Belege registrieren

• 24/02/2023
• 12 Minuten Lesedauer

Wenn Sie einen Beleg in Continia Document Capture registrieren, werden alle erkannten Informationen in eine echte Geschäftseinheit in Microsoft Dynamics 365 Business Central umgewandelt. Wenn Sie beispielsweise eine Einkaufsrechnung von einem Kreditor registrieren, erstellen Sie automatisch eine Business Central-Einkaufsrechnung.

Bevor Sie einen Beleg registrieren können, müssen alle Belegfelder erfasst sein und gültige Werte haben. Im Bereich für die Belegfelder (unter Belegkopf) können Sie sehen, ob alle Felder korrekt ausgefüllt sind. Falls dies nicht der Fall ist, müssen Sie die Felder ausfüllen, damit Sie den Beleg registrieren können.

In der Belegliste können Sie außerdem sehen, ob der Beleg zur Registrierung bereit ist. Dies wird durch ein Häkchen in der Spalte OK angezeigt. Wenn der Beleg noch nicht zur Registrierung bereit ist, sehen Sie im Abschnitt Bemerkungen unten, welche Aktionen erforderlich sind.

Wenn Sie einen Beleg registrieren, führt Document Capture manchmal eine zusätzliche Validierung durch, die die Registrierung möglicherweise stoppt. In diesem Fall werden Sie darüber informiert, wie Sie die Registrierung abschließen können.

So registrieren Sie einen Beleg

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie den Code der entsprechenden Belegkategorie, zum Beispiel EINKAUF, um das Belegjournal zu öffnen.
3. Wählen Sie in der Belegliste den Beleg aus, den Sie registrieren möchten. Wählen Sie die Belegzeile aus, nicht die Nummer in der Spalte Nr., da dadurch die Dokumentenkarte geöffnet wird.
4. Überprüfen Sie im Abschnitt der Belegfelder (unter Belegkopf), ob alle Felder in der Spalte OK mit einem Häkchen versehen sind. Wenn ja, sind alle Felder gültig. Wenn nicht, folgen Sie den Anweisungen zum Erfassen von Feldern hier und hier, damit alle Felder richtig eingelesen werden und gültige Werte haben.
5. Nicht alle Feldwerte werden aus dem Beleg eingelesen; einige müssen stattdessen manuell hinzugefügt werden. Der wichtigste Wert ist dabei die Sachkontonummer, die in den meisten Fällen obligatorisch ist. Um diesen Wert hinzuzufügen, gehen Sie zu Kontonr. und wählen Sie die drei Punkte in der Spalte Wert aus, um die Sachkontenübersicht zu öffnen. Wählen Sie das entsprechende Konto in der Liste aus, indem Sie dessen Nummer in der Spalte Nr. auswählen.
6. Es wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie das ausgewählte Konto als Standardkonto konfigurieren möchten. Wählen Sie Ja, wenn Document Capture dieses Konto allen Belegen zuweisen soll, die dieselbe Herkunftsvorlage verwenden. Wählen Sie andernfalls Nein. Anschließend wird das Dialogfeld geschlossen und der ausgewählte Wert wird im Feld Kontonr. hinzugefügt.
7. Überprüfen Sie in der Belegliste, ob in der Spalte OK für den ausgewählten Beleg ein Häkchen vorhanden ist. Wenn ja, kann der Beleg registriert werden. Wenn nicht, können Sie im Abschnitt Bemerkungen unten im Belegjournal sehen, welche Aktionen erforderlich sind.
8. Wenn keine weiteren Bemerkungen vorhanden sind und in der Spalte OK für den ausgewählten Beleg in der Belegliste ein Häkchen angezeigt wird, wählen Sie in der Aktionsleiste Start und dann Registrieren aus.

Der Beleg wird anschließend als Business Central-Beleg registriert, und die Belegseite wird normalerweise automatisch geöffnet, sofern Sie in der Einrichtung keine besonderen Einstellungen vorgenommen und Document Capture zum Beispiel eingerichtet haben, um Belege als Fibu. Buch-Blattzeilen zu registrieren.

Belege als Fibu. Buch-Blattzeilen registrieren

Außer der standardmäßigen Registrierung es auch möglich, Belege als Fibu Buch.-Blattzeilen zu registrieren, jedoch ohne Kreditornamen und andere Standardinformationen. Wenn Sie dies eingerichtet haben, erstellt Document Capture bei der Belegregistrierung automatisch Zeilen im Fibu Buch.-Blatt anstelle von Rechnungen oder Gutschriften.

Dies eignet sich besonders für Unternehmen, die für bestimmte Einkaufsbelege keine Dokumentengenehmigung oder detaillierten Buchungsinformationen benötigen. Bei einigen Belegen, oft von einmaligen Kreditoren, ist eine vollständige Registrierung in Document Capture nicht erforderlich, da sie so wenige Details enthalten. Hier bietet es sich an, sie direkt als Zeilen im Fibu Buch.-Blatt zu registrieren.

Der Ablauf ist ähnlich wie beim standardmäßigen Registrierungsprozess. Es gibt jedoch einige nennenswerte Unterschiede:

• Nach der Registrierung wird anstelle der Belegseite die Seite Fibu Buch.-Blätter geöffnet (da kein Beleg erstellt wird).

  Hinweis

  Diese Seite wird geöffnet, wenn Sie die folgenden Standardeinstellungen auf der Vorlagenkarte beibehalten haben: Beleg nach Registrierung anzeigen ist auf Immer eingestellt und Rechnung Reg. Schritt 2 und Gutschrift Reg. Schritt 2 bleiben leer.

