Kopffelder in einem Beleg erfassen
Wichtig
Zur Veranschaulichung konzentriert sich dieser Artikel auf Einkaufsbelege und Kreditoren. Die unten beschriebenen Vorgehensweisen gelten jedoch auch für andere Arten von Geschäftsbelegen und Belegherkünften.
In diesem Artikel wird beschrieben, wie Kopffelder erfasst werden. Informationen zur Zeilenerkennung finden Sie unter Zeilenfelder in einem Beleg erfassen (Zeilenerkennung).
Beim Erfassen von Feldern verwendet Document Capture Suchtexte (auch Captions oder Suchbegriffe genannt) und Werte, um nach Textinformationen in importierten Belegen zu suchen und diese zu identifizieren. Sowohl Suchtexte als auch Werte sind identifizierbare Textzeichenfolgen, die als Textelemente in den importierten Belegen sichtbar sind. Sie unterscheiden sich jedoch in der Funktion: Sie können sich einen Suchtext als eine Art Beschriftung vorstellen, die Document Capture dabei hilft, den richtigen Wert für ein Vorlagenfeld zu identifizieren. Jedem Suchtext ist ein entsprechender Wert zugeordnet. Dies ist der eigentliche Text, der erfasst und beim Registrieren von Belegen verwendet werden soll. Ein Suchtext kann beispielsweise Rechnungsnr. sein und ein möglicher Wert die Nummer 1647. In der Dokumentenvorschau auf der rechten Seite des Belegjournals werden Suchtexte durch orangefarbene Kästchen hervorgehoben, während Feldwerte durch blaue Kästchen hervorgehoben werden.
Sobald ein Einkaufsbeleg in Business Central einem Kreditor zugewiesen wird, prüft Document Capture automatisch, ob diesem Kreditor eine Vorlage zugeordnet ist. Wenn ja, wird diese Vorlage auf den Beleg angewendet und alle Felder werden gemäß den Regeln und der Konfiguration dieser Vorlage erfasst. Alle Belegfelder müssen eingelesen werden und gültige Werte haben, damit Sie den Beleg registrieren können.
Wenn Sie einen Beleg von einem Kreditor zum ersten Mal erhalten, sind diesem Kreditor keine Vorlagen zugeordnet. Um dem Kreditor eine Vorlage zuzuweisen, müssen Sie im Belegjournal Felderkennung aktivieren (siehe Schritt 5 unten). Dadurch wird automatisch eine neue Vorlage erstellt, mit dem Kreditor verknüpft und alle Felder für diesen Beleg erfasst.
Hinweis
Wenn ein Kreditor Ihnen zum ersten Mal einen Beleg sendet, aber bereits über eine zugehörige Vorlage in einem anderen Mandanten verfügt, kopiert Document Capture die Vorlage von diesem Mandanten in den aktuellen Mandanten. Sie müssen eine Konfiguration, die Sie bereits in einem anderen Mandanten für denselben Kreditor vorgenommen haben, dann nicht erneut durchführen.
So erfassen Sie Felder
Um die Felder eines Belegs zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Symbol
, geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link. - Wählen Sie den Code der entsprechenden Belegkategorie, in diesem Fall EINKAUF, um das Belegjournal zu öffnen.
- Wenn Document Capture für den Beleg, dessen Felder Sie erfassen möchten, automatisch einen Kreditor identifiziert hat, wird die Nummer des identifizierten Kreditors im Feld Kreditor in der Belegliste angezeigt. Wenn kein Kreditor identifiziert wurde, weisen Sie einen Kreditor manuell zu, wie unter Den mit einem Beleg verknüpften Kreditor ändern beschrieben.
Wenn dies dies der erste Beleg ist, den Sie vom zugewiesenen Kreditor erhalten und importieren, ist keine Vorlage zugeordnet. Document Capture erstellt jedoch automatisch eine und weist sie zu. Anschließend werden Suchtexte und Werte für die Felder eingelesen und mit orangefarbenen und blauen Kästchen in der Dokumentenvorschau auf der rechten Seite hervorgehoben.
