Zeilenabgleich einrichten
Als Teil des automatischen Abgleichs wird der Zeilenabgleich in Vorlagen konfiguriert. Dies bedeutet, dass die Abgleichsregeln, die Sie für eine bestimmte Vorlage einrichten, für alle Belege gelten, für die diese Vorlage verwendet wird.
Um Zeilenabgleich einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Aktivieren Sie automatischen Abgleich für eine ausgewählte Vorlage mit der Anleitung unter Automatischen Abgleich konfigurieren.
Aktivieren Sie in der Vorlagenkarte der ausgewählten Vorlage im Inforegister Allgemein den Schalter Zeilen erkennen, um Zeilenerkennung und Zeilenabgleich zu aktivieren. Hierdurch werden verschiedene Felder für den Zeilenabgleich verfügbar, die Sie im Inforegister Einkaufsbelege konfigurieren können (siehe Schritt 3 unten).
Füllen Sie die Felder unter Zeilenabgleich nach Bedarf aus. Folgende Felder können bearbeitet werden:
Feld Beschreibung Bestellnr. abgleichen Wenn Sie in diesem Feld Ja - immer oder Ja - falls vorhanden auswählen, sucht Continia Document Capture anhand der in den eingehenden Rechnungen oder Gutschriften identifizierten Bestellnummern nach übereinstimmenden Zeilen in anderen Belegen. Die übereinstimmenden Zeilen können in Belegen und Bestellungen (für Rechnungen) oder in Rücklieferungen und Reklamationen (für Gutschriften) identifiziert werden.
Bestellnummern können entweder normale Bestellnummern (für Rechnungen) oder Reklamationsnummern (für Gutschriften) sein, und sie können im Kopf oder in den Zeilen der Rechnung/Gutschrift erscheinen:- Im Kopffeld Unsere Bestell-Nr.: Document Capture versucht, alle Zeilen, die in der Rechnung/Gutschrift erkannt wurden, mit der im Kopf angegebenen Bestellnummer abzugleichen. Dies bedeutet, dass alle Zeilen der Rechnung/Gutschrift mit derselben Bestellung/Rücksendung abgeglichen werden.
Hinweis
Es ist möglich, mehrere durch Kommas getrennte Bestellnummern im Kopf einzugeben. In solchen Fällen versucht Document Capture, jede Zeile der Rechnung/Gutschriftszeile mit den angegebenen Bestellnummern abzugleichen.
- Im Zeilenfeld Unsere Bestell-Nr.: Document Capture versucht, jede in der Rechnung/Gutschrift erkannte Zeile mit der für diese einzelne Zeile angegebenen Bestellnummer abzugleichen. So können die erkannten Rechnungs-/Gutschriftenzeilen mit mehreren unterschiedlichen Belegen abgeglichen werden.
Wichtig
Damit Document Capture nach Bestellnummern in den Zeilen der Rechnung/Gutschrift suchen kann, müssen Sie der entsprechenden Vorlage das Feld Unsere Bestell-Nr. unter Zeilenfelder hinzufügen. Sobald das Feld der Vorlage hinzugefügt wurde, wird der Wert im entsprechenden Kopffeld ignoriert, selbst wenn eine oder mehrere Zeilen keine Werte für die Bestellnummer enthalten. Wenn das Zeilenfeld Unsere Bestell-Nr. in einer Rechnungs-/Gutschriftszeile vorhanden, aber leer ist, sucht Document Capture stattdessen nicht im Kopf der Rechnung/Gutschrift nach der angegebenen Nummer. In solchen Fällen ist der Zeilenabgleich nicht erfolgreich.
Artikelnr. abgleichen Wenn Sie für dieses Feld Ja - immer oder Ja - falls vorhanden auswählen, versucht Document Capture, übereinstimmende Belegzeilen zu finden, indem beispielsweise nach Artikelnummern in den Zeilen der Rechnung/Gutschrift gesucht wird. Die identifizierten Artikelnummern des Kreditors müssen zuerst in interne Nummern übersetzt werden, und diese internen Nummern (aufgelistet unter Übersetze nach Nr. im Inforegister Zeilen der Dokumentenkarte) werden den entsprechenden Belegzeilen zugeordnet.
Das Feld bezieht es sich jedoch nicht speziell auf Artikelnummern. Sie können in Document Capture auch nach Folgendem suchen: Sachkonten, Artikel, Ressourcen, Anlagen und Zu-/Abschlag (aufgelistet unter Übersetze nach Art im Inforegister Zeilen der Dokumentenkarte).Hinweis
Damit dies funktioniert, müssen Sie Zeilenübersetzungen einrichten. Dadurch werden die spezifischen Kreditornummern in der Rechnung/Gutschrift internen Nummern zugeordnet, die dann für den Abgleich verwendet werden können. Document Capture verwendet für die Suche nach übereinstimmenden Zeilen die Werte, die Sie unter Übersetze nach Art und Übersetze nach Nr. beim Einrichten von Zeilenübersetzungen ausgewählt haben.
Menge abgleichen Wenn Sie für dieses Feld Ja - immer oder Ja - falls vorhanden auswählen, versucht Document Capture, übereinstimmende Belegzeilen zu finden, indem die Mengen in den Zeilen der Rechnung/Gutschrift mit den Mengen in den Zeilen anderer Belege verglichen werden. EK-Preis abgleichen Wenn Sie für dieses Feld Ja - immer oder Ja - falls vorhanden auswählen, versucht Document Capture, übereinstimmende Belegzeilen zu finden, indem die Einstandspreise in den Zeilen der Rechnung/Gutschrift mit den Einstandspreisen in den Zeilen anderer Belege verglichen werden. Tipp
Wenn Sie eine der oben genannten Ja-Optionen für dieses Feld auswählen, werden zwei zusätzliche Felder in der Benutzeroberfläche angezeigt: Einstandspreis - Toleranzbetrag (MW) und Einstandspreis - Toleranz % (siehe Definition unten). Damit können Sie einen zulässigen Betrag oder Prozentsatz definieren, den Zeilen abweichen dürfen, um abgeglichen werden zu können. Dies bedeutet, dass die Einstandspreise der verschiedenen Zeilen nicht vollständig übereinstimmen müssen, um akzeptiert zu werden, solange sie innerhalb des definierten Abweichungsbetrags oder -prozentsatzes liegen.
