Mit Vorlagen arbeiten
Damit Continia Document Capture die Felder importierter Belege erfassen kann, muss jedem Beleg eine Dokumentvorlage zugewiesen werden. Eine Dokumentvorlage ist im Prinzip eine Sammlung von Regeln und Konfigurationseinstellungen, die festlegen, wie Belege erfasst und verarbeitet werden sollen. Insgesamt gibt es in Document Capture drei Arten von Vorlagen, von denen zwei Dokumentvorlagen sind:
| Art der Vorlage | Beschreibung |
|---|---|
| Identifikationsvorlagen | Identifikationsvorlagen sind Vorlagen, die die Herkunft importierter Belege identifizieren. Bei jedem Import eines Belegs sucht die Identifikationsvorlage der entsprechenden Belegkategorie nach einem passenden Datensatz in der Herkunftstabelle (z. B. einem Kreditor) und verknüpft den identifizierten Datensatz bei Erfolg mit dem Beleg. Jeder Belegkategorie kann nur eine einzige Identifikationsvorlage zugewiesen werden. |
| Mastervorlagen | Mastervorlagen sind die vorkonfigurierten Dokumentvorlagen, auf deren Basis Herkunftsvorlagen (z. B. Kreditorenvorlagen) erstellt werden. Jeder Belegkategorie können mehrere Mastervorlagen zugewiesen werden. Wenn dies der Fall ist, werden Sie von Document Capture aufgefordert, die Vorlage auszuwählen, die Sie kopieren möchten, um sie als Herkunftsvorlage zu verwenden. |
| Herkunftsvorlagen | Herkunftsvorlagen sind Dokumentvorlagen, die jeweils an eine bestimmte Herkunft (z. B. einen Kreditor) gebunden sind. Document Capture verwendet Herkunftsvorlagen zum Erfassen, Überprüfen und Registrieren von Belegen. |
Dieser Artikel erläutert die Dokumentvorlagen Master- und Herkunftsvorlagen anhand von Kreditoren und der Belegkategorie EINKAUF. Weitere Informationen zu Identifikationsvorlagen finden Sie unter Grundlegendes zu Identifikationsvorlagen.
Vorlagen anpassen
Wie oben erwähnt, sind Mastervorlagen nicht mit Kreditoren verknüpft. Sie dienen aber als Grundlage für die Erstellung von Kreditorenvorlagen: Immer wenn ein Beleg von einem Kreditor ohne zugehörige Vorlage importiert wird (normalerweise, wenn Sie einen Beleg von einem Kreditor das erste Mal erhalten), erstellt Document Capture bei der Felderkennung automatisch eine Vorlage für den Kreditor. Dabei wird eine der Mastervorlagen kopiert, die der Kategorie EINKAUF zugewiesen sind. Die kopierte Mastervorlage wird dann zu einer Herkunftsvorlage, die speziell diesem Kreditor zugeordnet ist – einer Kreditorenvorlage.
Sie können die Vorlage jedoch problemlos anpassen, wenn einige der Standardfelder für Sie nicht zutreffend sind. Wenn Sie die Kreditorenvorlage anpassen möchten, indem Sie beispielsweise Felder hinzufügen oder entfernen, werden Ihre Änderungen nur auf diese bestimmte Vorlage und diesen bestimmten Kreditor angewendet. Weitere Informationen finden Sie unter Vorlagenfelder hinzufügen und entfernen und Neue Vorlagenfelder einrichten.
Möglicherweise möchten Sie auch die Mastervorlage bearbeiten. Wenn es beispielsweise Felder gibt, die in allen oder den meisten Ihrer Belege erfasst werden sollen, empfiehlt es sich, diese Felder der Mastervorlage hinzuzufügen, damit Sie sie nicht manuell jeder einzelnen Kreditorenvorlage hinzufügen müssen. Informationen zum Bearbeiten der Mastervorlage finden Sie unter So konfigurieren Sie Mastervorlagen weiter unten.
So konfigurieren Sie Mastervorlagen
Um Mastervorlagen zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Symbol
, geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link. - Um die Kategorie für Einkaufsbelege zu öffnen, wählen Sie die Zeile EINKAUF (nicht den Code EINKAUF), und wählen Sie dann Bearbeiten in der Aktionsleiste.
- Wählen Sie im Inforegister Vorlagen in der Liste die Mastervorlage für PDF-Dateien (EINKAUF-DE), und wählen Sie dann Bearbeiten aus, um die Vorlagenkarte zu öffnen.
- Im Inforegister Allgemein können Sie einige der grundlegenden Vorlageneinstellungen bearbeiten, z. B. welches Datumsformat beim Erfassen von Daten in Belegen verwendet werden soll, ob diese Vorlage die Standardkreditorenvorlage sein soll und ob Belegzeilen erfasst werden sollen oder nicht.
- Im Inforegister Einkaufsbelege können Sie eine Reihe von Einstellungen im Zusammenhang mit der Registrierung, Genehmigung und dem Abgleich von Belegen bearbeiten.
