Neue Vorlagenfelder einrichten

• 01/09/2023
• 15 Minuten Lesedauer

Wenn einige der Standardvorlagenfelder Ihren Anforderungen nicht entsprechen, können Sie problemlos neue Felder erstellen oder vorhandene anpassen. Sie können Felder entweder für eine Mastervorlage oder für alle Kreditorenvorlagen erstellen und anpassen. Wir empfehlen jedoch grundsätzlich, neue Felder in einer Mastervorlage zu erstellen und sie dann von dort aus in die Kreditorenvorlagen zu kopieren.

In diesem Artikel werden Kreditoren und Einkaufsbelege als Beispiel verwendet. Die Funktionalität ist jedoch für andere Herkünfte und Belegtypen gleich.

So erstellen Sie ein neues Mastervorlagenfeld mit dem Einrichtungsassistenten

Mit dem Einrichtungsassistenten können Sie neue Vorlagenfelder erstellen, ohne das Risiko einzugehen, vorhandene Pflichtfelder zu löschen oder andere Fehler in der Vorlage zu machen. Nur Feldeinstellungen, die häufig konfiguriert werden, stehen im Assistenten zur Verfügung.

Um mit dem Einrichtungsassistenten ein neues Feld für eine Mastervorlage zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Um die Kategorie für Einkaufsbelege zu öffnen, wählen Sie die Zeile EINKAUF (nicht den Code EINKAUF), und wählen Sie dann Bearbeiten in der Aktionsleiste.
3. Wählen Sie im Inforegister Vorlagen in der Liste die Mastervorlage für PDF-Dateien (EINKAUF-DE), und wählen Sie dann Bearbeiten aus, um die Vorlagenkarte zu öffnen.
4. Wählen Sie im Inforegister Felder > Neues Vorlagenfeld erstellen, um den Vorlagenfeld Einrichtungsassistenten zu öffnen.
5. Wählen Sie Weiter, um den Assistenten zu starten, und folgen Sie dann den Anweisungen auf dem Bildschirm, um das gewünschte Feld einzurichten. Wählen Sie Beenden, wenn Sie fertig sind.

Das neue Feld wird der Liste im Inforegister Felder auf der Vorlagenkarte hinzugefügt.

So erstellen Sie ein neues Mastervorlagenfeld manuell

Wenn Sie es bevorzugen, können Sie ein neues Feld für eine Mastervorlage auch manuell erstellen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

2. Um die Kategorie für Einkaufsbelege zu öffnen, wählen Sie die Zeile EINKAUF (nicht den Code EINKAUF), und wählen Sie dann Bearbeiten in der Aktionsleiste.

3. Wählen Sie im Inforegister Vorlagen in der Liste die Mastervorlage für PDF-Dateien (EINKAUF-DE), und wählen Sie dann Bearbeiten aus, um die Vorlagenkarte zu öffnen.

4. Wählen Sie im Inforegister Felder > Neu aus, um die Vorlagenfeldkarte des neuen Felds zu öffnen.

5. Geben Sie im Inforegister Allgemein einen Code für das neue Vorlagenfeld ein (obligatorisch), und füllen Sie die verbleibenden Konfigurationsfelder nach Bedarf aus.

   Warnung

   Leerzeichen und die folgenden Sonderzeichen sind in Vorlagenfeldcodes nicht zulässig: /*-+()|<>%^&=.?$# @'". Wenn Sie eine Formel einrichten, die ein oder mehrere Feld(er) enthält, deren Codes Leerzeichen oder Sonderzeichen enthalten (zum Beispiel „BETRAG 1 + BETRAG 2“), funktioniert die Formel nicht. Wenn Sie Leerzeichen und/oder eines der genannten Zeichen in Ihrem Code verwenden, werden diese automatisch entfernt, wenn das Vorlagenfeld erstellt wird.

   Hinweis

   Auf der Vorlagenfeldkarte werden unterschiedliche Konfigurationsfelder angezeigt, je nachdem, welche Einstellung Sie unter Datentyp gewählt haben. Weitere Informationen finden Sie unter Die Vorlagenfeldkarte.

6. Optional: Wenn das neue Feld automatisch in alle neuen Kreditorenvorlagen eingefügt werden soll, die auf Grundlage der Mastervorlage erstellt werden, aktivieren Sie In neue Vorlage einfügen mit dem entsprechenden Schalter. Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, kann das Feld später auch manuell einzelnen Vorlagen hinzugefügt werden, wie unten beschrieben.

7. Geben Sie im Inforegister Feldübersetzungen den Text ein, der für dieses Feld übersetzt werden soll, damit Document Capture das Feld erkennen kann. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Groß-/Kleinschreibung beachten, wenn beim eingegebenen Text zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden werden soll.

