewählt haben: Wählen Sie in der Spalte Anzahl der Zuweisungsauswahl die Konten/Dimensionen aus, die die Gruppenmitglieder den Rechnungszeilen bei der Genehmigung zuweisen bzw. nicht zuweisen können.
10. Wenn Sie in Schritt 6 oben Markierte oder Nicht markierte ausgewählt haben: Wählen Sie in der Spalte Anzahl der Genehmigungssauswahl die Konten/Dimensionen aus, für die die Gruppenmitglieder Rechnungszeilen genehmigen bzw. nicht genehmigen können.

Weitere Informationen zu Zuweisungs- und Genehmigungsberechtigungen

Beachten Sie insbesondere bei Zuweisungsberechtigungen Folgendes: Beim Verwenden von Lookup-Feldern im Web Approval Portal ist die Liste der verfügbaren Optionen im Lookup-Feld durch die Zuweisungsberechtigungen des jeweiligen Genehmigers eingeschränkt. Dies sind die Einschränkungen, die Sie mit den Optionen Filter, Markierte und/oder Nicht markierte wie oben und hier beschrieben, angewendet haben.

Wenn beispielsweise nur 5–10 % aller Sachkonten für den Genehmiger normalerweise relevant sind, können Sie die Liste der verfügbaren Sachkonten für den Genehmiger beim Einrichten der Zuweisungsberechtigungen entsprechend einschränken. Im Web Approval Portal wird dann im entsprechenden Lookup-Feld nur die von Ihnen festgelegte Auswahl an Sachkonten angezeigt. Das gleiche Prinzip gilt für Artikel, Anlagen, Zu/Abschläge, Projekte und Dimensionen.

Sowohl für Zuweisungs- als auch Genehmigungsberechtigungen gilt Folgendes: Wenn ein Genehmiger Mitglied mehrerer Genehmigungsgruppen mit unterschiedlichen Berechtigungen ist oder ihm individuelle Berechtigungen und Berechtigungen als Mitglied einer oder mehrerer Genehmigungsgruppen zugewiesen wurden, erhält der Genehmiger die Summe aller Berechtigungen. Falls es einen Konflikt zwischen zugewiesenen Berechtigungen gibt, haben die ausgeschlossenen Berechtigungen Vorrang. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Berechtigungen für denselben Datensatz in einer Gruppe enthalten sind, in einer anderen jedoch ausgeschlossen wurden.

Beispielsweise kann ein Genehmiger als Mitglied einer Genehmigungsgruppe Zugriff auf zehn Sachkonten haben. Wenn jedoch eines dieser Konten in den individuell zugewiesenen Berechtigungen des Genehmigers ausgeschlossen wird, hat der Genehmiger nur Zugriff auf die verbleibenden neun Konten, die über die Genehmigungsgruppe zugewiesen wurden. Auch hier gilt das gleiche Prinzip für Artikel, Anlagen, Zu/Abschläge, Projekte und Dimensionen.

Insbesondere für Genehmigungsberechtigungen ist Folgendes zu beachten: Genehmiger werden mithilfe der Standardverfahren identifiziert (entweder über Genehmigungsabläufe oder über Einkäufercode für den ersten Genehmiger und Grenzbeträge für alle weiteren Genehmiger). Sie werden nicht anhand der Konten-/Dimensionsarten identifiziert. Wenn ein Beleg jedoch genehmigt wird und zur Freigabe bereit ist, prüft Document Capture, ob alle Zeilen von Genehmigern genehmigt wurden, die über die erforderlichen Berechtigungen für die verwendeten Konten-/Dimensionsarten verfügen.

Siehe auch

Einkaufsgenehmigung aktivieren
Continia Benutzereinrichtung für Genehmigungen