Einkaufsbelege konfigurieren

  • 11/09/2023
  • 6 Minuten Lesedauer

Sie können bestimmte Einstellungen für Einkaufsbelege konfigurieren, um sie besser an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Informationen hierzu finden Sie in den folgenden Abschnitten.

In diesem Artikel werden zur Veranschaulichung Rechnungen verwendet; die Informationen gelten jedoch auch für Gutschriften.

Automatische Betragsvalidierung

Immer wenn Sie eine Rechnung von einem Kreditor erhalten und diese in eine Einkaufsrechnung umwandeln, kann Document Capture automatisch prüfen, ob der Gesamtbetrag der Originalrechnung (oft als importierter Betrag bezeichnet) mit dem Betrag übereinstimmt, den Sie in die Einkaufsrechnung eingegeben haben. Wenn Sie diese Prüfung aktivieren und die beiden Beträge nicht übereinstimmen, können Sie die Einkaufsrechnung nicht buchen und Sie erhalten eine Fehlermeldung.

Hinweis

Es muss eine genaue Übereinstimmung zwischen den beiden Beträgen bestehen. Es ist jedoch möglich, Unterschiede bei der Rundungsgenauigkeit zu berücksichtigen. In Document Capture ist normalerweise eine Abweichung von 0,01 Währungseinheiten erlaubt; diese kann jedoch in der Finanzbuchhaltung Einrichtung oder auf der Währungskarte unter Rechnungsrundungspräzision angepasst werden.

Um Betragsvalidierung einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie das Symbol Search, geben Sie Document Capture Einrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Wählen Sie im Inforegister Allgemein unter Betragsvalidierung beim Buchen aus, welche Betragsarten übereinstimmen müssen: Beträge inklusive Mehrwertsteuer, Beträge ohne Mehrwertsteuer, Beträge inklusive und ohne Mehrwertsteuer oder keine (d. h. Keine Übereinstimmung erforderlich).

Sie können importierte Beträge mithilfe der Anleitung unten ändern.

Importierte Beträge anpassen

Wenn ein Kreditor Ihnen eine Rechnung schickt, registriert Document Capture den Gesamtbetrag dieser Rechnung automatisch und kopiert ihn in die entsprechende Einkaufsrechnung, die erstellt wird. Dieser Gesamtbetrag der ursprünglichen Rechnung, d. h. der importierte Betrag, kann jedoch von bestimmten Benutzern geändert werden. Das Ändern importierter Beträge kann erforderlich sein, wenn Abweichungen durch Folgendes entstehen:

  • Bei Mehrwertsteuerdifferenzen (wenn Sie Rechnungen mit einem anderen Mehrwertsteuersatz als Ihr Kreditor buchen)
  • Wenn Mehrwertsteuer von verschiedenen Systemen unterschiedlich berechnet wird
  • Rundungsprobleme (wenn Sie andere Rundungsregeln als Ihr Kreditor verwenden)

Hinweis

Die Methode zum Ändern importierter Beträge, hängt davon ab, wie die Belege registriert wurden – als Standardbelege (die Standardmethode) oder als Buch.-Blattzeilen. Weitere Informationen finden Sie unter Standardmäßig registrierte Belege und Als Buch.-Blattzeilen registrierte Belege.

Standardmäßig registrierte Belege

Um die importierten Beträge von Belegen zu ändern, die als Standardbelege registriert wurden (hier am Beispiel von Einkaufsrechnungen), gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie im Rollencenter im Abschnitt Continia Document Capture Aktivitäten die Option Offene Rechnungen aus.
  2. Wählen Sie in der Liste der Einkaufsrechnungen die Rechnung aus, in der Sie importierte Beträge ändern möchten. Wählen Sie hierzu die entsprechende Nummer in der Spalte Nr. aus.
  3. Die ausgewählte Einkaufsrechnung wird geöffnet. Wählen Sie in der Aktionsleiste Rechnung und dann Importierte Beträge ändern aus.
  4. Geben Sie in Neuer Betrag ohne MwSt. und/oder Neuer Betrag inkl. MwSt. die Beträge ein, die in dieser Rechnung verwendet werden sollen.
  5. Wählen Sie OK, um die Seite Belegsumme ändern zu schließen.

Die neuen Beträge werden auf die Einkaufsrechnung angewendet und im Inforegister Allgemein unter Betrag ohne MwSt. (importiert) und/oder Betrag inkl. MwSt. (importiert) angezeigt.

Als Buch.-Blattzeilen registrierte Belege

Um die importierten Beträge von Belegen zu ändern, die als Buch.-Blattzeilen registriert wurden, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie das Symbol Search, geben Sie Fibu Buch.-Blätter oder Einkaufs Buch.-Blätter ein (je nachdem, wo diese Belege als Zeilen registriert wurden), und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Wählen Sie in der Liste die Buch.-Blattzeilen aus, in denen Sie importierte Beträge ändern möchten.
  3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Zeile > Importierte Beträge ändern aus.
  4. Geben Sie in Neuer Betrag ohne MwSt. und/oder Neuer Betrag inkl. MwSt. die Beträge ein, die Sie auf die ausgewählte Buch.-Blattzeile anwenden möchten.
  5. Wählen Sie OK, um die Seite Belegsumme ändern zu schließen.

Die neuen Beträge werden jetzt auf den Beleg angewendet, der durch die ausgewählte Buch.-Blattzeile dargestellt wird, obwohl sie nicht sofort im eigentlichen Buch.-Blatt sichtbar sind.

Benutzer, die importierte Beträge anpassen können

Um importierte Beträge ändern zu können, müssen Sie eines der folgenden Kriterien erfüllen, je nachdem, ob Rechnungsgenehmigung für den aktuellen Mandanten eingerichtet wurde oder nicht:

Rechnungsgenehmigung nicht aktiviert

Wenn Rechnungsgenehmigung deaktiviert ist, müssen Sie berechtigt sein, die Tabelle CDC Document zu bearbeiten. Die folgenden Berechtigungssätze geben Ihnen diese Berechtigung: CDC-CAPTURE und CDC-SUPER. Ein Administrator muss Sie einem dieser beiden Berechtigungssätze hinzufügen.

Rechnungsgenehmigung aktiviert

Wenn Rechnungsgenehmigung aktiviert ist, müssen Sie Genehmigungsadministrator sein. Dies kann nur ein Administrator konfigurieren, und die folgenden Schritte sind erforderlich:

  1. Wählen Sie das Symbol Search, geben Sie Continia Benutzereinrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Bearbeiten, um die Continia Benutzereinrichtung Karte zu öffnen.
  3. Aktivieren Sie im Inforegister Allgemein > Genehmigungsadministrator, indem Sie den Schalter umschalten.

Siehe auch

Einkaufsbelege einrichten
Registrierung von Belegen als Fibu. Buch.-Blattzeilen einrichten