   Tipp

   Wenn Sie in der Spalte Übersetze nach nichts eingeben, wird der Text, den Sie in der Spalte Übersetze von eingegeben haben, aus allen relevanten Werten entfernt, die von Document Capture identifiziert wurden. Dies ist bei Anreden und Titeln nützlich. Wenn Sie beispielsweise unter Übersetze von den Text Dr. eingeben und Übersetze nach leer lassen, entfernt Document Capture diesen Titel, wenn er in einem Beleg erfasst wird. Es wird dann nur der eigentliche Name für die weitere Bearbeitung verwendet, zum Beispiel „Bernhard Kohler“ statt „Dr. Bernhard Kohler“. Dadurch kann Document Capture den richtigen Benutzer im System identifizieren.

Das neue Feld wird der Liste im Inforegister Felder auf der Vorlagenkarte hinzugefügt. Es wird direkt unter dem Listeneintrag eingefügt, der ausgewählt war, als Sie in Schritt 4 oben die Vorlagenfeldkarte geöffnet haben.

Die Vorlagenfeldkarte

Auf der Vorlagenfeldkarte können Sie die Eigenschaften eines bestimmten Vorlagenfelds bearbeiten. Zum Beispiel können Sie den Datentyp festlegen, nach welchen Suchtexten Document Capture suchen soll, welche Regeln zur Validierung der erfassten Daten verwendet werden sollen und ob das Feld allen neuen Vorlagen hinzugefügt werden soll. Sie konfigurieren diese Eigenschaften mithilfe von verschiedenen Konfigurationsfeldern und Schaltern, die alle über erklärende Tooltips in der Business Central-Benutzeroberfläche verfügen.

Auf der Vorlagenfeldkarte werden unterschiedliche Konfigurationsfelder und Schalter angezeigt, je nachdem, welche Einstellung Sie unter Datentyp gewählt haben. Die meisten Felder und Schalter sind für alle Datentypen gleich. Daher wird in der folgenden Tabelle nur auf die Unterschiede zwischen den einzelnen Typen eingegangen:

Für den Datentyp Datum können Sie im Feld Formel die Schlüsselwörter HEUTE (H) oder ARBEITSDATUM (A) eingeben. Dadurch wird bei der Felderkennung für alle Belege, die diese Vorlage verwenden, automatisch das aktuelle Datum bzw. das angegebene Arbeitsdatum in das entsprechende Vorlagenfeld eingefügt. Wenn Sie dies beispielsweise für das Vorlagenfeld Fälligkeitsdatum einrichten und das Arbeitsdatum der 30. September 2023 ist, wird im Feld Fälligkeitsdatum unter Belegkopf im Belegjournal aller eingehenden Belege mit dieser Vorlage 30.09.23 angezeigt.

So erstellen Sie ein neues Kreditorenvorlagenfeld

Um ein neues Kreditorenvorlagenfeld mit dem Einrichtungsassistenten zu erstellen, folgen Sie der Anleitung für Mastervorlagenfelder oben. Wählen Sie jedoch in Schritt 3 eine Kreditorenvorlage aus.

Das manuelle Erstellen neuer Kreditorenvorlagenfelder ist auch ähnlich wie bei Mastervorlagenfeldern, wie oben beschrieben. Es gibt jedoch folgende Unterschiede:

• In Schritt 3 müssen Sie eine Kreditorenvorlage auswählen.
• Schritt 6 gilt nicht für Kreditorenvorlagen und sollte daher übersprungen werden.

Wir empfehlen grundsätzlich, alle neuen Felder in Mastervorlagen zu erstellen. Gelegentlich kann es jedoch erforderlich sein, neue Felder zu erstellen, die nur für einen bestimmten Kreditor zutreffen.

So fügen Sie einer Kreditorenvorlage ein neues Feld hinzu

Nachdem Sie ein neues Feld in der Mastervorlage mit der Anleitung oben erstellt haben, kann es jeder beliebigen Kreditorenvorlage hinzugefügt werden. Wenn Sie beim Erstellen des neuen Mastervorlagenfelds (Schritt 6 in der obigen Anleitung) die Option In neue Vorlagen einfügen aktiviert haben, wird das Feld automatisch allen neuen Kreditorenvorlagen hinzugefügt, die als Kopien der Mastervorlage erstellt werden. Wenn Sie beim Erstellen des Felds nicht die Option In neue Vorlagen einfügen aktiviert haben, können Sie das Feld einer Kreditorenvorlage folgendermaßen manuell hinzufügen:

• Mit dem Belegjournal, wie unter Hinzufügen und Entfernen von Vorlagenfeldern beschrieben.
• Mit der Vorlagenkarte, wie unten beschrieben.

Um einer Kreditorenvorlage mithilfe der Vorlagenkarte ein Feld hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Um die Kategorie für Einkaufsbelege zu öffnen, wählen Sie die Zeile EINKAUF (nicht den Code EINKAUF), und wählen Sie dann Bearbeiten in der Aktionsleiste.
3. Wählen Sie im Inforegister Vorlagen die Vorlage in der Liste aus, der Sie das Feld hinzufügen möchten, und wählen Sie dann Bearbeiten aus, um die Vorlagenkarte zu öffnen.
4. Wählen Sie im Inforegister Felder die Option Vorlagenfeld hinzufügen, um die Liste der Vorlagenfelder zu öffnen.
5. Wählen Sie in der Feldliste das relevante Feld aus.

