Identifikationstexte für eine Vorlage einrichten
Sie können Identifikationstexte entweder direkt in einer Kreditorenvorlage oder im Belegjournal einrichten. Normalerweise tun Sie dies im Belegjournal beim Verarbeiten von Belegen, da hier normalerweise festgestellt wird, dass Document Capture nicht den richtigen Kreditor für einen Beleg identifiziert hat.
Um Identifikationstexte für eine Vorlage im Belegjournal einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Symbol
, geben Sie Belegkategorien ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link. - Wählen Sie den Code der entsprechenden Belegkategorie, zum Beispiel EINKAUF, um das Belegjournal zu öffnen.
- Wählen Sie in der Belegliste den Beleg aus, dessen Vorlage Sie Identifikationstexte hinzufügen möchten. Wählen Sie die Belegzeile aus – nicht die Nummer in der Spalte Nr., da dadurch die Dokumentenkarte geöffnet wird.
- Wählen Sie das Feld Identifikationstext für die ausgewählte Belegzeile aus. Beachten Sie, dass Sie zum Anzeigen der Spalte Identifikationstext möglicherweise mithilfe des Bildlauffelds in der Belegliste nach rechts navigieren müssen (abhängig von Ihrer Bildschirmgröße).
- Für PDF-Dokumente haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Geben Sie manuell beliebige Stichwörter ein, die Sie als Identifikationstext verwenden möchten.
- Verwenden Sie vorhandenen Text aus dem Dokumentenbild, indem Sie mit der linken Maustaste klicken und die Schaltfläche gedrückt halten, um einen blauen Rahmen um den relevanten Text im Bild zu zeichnen (wie beim Erfassen von Vorlagenfeldwerten).
- Für XML-Dokumente müssen Sie manuell einen Suchbegriff eingeben, da die Erfassung von Bildtext nicht möglich ist.
- Wenn Sie mehr als einen Identifikationstext hinzufügen möchten, wählen Sie die drei Punkte rechts neben dem Feld Identifikationstext aus, um die Seite Vorlage Identifikationstexte zu öffnen.
- Wählen Sie eine neue Zeile aus und geben Sie den neuen Text in die Spalte Vorlage Identifikationstexte ein. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden weiteren Text, den Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie abschließend Schließen aus.
Hinweis
Die Wörter, die Sie als Identifikationstexte verwenden, müssen sorgfältig gewählt werden, da es sonst zur falschen Übereinstimmung von Kreditoren kommen kann. Wenn Sie beispielsweise den Identifikationstext „Fracht“ für den Kreditor DHL verwendet haben, erkennt Document Capture dieses Wort möglicherweise auch in Belegen von anderen Kreditoren als DHL, beispielsweise UPS. In diesem Fall würde dieselbe Vorlage für zwei unterschiedliche Kreditoren verwendet werden, was ungünstig ist. Um dieses Problem zu vermeiden sollten Sie Identifikationstexte hinzufügen, die für Kreditoren eindeutig sind, beispielsweise eine Bankkonto- oder Telefonnummer.