Secure Archive

• 21/03/2024
• 15 Minuten Lesedauer

Mit Secure Archive können alle digitalen Belege, die Ihr Unternehmen für Buchhaltungszwecke verwendet und die mit Document Capture und/oder Expense Management verarbeitet werden, in ihrer ursprünglichen Form gesichert und aufbewahrt werden, sodass sie nicht versehentlich gelöscht oder auf unerwünschte Weise verändert werden können. Unter vollständiger Einhaltung lokaler und nationaler Gesetzgebung sind alle Ihre archivierten Belege während des von Ihnen definierten Archivierungszeitraums vollständig rückverfolgbar, und die integrierte Protokollierungsfunktion zeichnet automatisch jeden Schritt bei der Verarbeitung der Belege auf, vom ersten Eingang bis zur abschließenden Buchung.

Wenn Sie nur an der Protokollierungsfunktion interessiert sind, können Sie diese problemlos als eigenständige Funktion unabhängig von Secure Archive aktivieren. So wird die Verarbeitung aller Microsoft Dynamics 365 Business Central-Belege automatisch nachverfolgt und protokolliert – nicht nur die der Belege, die von Continia-Lösungen verarbeitet werden. Dabei gibt es auch keine der geringfügigen Einschränkungen von Secure Archive.

Informationen zum Einrichten von Secure Archive und/oder der Protokollierungsfunktion finden Sie unter Secure Archive einrichten.

Mit Secure Archive haben Document Capture und Expense Management in Deutschland die Zertifizierung als revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem („AC-DMS ready“) erhalten. Die in Deutschland als „PK-DML ready“ bekannte Zertifizierung gilt seit mehr als zwei Jahrzehnten als Standard für ein gesetzlich konformes und revisionssicheres Management elektronischer Dokumente. Das Zertifikat, das Continia verliehen wurde, finden Sie hier: VOI Compliance Certificate.

Umfang von Secure Archive

Secure Archive speichert Einkaufsbelege, die von Document Capture und/oder Expense Management verarbeitet wurden und die schließlich gebucht und für die Buchhaltung verwendet werden. Dazu gehören unter anderem Lieferantenrechnungen, Lieferantengutschriften, gescannte Einkaufsbelege, heruntergeladene elektronische Dokumente, per E-Mail empfangene Spesenanhänge von Mitarbeitern sowie Belege, die Document Capture oder Expense Management per Drag & Drop hinzugefügt werden.

Aufgrund von Unternehmensrichtlinien, Speicherplatzbeschränkungen oder aus anderen Gründen hat sich Ihr Unternehmen möglicherweise dafür entschieden, Ihr Belegarchiv außerhalb der Datenbank zu hosten (z. B. in einem lokalen Dateispeicher oder Azure Blob Storage). In solchen Fällen ist die Speichersicherheit alleinige Verantwortung Ihres Unternehmens.

Hauptfunktionen

Eine der Hauptfunktionen von Secure Archive besteht darin, im Archiv gespeicherte Belege vor dem Löschen durch Benutzer zu schützen. Daher kann die standardmäßige Business Central-Einkaufseinstellung Löschen des Belegs zulassen vor <DATUM> nicht innerhalb des von Ihnen definierten Archivierungszeitraums verwendet werden.

Eine weitere sehr wichtige Funktion besteht darin, dass Secure Archive die Echtheit jedes im Archiv gespeicherten Belegs gewährleistet. Hierfür werden Hashfunktionen verwendet, über die Sie unter Die Verwendung von Hashfunktionen weitere Informationen finden.

Wenn Sie in Document Capture feststellen, dass einer Ihrer Belege Probleme aufweist (z. B. weil die Qualität des Scans schlecht ist), können Sie ihn als gelöscht markieren. Dadurch wird der Beleg jedoch nicht vollständig gelöscht: Obwohl er auf den ersten Blick tatsächlich gelöscht zu sein scheint, wird er in Secure Archive aufbewahrt, wo Sie vollständigen Zugriff darauf haben.

Wenn Sie einen Beleg nach dem Buchen hinzufügen möchten (z. B. einen besseren Scan), können Sie dies ganz einfach tun. Der neue Beleg wird jedoch mit Hinzufügen nach der Buchung gekennzeichnet, um deutlich zu machen, dass es sich nicht um den ursprünglichen Beleg handelt.

Secure Archive bietet außerdem eine vollständige Rückverfolgbarkeit: Von jedem beliebigen Eintrag in Sachposten und Kreditorenposten aus können Sie mithilfe von Posten finden den Originalbeleg, so wie Sie ihn erhalten oder gescannt haben, zurückverfolgen. Dabei sind alle Metadaten wie Absender-E-Mail und Zeitstempel enthalten. Diese Rückverfolgbarkeit bleibt auch dann erhalten, wenn Sie Belege aufteilen oder zusammenführen.

Wenn Secure Archive aktiviert ist, wird jede mit Expense Management importierte Bilddatei in eine digital signierte PDF-Datei umgewandelt. Die ursprüngliche Datei wird ebenfalls im Archiv aufbewahrt. Die Dateisignierung findet in den folgenden Fällen statt:

• Wenn Sie die Datei über das Expense Portal oder die Expense App (mobile App) hochladen, sofern Belege signieren aktiviert ist und die Synchronisierung mit Continia Online durchgeführt wurde.
• Wenn die Datei aus Business Central hochgeladen wird und Belege signieren in der Einrichtung aktiviert wurde.