Hinweis
Wenn Sie zuvor Belege vom zugewiesenen Kreditor erhalten und importiert haben, wird die mit diesem Kreditor verknüpfte Vorlage automatisch zum Erfassen von Feldsuchtexten und -werten verwendet.
Sie können die identifizierten Feldwerte und Suchtexte jederzeit ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Document Capture zum Erkennen von Werten trainieren weiter unten.
Grundlegendes zu Feldsuchtexten und -werten
Wie oben erwähnt, sucht und identifiziert Document Capture Textinformationen in importierten Belegen anhand von Feldsuchtexten und entsprechenden Werten. Im Folgenden finden Sie Textbeispiele, die in Rechnungen zu finden sein könnten:
| Textbeispiel | Erläuterung |
|---|---|
| Rechnungsnummer: 12345678 | In diesem Beispiel ist der Suchtext Rechnungsnummer und der entsprechende Wert 12345678. |
| Rechnungsdatum: 01.01.2021 | In diesem Beispiel ist der Suchtext Rechnungsdatum und der Wert 01.01.2021. |
Die Beispiele oben zeigen, dass Suchtexte und Werte immer paarweise funktionieren. Normalerweise ändern sich die Suchtexte nicht von Beleg zu Beleg, wenn die Belege vom selben Kreditor gesendet wurden, es sei denn, der Kreditor ändert das Rechnungslayout. Werte hingegen sind von Beleg zu Beleg unterschiedlich. Beispielsweise erhöht sich die Rechnungsnummer normalerweise schrittweise mit jeder Rechnung, was auch für das Rechnungsdatum zutrifft.
Suchtexte werden für jedes Vorlagenfeld definiert, und die Werte werden im Beleg erfasst und gespeichert. Wichtig: Damit Suchtexte und Werte richtig erfasst werden können, muss der Abstand zwischen ihnen in allen Belegen desselben Kreditors gleich sein. Beispielsweise steht in den obigen Beispielen der Suchtext in einem bestimmten Abstand direkt vor dem entsprechenden Wert. Wenn die beiden Elemente in allen nachfolgenden Belegen dieselbe Position und denselben Abstand zueinander haben, werden sie alle korrekt verarbeitet. Suchtexte und Werte können auch auf separate Zeilen verteilt sein. Zum Beispiel kann ein Suchtext Rechnungsnummer in einer Zeile stehen und der entsprechende Wert dann direkt darunter in der nächsten Zeile (ein gängiges Rechnungsformat). Dies funktioniert ohne Probleme, solange der Abstand zwischen dem Suchtext und dem Wert bei allen Belegen desselben Kreditors gleich ist. Auch Suchtexte, die weit entfernt von den zugehörigen Werten stehen, sind akzeptabel, sofern der Abstand zwischen beiden in allen Belegen gleichbleibt.
Bei der Identifizierung von Feldern in einem Beleg sucht Document Capture nach Suchtexten, die für jedes Vorlagenfeld definiert sind, und versucht dann, die zugehörigen Werte einzulesen. Wenn Document Capture beispielsweise nach der Textzeichenfolge Rechnungsnummer in einer Rechnung sucht und diese findet, kann anschließend die entsprechende Rechnungsnummer ermittelt werden, je nach Vorlagenkonfiguration.
Document Capture zum Erkennen von Werten trainieren
Manchmal kann Document Capture den Feldwert in einem Beleg nicht erfassen, oder es wird ein falsches Element als Feldwert identifiziert. In diesem Fall können Sie Document Capture ganz einfach trainieren, indem Sie den Suchtext ändern und/oder anzeigen, wo genau der richtige Wert im Beleg zu finden ist. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
- Wählen Sie den Code der entsprechenden Belegkategorie, in diesem Fall EINKAUF, um das Belegjournal zu öffnen.