• Wenn Sie im Belegjournal in der Aktionsleiste Dokument > Posten finden auswählen, hängt das Suchergebnis davon ab, ob Sie das Fibu Buch.-Blatt gebucht haben (z. B. indem Sie Rechnung Reg. Schritt 2/Gutschrift Reg. Schritt 2 in der Einrichtung auf Buchen gesetzt haben):
  • Buch.-Blatt gebucht: Die Seite Posten suchen wird geöffnet, und es werden alle zugehörigen Posten aufgelistet.
  • Buch.-Blatt nicht gebucht: Die Seite Fibu Buch.-Blätter wird geöffnet.
• Die folgenden Funktionen sind nicht verfügbar, wenn Sie Belege als Fibu Buch.-Blattzeilen registrieren:
  • Belegabgleich
  • Beleggenehmigung
  • Einkaufszuordnung

Hinweis: Sie können alle registrierten Belege in der Dokumentenvorschau auf der Seite Fibu Buch.-Blätter anzeigen, falls Sie sie in ihrer Originalform sehen möchten.

So registrieren Sie Vorauszahlungsrechnungen

Document Capture erweitert die standardmäßige Business Central-Funktion für Vorauszahlungen und kann so eingehende Rechnungen automatisch als Vorauszahlungsrechnung für eine Bestellung buchen. Hierfür muss die eingehende Rechnung entweder als Vorauszahlungsrechnung identifiziert oder markiert werden. Wenn Document Capture bestimmte Begriffe im Beleg erkennt, die auf eine Vorauszahlungsrechnung hinweisen, wird der Beleg automatisch entsprechend gekennzeichnet.

Um eine Rechnung als Vorauszahlungsrechnung zu registrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie den Code EINKAUF aus, um das Belegjournal zu öffnen.
3. Wählen Sie in der Belegliste die Rechnung aus, die Sie als Vorauszahlungsrechnung registrieren möchten. Wählen Sie die Belegzeile aus, nicht die Nummer in der Spalte Nr..
4. Gehen Sie im Abschnitt für Belegfelder (unter Belegkopf) zu Bestellnummer und überprüfen Sie, ob in der Spalte Wert eine Bestellnummer angezeigt wird. Wenn nicht, klicken Sie auf die drei Punkte rechts, um die Einkaufsübersicht zu öffnen, und wählen Sie dann die Bestellung aus, die Sie mit der Rechnung verknüpfen möchten.

   Hinweis

   Es muss eine Bestellnummer eingegeben oder erfasst werden, damit Document Capture die Rechnung als Vorauszahlungsrechnung registrieren kann.

5. Gehen Sie zu [R]echnung / [G]utschrift / [V]orauszahlung, und prüfen Sie, ob der Buchstabe V in der Spalte Wert angezeigt wird. Wenn nicht, geben Sie den Wert manuell ein und drücken Sie dann die Eingabetaste.
6. Bei Fehlern werden entsprechende Bemerkungen in fetter roter Schrift im Abschnitt Bemerkungen unten angezeigt. Beheben Sie diese Fehler, um die Belegregistrierung zu aktivieren.
7. Wenn keine Fehlerkommentare mehr angezeigt werden, können Sie mit der Registrierung der Rechnung fortfahren: Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Registrieren.

Document Capture bucht die Rechnung anschließend als Vorauszahlungsrechnung, die mit der in Schritt 4 oben angegebenen Bestellung verknüpft ist.

Automatische Validierung und Vorauszahlungsprozentsatz aktualisieren

Wie oben erwähnt, kann Document Capture die Registrierung einer Vorauszahlungsrechnung blockieren, wenn bei der Validierung Fehler auftreten. Häufig liegt der Fehler darin, dass keine zugehörige Bestellung vorliegt oder dass der Betrag der Vorauszahlungsrechnung den Betrag der Bestellung übersteigt. Solche Fehler müssen behoben werden, damit Sie die Vorauszahlungsrechnung registrieren können.

Andere Bemerkungen zu den Vorauszahlungen hindern Sie nicht daran, die Rechnung zu registrieren; sie weisen Sie jedoch auf wichtige Details hin, die Sie beachten müssen. Dies ist beispielsweise bei der folgenden Warnung der Fall: Auf Bestellung [Bestellnummer] wurden keine Vorauszahlungen verarbeitet. Die aktuelle Vorauszahlungsrechnung erhöht die Vorauszahlungshöhe und beträgt [Prozentsatz (Betrag)].

Grundlage für diese Bemerkungen ist das Bestellungskopffeld Vorauszahlung %, das sich im Inforegister Vorauszahlung der Bestellung befindet. Wenn dieses Feld beispielsweise in einer Bestellung mit einem Gesamtbetrag von 5.000 $ ohne Steuern auf 10 % gesetzt wurde und der Betrag der Vorauszahlungsrechnung höher als 500 $ (10 % von 5.000 $) ist, wird die oben genannte Warnung im Belegjournal für die Vorauszahlungsrechnung angezeigt. Der Vorauszahlungsprozentsatz der Bestellung wird automatisch auf den neuen, tatsächlichen Prozentsatz geändert, wenn die Rechnung registriert wird:

Hinweis: Wenn der Betrag der Vorauszahlungsrechnung niedriger als 500 $ (10 % von 5.000 $) ist, werden die Zeilenbeträge entsprechend geändert. Der Vorauszahlungsprozentsatz bleibt jedoch auf Kopf- und Zeilenebene unverändert. In solchen Fällen wird im Belegjournal der Vorauszahlungsrechnung eine entsprechende Warnung angezeigt.

Wenn der Betrag der Vorauszahlungsrechnung mehr als 100 % des Bestellbetrags beträgt, wird anstelle einer Warnung ein Fehler angezeigt und Sie können die Rechnung nicht registrieren:

Siehe auch

Mit Papier- und PDF-Belegen arbeiten