Die Verwendung von Hashfunktionen

Um die Sicherheit zu optimieren und die Echtheit von Belegen sicherzustellen, werden Hashfunktionen sowohl für Document Capture als auch für Expense Management verwendet, jedoch auf etwas unterschiedliche Weise. Die Hashfunktionalität der beiden Lösungen wird in den folgenden zwei Abschnitten beschrieben.

Hashfunktionen für Document Capture

Jedem Beleg, der in Document Capture entweder über die Kategorie EINKAUF oder durch Hinzufügen mit Drag & Drop importiert wird, wird automatisch ein Hash (SHA1) zugewiesen. Dieser Hash wird neu berechnet, wenn der importierte Beleg geteilt oder zusammengeführt wird, wenn Seiten im Beleg gedreht werden oder wenn die Reihenfolge der Belegseiten geändert wird. Der neu berechnete Hashwert ersetzt dann den ursprünglichen Hashwert und bildet eine neue Vergleichsbasis – sozusagen ein neues Original.

Wenn Sie einen Beleg buchen, werden die Hashwerte aller angehängten Belege neu berechnet und mit den ursprünglichen Hashwerten verglichen. Stimmen sie nicht überein, wird die Buchung abgelehnt. In solchen Fällen müssen Sie alle Belege löschen und den Vorgang wiederholen. Diese Löschung wird zusammen mit allen anderen Belegaktivitäten im Protokoll aufgezeichnet.

Wenn Sie einen gebuchten Beleg einsehen, werden die Hashwerte wieder neu berechnet und erneut mit den ursprünglichen Hashwerten verglichen. Wenn sie nicht übereinstimmen, wird dies deutlich im Inforegister Allgemein unter Belegprotokoll angezeigt. Dort wird eine Meldung in Rot angezeigt, die darauf hinweist, dass ein oder mehrere Beleg(e) nach der Buchung geändert wurde(n). Sie können diese Meldung auswählen, um die Zusammenfassung Belegprotokoll zu öffnen, in der dann angezeigt wird, welche Belege geändert wurden.

Wenn der ursprüngliche und der neu berechnete Hashwert übereinstimmen, wird unter Belegprotokoll einfach eine Meldung mit der Anzahl der Belegprotokolleinträge angezeigt – zum Beispiel 2 Belegprotokolleinträge – anstelle der oben erwähnten roten Warnmeldung. Wenn Sie auf diese Meldung klicken, um die Zusammenfassung Belegprotokoll zu öffnen, wird in der Spalte Datei-Hash-Prüfung durch OK signalisiert, dass eine perfekte Übereinstimmung zwischen den ursprünglichen und den aktuellen Hashwerten besteht. Die Belege sind unverändert und wurden in keiner Weise manipuliert.

Hashfunktionen für Expense Management

Wie auch bei Document Capture wird jedem Beleg, der mit Expense Management importiert wird (entweder durch manuelles Hinzufügen in Business Central oder durch Download über die Synchronisierung mit Continia Online) ein Hash zugeordnet (SHA1). Secure Archive nutzt solche Hashwerte als Vergleichsbasis, um sicherzustellen, dass eingehende Belege im gesamten Prozess bis zur Buchung unverändert bleiben.

Wenn Sie einen Beleg buchen, werden die Hashwerte aller angehängten Belege neu berechnet und mit den ursprünglichen Hashwerten verglichen. Wenn sie nicht übereinstimmen, wird die Buchung abgelehnt und es werden eine Fehlermeldung sowie ein Fehlerkommentar im Abschnitt Bemerkungen angezeigt. In solchen Fällen müssen Sie alle Belege löschen und den Vorgang wiederholen. Diese Löschung wird zusammen mit allen anderen Belegaktivitäten im Protokoll aufgezeichnet.

Die Protokollierungsfunktion

Sowohl für Document Capture als auch Expense Management gibt es zwei verschiedene Protokollierungssysteme:

• Das Systemprotokoll
• Das Belegprotokoll

Das Systemprotokoll protokolliert automatisch jede Änderung, die in der Einrichtung von Secure Archive vorgenommen wird. Wenn ein Benutzer also eine der folgenden Einrichtungseinstellungen konfiguriert, werden die Änderungen sofort im Systemprotokoll protokolliert:

• Secure Archive aktivieren
• Belegaktivitäten protokollieren
• Art des Archivzeitraums
• Minimaler Archivierungszeitraum
• Belege signieren (trifft nur für Expense Management zu)

Das Belegprotokoll protokolliert automatisch die Aktivität aller von Document Capture und/oder Expense Management verarbeiteten Belege ab dem Zeitpunkt ihrer Eingabe im System bis hin zu ihrer Buchung.

Es gibt einige Unterschiede zwischen Document Capture und Expense Management im Hinblick darauf, was im Belegprotokoll aufgezeichnet wird. Die folgenden beiden Abschnitte bieten einen Überblick über die protokollierten Aktivitäten für Document Capture bzw. Expense Management:

Protokollierte Aktivitäten für Document Capture-Belege

Protokollierte Aktivitäten für Expense Management-Belege

Siehe auch

Secure Archive einrichten