- Im Inforegister Felder können Sie die einzelnen Vorlagenfelder und deren Verfügbarkeit anpassen:
- Um die Eigenschaften eines Feldes zu bearbeiten, um ein Feld zu verschieben, zu kopieren oder zu löschen, finden Sie weitere Informationen unter So passen Sie Mastervorlagenfelder an.
- Um ein neues Vorlagenfeld zu erstellen, finden Sie weitere Informationen unter So erstellen Sie ein neues Mastervorlagenfeld.
- Im Inforegister Codeunits können Sie genau angeben, welche Codeunits in bestimmten Phasen des Prozesses verwendet werden sollen, um bestimmte Aktionen auszuführen.
Bei den meisten Änderungen, die Sie an der Mastervorlage vornehmen, werden Sie in einem Dialogfeld gefragt, ob Sie alle zugehörigen Vorlagen entsprechend aktualisieren möchten. Wenn Sie Ja auswählen, werden die von Ihnen vorgenommenen Änderungen in allen Kreditorenvorlagen, die auf der Mastervorlage in der Kategorie EINKAUF basieren, übernommen.
Hinweis
Im Gegensatz zu Änderungen, die in anderen Abschnitten der Mastervorlage vorgenommen werden, werden alle Änderungen, die Sie an den Feldern der Mastervorlage im Abschnitt Felder vornehmen (Schritt 6 der Anleitung oben), nicht auf die Kreditorenvorlagen übertragen, die bereits auf Basis der Mastervorlage erstellt wurden. Nur Kreditorenvorlagen, die nach einer solchen Feldkonfiguration erstellt wurden, übernehmen die Änderungen.
So kopieren und erstellen Sie neue Mastervorlagen
Anstatt eine vorhandene Mastervorlage zu bearbeiten, möchten Sie möglicherweise auch eine neue erstellen. Während der Einrichtung von Document Capture wird eine Reihe von Standard-Mastervorlagen für mehrere Belegkategorien erstellt, einschließlich der Kategorie EINKAUF, und Sie können eine neue Mastervorlage erstellen, indem Sie einfach eine der vorhandenen Vorlagen kopieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
- Um die Kategorie für Einkaufsbelege zu öffnen, wählen Sie die Zeile EINKAUF (nicht den Code EINKAUF), und wählen Sie dann Bearbeiten in der Aktionsleiste.
- Wählen Sie im Inforegister Vorlagen in der Liste die Mastervorlage für PDF-Dateien (EINKAUF-DE), und wählen Sie dann Kopieren aus, um die Karte Vorlage kopieren zu öffnen.
- Bearbeiten Sie bei Bedarf die Standardeinstellungen und wählen Sie OK > OK, um eine Mastervorlagenkopie zu erstellen und sie der Liste der Vorlagen hinzuzufügen.
Hinweis
Für Mastervorlagen empfehlen wir, die Automatische Nummerierung zu deaktivieren und unter Neue Vorlagennr. einen passenden Namen für die neue Vorlage einzugeben. Die automatische Nummerierung benennt die neue Vorlage sonst mit einer Nummer, was die Identifizierung erschwert.
- Um die kopierte Mastervorlage zu bearbeiten, wählen Sie sie in der Liste aus, wählen Sie Bearbeiten und folgen Sie dann der Anleitung oben.
So kopieren Sie Kreditorenvorlagen
Das Kopieren von Kreditorenvorlagen funktioniert praktisch genauso wie das Kopieren von Mastervorlagen, mit Ausnahme der Benennung der neuen Vorlagen, die in der Benutzeroberfläche als Nummerierung bezeichnet wird. Um Kreditorenvorlagen zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
- Um die Kategorie für Einkaufsbelege zu öffnen, wählen Sie die Zeile EINKAUF (nicht den Code EINKAUF), und wählen Sie dann Bearbeiten in der Aktionsleiste.
- Wählen Sie im Inforegister Vorlagen die Vorlage in der Liste aus, die Sie kopieren möchten, und wählen Sie dann Kopieren... aus, um die Karte Vorlage kopieren zu öffnen.
- Bearbeiten Sie bei Bedarf die Standardeinstellungen und wählen Sie OK > OK, um eine Vorlagenkopie zu erstellen und sie der Liste der Vorlagen hinzuzufügen.
- Wenn Sie auf der Seite Vorlage kopieren die Option Automatische Nummerierung aktiviert haben, wird die neue Vorlage mit einer Nummer anstelle eines tatsächlichen Namens (der nächsten fortlaufenden Nummer in der Liste der Vorlagen) benannt. Sie können sie jedoch jederzeit umbenennen, indem Sie sie in der Liste auswählen und in der Spalte Nr. einen neuen Namen eingeben.
Siehe auch
Mit Papier- und PDF-Dokumenten arbeiten
Neue Vorlagenfelder einrichten