Geteilte Genehmigung einrichten

• 11/09/2023
• 5 Minuten Lesedauer

Wenn Sie Belege für einen bestimmten Zeitraum nicht genehmigen können, können Sie alle Ihre Genehmigungsaufgaben in diesem Zeitraum automatisch an einen anderen Genehmiger weiterleiten lassen. Sie teilen dann Ihre Genehmigungsaufgaben mit einem bestimmten Genehmiger, und dieser Genehmiger ist Ihr Stellvertreter, bis Sie Belege wieder selbst genehmigen können.

Die geteilte Genehmigung kann für einen beliebigen Benutzer und zu einem beliebigen Zweck (für andere Benutzer außer Sie selbst) eingerichtet werden. Dies wird normalerweise von Administratoren vorgenommen. Sie kann auch für Sie und von Ihnen bei Abwesenheit eingerichtet werden.

Geteilte Genehmigung

Um die geteilte Genehmigung einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Geteilte Genehmigung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Liste bearbeiten, damit die Liste bearbeitet werden kann.
3. Geben Sie in den Spalten Inhaber Benutzer-ID und Geteilt mit Benutzer-ID die Benutzer-ID der Person ein, die Genehmigungsaufgaben teilt (im Folgenden als ursprünglicher Genehmiger bezeichnet) und die des Ersatzgenehmigers.
4. Wählen Sie in der Spalte Teilungsart die Option Normal aus, es sei denn, Sie müssen die Abwesenheitseinstellungen des ursprünglichen Genehmigers ändern (eine eher seltene Ausnahme).

   Hinweis

   Einzelne Benutzer können die geteilte Genehmigung bei Abwesenheit normalerweise selbst mit der Anleitung unten einrichten. Gelegentlich muss ein Administrator dies im Auftrag eines Benutzers vornehmen. In solchen Fällen muss der Administrator Abwesend anstelle von Normal auswählen, und der Benutzer kann den Eintrag dann bei Bedarf später bearbeiten. Wenn der Administrator Normal auswählt (was meistens der Fall ist), kann der Benutzer den Eintrag zu einem späteren Zeitpunkt nicht bearbeiten.

5. Geben Sie in den Spalten Gültig von und Gültig bis das Start- und Enddatum des Zeitraums ein, in dem Genehmigungsaufgaben geteilt werden sollen. Sie können die Daten auch auswählen.
6. Wenn der Ersatzgenehmiger die Grenzwerte und Berechtigungen des ursprünglichen Genehmigers übernehmen soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Inhaber Grenzwerte und Berechtigungen verwenden.
7. Geben Sie in der Spalte E-Mail senden an, ob Genehmigungs-E-Mails an den Ersatzgenehmiger, den ursprünglichen Genehmiger oder beide gesendet werden sollen.
8. Wenn Sie möchten, dass Genehmigungsaufgaben für alle Mandanten geteilt werden, in denen beide Benutzer vorhanden sind, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kopiere in alle Mandanten. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen nicht aktivieren, gilt diese geteilte Genehmigung nur für den Mandanten, in dem Sie sich gerade befinden.

Geteilte Genehmigung für einzelne Benutzer bei Abwesenheit

Das Einrichten der geteilten Genehmigung bei Abwesenheit mit der Anleitung oben ist besonders hilfreich, wenn Administratroren mehrere Benutzer gleichzeitig einrichten. Für einzelne Benutzer gibt es jedoch eine benutzerfreundlichere Möglichkeit, mit der Sie diese selbst einrichten können:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Genehmigungsposten (Document Capture) ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Abwesenheitseinrichtung aus.
3. Geben Sie in den Spalten Weiterleiten von Datum und Weiterleiten bis Datum das Start- und Enddatum des Zeitraums ein, in dem Genehmigungsaufgaben geteilt werden sollen. Sie können die Daten auch auswählen.
4. Geben Sie unter Weiterleiten an die Benutzer-ID des Ersatzgenehmigers ein, an den Ihre Genehmigungsaufgaben weitergeleitet werden sollen.
5. Wenn Sie möchten, dass Ihre Genehmigungsaufgaben für alle Mandanten geteilt werden, in denen Sie und der Ersatzbenutzer vorhanden sind, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kopiere in alle Mandanten. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen nicht aktivieren, gilt die von Ihnen eingerichtete geteilte Genehmigung bei Abwesenheit nur für den Mandanten, in dem Sie sich gerade befinden.