Belegherkunft und -vorlage identifizieren
Für alle eingehenden Belege versucht Continia Document Capture, eine Herkunft (z. B. einen Kreditor) und eine Vorlage zu identifizieren, die dann mit jedem einzelnen Beleg verknüpft werden. Da es sich bei Document Capture um eine generische Lösung handelt, können eingehende Belege grundsätzlich mit jedem Datensatz in Microsoft Dynamics 365 Business Central verknüpft werden. Anstatt diesen Prozess allgemein zu beschreiben, wird er in diesem Artikel am Beispiel von Einkaufsbelegen und Kreditoren veranschaulicht.
Hinweis
Sie können Document Capture so einrichten, dass Belege sowohl mit einem Kreditor als auch mit einer Vorlage verknüpft werden oder dass sie nur mit einem Kreditor verknüpft werden. Wenn Sie einen Beleg nur mit einem Kreditor und nicht mit einer Vorlage verknüpfen, können Sie die Felder des Belegs nicht erfassen, da die Felderkennung an eine Vorlage gebunden ist. Dies ist kein Problem, wenn Sie den Beleg lediglich mit einem Kreditor verknüpfen möchten und keine Daten im Beleg verarbeiten müssen oder wenn Sie beispielsweise den Beleg für eine Versandbestätigung mit einer Verkaufslieferung als Liefernachweis verknüpfen möchten. Für Einkaufsrechnungen und Gutschriften beispielsweise müssen Sie jedoch auch eine Vorlage zuweisen, die definiert, welche Felder und welche Informationen im Beleg extrahiert und verarbeitet werden sollen.
Wenn Sie einen Einkaufsbeleg importieren, sucht Document Capture mit den drei unten beschriebenen Schritten nach dem Kreditor:
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| Identifikationsvorlagen | Belegkategorien, wie zum Beispiel die Kategorie die für Einkaufsbelege, enthalten eine Identifikationsvorlage, die in jedem eingehenden Beleg nach einem oder mehreren Geschäftsidentifikationsfeldern sucht. Hinweis Ein Geschäftsidentifikationsfeld ist ein Standardanwendungsfeld, das zur Identifizierung des Kreditorers wendet wird, der den Beleg gesendet hat. Das am häufigsten verwendete Feld ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Für bestimmte Länder können jedoch zusätzliche Felder verwendet werden (Unternehmensnummer, ABN-Nummer und/oder Registrierungsnummer). |
| Identifikationsfelder | Für jede Belegkategorie können Sie angeben, nach welchen Feldern in der Herkunftstabelle (d. h. der Kreditortabelle für Einkaufsbelege) in einem Beleg gesucht werden soll, um den richtigen Kreditor zu finden. Die Standardkonfiguration von Document Capture richtet beispielsweise die Belegkategorie für Einkaufsbelege so ein, dass nach Kreditorname, Adresse, Telefonnummer und einer Reihe anderer spezifischer Felder gesucht wird. Wenn Sie die Felderkennung für einen Beleg ausführen, durchsucht Document Capture den Beleg nach diesen Feldern und wendet den identifizierten Kreditor und die zugehörige Standardvorlage auf den Beleg an. Weitere Informationen zum Einrichten von Identifikationsfeldern finden Sie unter Identifikationsfelder einrichten. |
| Identifikationstexte | Für jede Kreditorenvorlage können Sie Identifikationstexte verwenden, damit Document Capture weiß, dass diese bestimmte Vorlage und der zugehörige Kreditor jedem Beleg zugewiesen werden sollen, in dem der angegebene Identifikationstext vorkommt. Normalerweise verwenden Sie Identifikationstexte, wenn Document Capture einen Kreditor nicht finden kann oder wenn mithilfe der Identifikationsvorlage oder der Suchoption für Identifikationsfelder ein falscher Kreditor identifiziert wird. Beispielsweise könnten Sie Document Capture anweisen, einen bestimmten Kreditor und eine bestimmte Vorlage zuzuweisen, wenn eine bestimmte Bankkontonummer oder Telefonnummer in einer Einkaufsrechnung gefunden wird. Weitere Informationen finden Sie unter Identifikationstexte für eine Vorlage einrichten. Wichtig Bei Belegen mit mehr als einer Seite sucht Document Capture nur Wörter auf der ersten Seite. |
Jeder der oben genannten Schritte wird von Document Capture in der unten gezeigten Reihenfolge ausgeführt. Alle nachfolgenden Schritte werden übersprungen, sobald in einem der Schritte ein Kreditor oder eine Vorlage gefunden wird:
- Identifikationstexte
- Identifikationsvorlagen
- Identifikationsfelder
Hinweis
Identifikationstexte sind optional und nicht unbedingt Teil des Identifizierungsprozesses, aber sie sind eine wichtige und sehr nützliche Funktion, wenn Document Capture mit den anderen Methoden nicht den richtigen Kreditor und die richtige Vorlage für einen Beleg identifizieren kann. In solchen Fällen können Sie jederzeit Identifikationstexte verwenden, um Kreditoren zu überschreiben, die mithilfe von Identifikationsvorlagen oder Identifikationsfeldern identifiziert wurden.
Bestimmte Herkünfte (Kreditoren) von der Erkennung ausschließen
Es kommt vor, dass einige Unternehmen ihre eigenen Zweigstellen als Kreditoren in Business Central einrichten. Dies kann verschiedene Gründe haben. Dies kann dazu führen, dass Document Capture diese Kreditoren vielen der eingehenden Einkaufsbelege zuordnet, da der Filialname, die Adresse, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer usw. in diesen Belegen als Empfänger der Einkaufsbelege erscheinen – nicht jedoch als Absender/Kreditor. Wenn solche Kreditoren keine Einkaufsrechnungen empfangen sollen, können Sie diese vollständig von der Identifizierung innerhalb einer Belegkategorie ausschließen. Weitere Informationen finden Sie unter Mit Belegkategorien arbeiten.
Siehe auch
Grundlegendes zu Identifikationsvorlagen
Mit Belegkategorien arbeiten