Das Feld wird dann der Liste der Vorlagenfelder hinzugefügt und auf der Vorlagenkarte im Inforegister Felder angezeigt.

So passen Sie Mastervorlagenfelder an

Um Mastervorlagenfelder anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Um die Kategorie für Einkaufsbelege zu öffnen, wählen Sie die Zeile EINKAUF (nicht den Code EINKAUF), und wählen Sie dann Bearbeiten in der Aktionsleiste.
3. Wählen Sie im Inforegister Vorlagen in der Liste die Mastervorlage für PDF-Dateien (EINKAUF-DE), und wählen Sie dann Bearbeiten aus, um die Vorlagenkarte zu öffnen.
4. Passen Sie im Inforegister Felder die einzelnen Vorlagenfelder und deren Verfügbarkeit an:
   • Um festzulegen, dass ein Feldwert in einem importierten Beleg vorhanden sein muss, damit der Beleg registriert werden kann, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für das Feld in der Spalte Erforderlich.
   • Um ein Feld zu verschieben oder zu löschen, wählen Sie die entsprechende Feldzeile aus, und wählen Sie anschließend Verwalten und dann die gewünschte Aktion.
   • Um die Eigenschaften eines Feldes zu bearbeiten, einschließlich des Datentyps, nach welchen Suchtexten gesucht werden soll, welche Regeln verwendet werden sollen und ob das Feld allen neuen Vorlagen hinzugefügt werden soll, wählen Sie in der Spalte Feldname den Namen des Feldes aus, um die entsprechende Vorlagenfeldkarte zu öffnen, und nehmen Sie dort die erforderlichen Änderungen vor.

   Hinweis

   Auf der Vorlagenfeldkarte werden unterschiedliche Konfigurationsfelder angezeigt, je nachdem, welche Einstellung Sie unter Datentyp gewählt haben. Weitere Informationen finden Sie unter Die Vorlagenfeldkarte.

5. Optional: Um ein Vorlagenfeld in alle Vorlagen, die auf Grundlage der Mastervorlage erstellt wurden, zu kopieren (wie beispielsweise das Feld, das Sie gerade angepasst haben), wählen Sie auf der Registerkarte Felder in der Feldliste das entsprechende Feld aus, und wählen Sie dann Feld kopieren aus.

   Wichtig

   Das Feld wird nur in Vorlagen kopiert, in denen es noch nicht vorhanden ist; es aktualisiert keine bereits kopierten Felder des gleichen Typs. Wenn Sie das Feld bereits in alle Vorlagen kopiert haben, es aber aktualisieren müssen, müssen Sie dies manuell durchführen.

So passen Sie Kreditorenvorlagenfelder an

Das Anpassen von Feldern für Kreditorenvorlagen funktioniert ähnlich wie das Anpassen von Feldern für Mastervorlagen; es gibt jedoch einige wichtige Unterschiede, auf die unten eingegangen wird.

Um Kreditorenvorlagenfelder anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Um die Kategorie für Einkaufsbelege zu öffnen, wählen Sie die Zeile EINKAUF (nicht den Code EINKAUF), und wählen Sie dann Bearbeiten in der Aktionsleiste.
3. Wählen Sie im Inforegister Vorlagen die Vorlage in der Liste aus, dessen Felder Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie dann Bearbeiten aus, um die Vorlagenkarte zu öffnen.
4. Passen Sie im Inforegister Felder die einzelnen Vorlagenfelder und deren Verfügbarkeit an:
   • Um festzulegen, dass ein Feldwert in einem importierten Beleg vorhanden sein muss, damit der Beleg registriert werden kann, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für das Feld in der Spalte Erforderlich.
   • Um ein Feld zu verschieben oder zu löschen, wählen Sie die entsprechende Feldzeile aus, und wählen Sie anschließend die gewünschte Aktion.
   • Um ein Feld aus der Mastervorlage hinzuzufügen, wählen Sie Vorlagenfeld hinzufügen.
   • Um die Eigenschaften eines Feldes zu bearbeiten, einschließlich des Datentyps, nach welchen Suchtexten gesucht werden soll, und welche Regeln verwendet werden sollen, wählen Sie in der Spalte Feldname den Namen des Feldes aus, um die entsprechende Vorlagenfeldkarte zu öffnen, und nehmen Sie dort die erforderlichen Änderungen vor.

   Hinweis

   Auf der Vorlagenfeldkarte werden unterschiedliche Konfigurationsfelder angezeigt, je nachdem, welche Einstellung Sie unter Datentyp gewählt haben. Weitere Informationen finden Sie unter Die Vorlagenfeldkarte.

Siehe auch

Mit Vorlagen arbeiten