Einstandspreis - Toleranzbetrag (MW) Mit diesem Feld können Sie Abweichungen bei Einstandspreisen berücksichtigen, die als fester Betrag in der lokalen Währung angegeben werden. So können Belegzeilen auch dann automatisch abgeglichen werden, wenn ihre jeweiligen Beträge nicht übereinstimmen, vorausgesetzt, dass die Abweichung innerhalb des hier definierten Abweichungsbetrags liegt. Einstandspreis - Toleranz % Mit diesem Feld können Sie Abweichungen bei Einstandspreisen berücksichtigen, die als Prozentwert des in der Rechnung oder Gutschrift erkannten Zeilenbetrags angegeben wird. So können Belegzeilen auch dann automatisch abgeglichen werden, wenn ihre jeweiligen Beträge nicht übereinstimmen, vorausgesetzt, dass die Abweichung innerhalb des hier definierten Abweichungsprozentsatzes liegt. - Im Kopffeld Unsere Bestell-Nr.: Document Capture versucht, alle Zeilen, die in der Rechnung/Gutschrift erkannt wurden, mit der im Kopf angegebenen Bestellnummer abzugleichen. Dies bedeutet, dass alle Zeilen der Rechnung/Gutschrift mit derselben Bestellung/Rücksendung abgeglichen werden.
Hinweis
Wie in der Tabelle oben erwähnt, können Sie Abweichungen bei Einstandspreisen mit zwei Methoden angeben: als festen Betrag oder als Prozentsatz des erkannten Betrags. Es ist jedoch auch möglich, beide Methoden gleichzeitig zu verwenden. In diesem Fall wird die geringere der beiden Abweichungen verwendet.
Tipp
Document Capture durchsucht die Zeilen in jedem Beleg von oben nach unten nach den in der Tabelle oben beschriebenen Abgleichskriterien und wählt dann die erste Zeile aus, deren Kriterien mit den von Ihnen festgelegten Kriterien übereinstimmen. Wenn Sie für eines der Kriterien nur Ja - immer oder Ja - falls vorhanden ausgewählt haben, ist die erste Übereinstimmung möglicherweise nicht korrekt. Wenn Sie beispielsweise Ja - immer für Bestellnr. abgleichen ausgewählt haben und Document Capture anhand dieses einen Kriteriums eine übereinstimmende Zeile in einer Rechnung identifiziert, stimmt die identifizierte Zeile mit der richtigen Bestellung überein. Es ist jedoch möglicherweise keine richtige Übereinstimmung, wenn die Rechnung mehrere Zeilen aus derselben Bestellung enthält. Durch das Aktivieren zusätzlicher Abgleichskriterien tritt dieses Problem weniger wahrscheinlich auf. Aus diesem Grund wird das Aktivieren der folgenden drei Abgleichskriterien empfohlen: Bestellnr. abgleichen, Artikelnr. abgleichen und EK-Preis abgleichen.
Ja - immer oder Ja - falls vorhanden?
Wenn Sie den Zeilenabgleich wie oben beschrieben einrichten, können Sie bei jedem Abgleichskriterium zwischen den folgenden drei Optionen wählen:
- Nein
- Ja - immer
- Ja - falls vorhanden
Wenn Sie Nein auswählen, bleibt dieses Abgleichskriterium deaktiviert und es wird beim Abgleichprozess nicht berücksichtigt. Wie sich jedoch die Auswahl der jeweiligen Ja-Option auswirkt, wird im Folgenden beschrieben:
- Wenn Sie Ja - immer wählen, berücksichtigt Document Capture jeden Zeilenwert in der Rechnung/Gutschrift – auch wenn dieser leer ist – und dieser (leere) Wert muss vollständig mit dem Wert der Zeile eines anderen Belegs übereinstimmen. Wenn Sie diese Option beispielsweise unter EK-Preis abgleichen auswählen und das Feld Einstandspreis einer Rechnungszeile leer ist, ist Document Capture gezwungen, diesen leeren Wert zu verwenden, der aber nirgendwo zugeordnet werden kann.
- Wenn Sie Ja - falls vorhanden wählen, verwendet Document Capture alle vorhandenen (d. h. nicht leeren) Zeilenwerte in der Rechnung/Gutschrift und diese Werte müssen mit dem Wert einer Zeile in einem anderen Beleg übereinstimmen. Wenn eine Zeile einen leeren Wert hat, ignoriert Document Capture diesen und versucht, übereinstimmende Zeilen basierend auf den anderen Abgleichskriterien zu finden, die Sie beim Einrichten definiert haben.
Obwohl Ja - immer den Nachteil hat, dass der Abgleich möglicherweise fehlschlägt, können Kreditoren so daran erinnert werden, dass sie bestimmte Details in ihren Rechnungen und Gutschriften angeben müssen, damit der Abgleichprozess reibungslos abläuft. Die Auswahl der jeweiligen Option hängt ganz von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab.
Siehe auch
Automatischer Belegabgleich
Umgang mit Abweichungen, einschließlich Teilabgleich