- Wählen Sie im Bereich mit den Belegfeldern (unter Belegkopf) das Vorlagenfeld aus, das Sie korrigieren möchten, zum Beispiel Buchungsbeschreibung.
- Auf einem Computer können Sie mit der Maus genau auswählen, welcher Text im Beleg für das ausgewählte Vorlagenfeld erfasst werden soll: Um den Suchtext festzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste und halten Sie die Taste gedrückt, um einen orangefarbenen Rahmen um den relevanten Text in der Dokumentenvorschau zu zeichnen.
- Um den entsprechenden Wert für das ausgewählte Vorlagenfeld festzulegen, klicken Sie mit der linken Maustaste und halten Sie die Schaltfläche gedrückt, um in der Dokumentenvorschau ein blaues Kästchen um den entsprechenden Text zu zeichnen.
- Der ausgewählte Text wird dem Vorlagenfeld im Abschnitt mit den Belegfeldern hinzugefügt. Stellen Sie sicher, dass er korrekt erfasst wurde.
- Um zu bestätigen, dass der Text auch in Zukunft korrekt erfasst wird, gehen Sie zur Aktionsleiste und wählen Sie Start und dann Felder erkennen. Wenn der Text auch beim zweiten Mal nicht richtig erfasst wird, führen Sie die Schritte 4 bis 7 erneut aus, bis Sie das gewünschte Ergebnis erhalten.
So fügen Sie Vorlagenfelder hinzu
Sie können problemlos mehr Informationen erfassen, als von den Standardvorlagen eingelesen wird. Fügen Sie dazu entweder eines der zusätzlichen Felder hinzu, die in der Standardkonfiguration enthalten sind, oder erstellen Sie Ihr eigenes benutzerdefiniertes Feld.
Um ein zusätzliches Feld aus der Standardkonfiguration hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
- Wählen Sie den Code der entsprechenden Belegkategorie, in diesem Fall EINKAUF, um das Belegjournal zu öffnen.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste Vorlage und dann Vorlagenfeld hinzufügen aus, um die Vorlagenfelder zu öffnen.
- Wählen Sie in der Liste unter Feldname das Feld aus, das Sie der Vorlage hinzufügen möchten.
Die Liste der Vorlagenfelder wird geschlossen und das ausgewählte Feld wird zur Liste der Vorlagenfelder im Bereich mit den Belegfeldern (unter Belegkopf) hinzugefügt.
Hinweis
Mit den Schritten oben wird der Vorlage, die dem aktuellen Beleg zugewiesen ist, nur das ausgewählte Feld hinzugefügt. Wenn Sie in allen oder den meisten Belegen weitere Felder erfassen möchten, sollten Sie diese Felder der Mastervorlage hinzufügen. Diese Felder sind dann in neu erstellten Vorlagen automatisch verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Mit Vorlagen arbeiten.
Wenn Sie andere Felder als die in der Standardkonfiguration enthaltenen Felder benötigen, können Sie benutzerdefinierte Felder erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Neue Vorlagenfelder einrichten.
So entfernen Sie Vorlagenfelder
Genauso wie Sie neue Felder hinzufügen können, können Sie auch problemlos Felder aus einer Vorlage entfernen. Um ein Feld aus einer Vorlage zu entfernen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
- Wählen Sie den Code der entsprechenden Belegkategorie, in diesem Fall EINKAUF, um das Belegjournal zu öffnen.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste Vorlage und dann Lösche Vorlagenfeld aus, um die Vorlagenfelder zu öffnen.
- Wählen Sie in der Liste unter Feldname das Feld aus, das Sie aus der Vorlage entfernen möchten.
- Sie werden in einem Dialogfeld gefragt, ob Sie das ausgewählte Feld aus der Vorlage entfernen möchten. Wählen Sie Ja.
Das Dialogfeld wird geschlossen und das ausgewählte Feld wird aus der Liste der Vorlagenfelder im Bereich mit den Belegfeldern (unter Belegkopf) entfernt.