Administratoren über offene Belege benachrichtigen
Es ist möglich, E-Mails an bestimmte Administratoren bzw. Sachbearbeiter senden zu lassen (z. B. Manager der Kreditorenbuchhaltung), um sie darüber zu benachrichtigen, dass Belege in Document Capture registriert werden müssen. Um solche Benachrichtigungs-E-Mails (auch Status-E-Mails genannt) senden zu können, müssen Sie zuerst einen Adminstrator als Kategorie-Manager (für jede Belegkategorie) bestimmen und das manuelle oder automatische Versenden von E-Mails einrichten.
Sie können auch benutzerdefinierte Erinnerungs-E-Mails mit unterschiedlicher Dringlichkeitsstufe einrichten, je nachdem, wie lange sich die einzelnen Belege bereits im Belegjournal befinden. Sie können für jede Stufe einen individuellen Text eingeben, der auf die zunehmende Wichtigkeit der Belegregistrierung hinweist. Es werden dann in festgelegten Abständen Erinnerungs-E-Mails mit dem jeweiligen Text an den zugewiesenen Administrator gesendet, bis die Belege registriert wurden.
Hinweis
Obwohl diese Art der Benachrichtigung Genehmigungsbenachrichtigungen im Hinblick auf Einrichtung und Funktionalität sehr ähnlich ist, handelt sich jedoch um zwei sehr unterschiedliche Arten von Benachrichtigungs-E-Mails, die in unterschiedlichen Phasen des gesamten Dokumentenprozesses gesendet werden.
So ordnen Sie Kategorie-Manager zu
Um einen Administrator als Kategorie-Manager einzurichten, der Benachrichtigungs-E-Mails über nicht registrierte Belege erhält, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Symbol
, geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link. - Wählen Sie die Kategorie aus, für die Sie einen Kategorie-Manager einrichten möchten, beispielsweise die Kategorie EINKAUF (wählen Sie hierzu die Kategoriezeile aus, nicht den Code).
- Wählen Sie in der Aktionsleiste Bearbeiten, um die Seite Belegkategorie zu öffnen.
- Gehen Sie im Inforegister Allgemein zu Kategorie-Manager.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü den Benutzer aus, der über offene Belege benachrichtigt werden soll.
- Schließen Sie die Seite Belegkategorie und wiederholen Sie die Schritte 2 bis 5 für alle weiteren Kategorien, für die Sie einen Kategorie-Manager einrichten möchten.
Die ausgewählten Benutzer werden jetzt über Belege benachrichtigt, deren Registrierung im Belegjournal ausstehend ist, sofern Sie das manuelle oder automatische Versenden von Status-E-Mails eingerichtet haben.
So senden Sie Status-E-Mails
Status-E-Mails können entweder manuell von Ihnen oder automatisch über Aufgabenwarteschlangen versendet werden. Beide Methoden werden nachfolgend beschrieben:
Um Status-E-Mails manuell zu senden, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Symbol , geben Sie Status E-Mails an Kategorie-Manager senden ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
- Wählen Sie OK.
Status-E-Mails werden dann an die von Ihnen zugewiesenen Kategorie-Manager gesendet.
Um Status-E-Mails automatisch mithilfe von Aufgabenwarteschlangen zu senden, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Symbol , geben Sie Status E-Mails an Kategorie-Manager senden ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
- Wählen Sie Planen aus.
- Füllen Sie die Felder nach Bedarf aus. Weitere Informationen finden Sie unter Planen der späteren oder regelmäßigen Ausführung eines Berichts (Microsoft-Link).
Anschließend werden Status-E-Mails, entsprechend Ihrer festgelegten Einstellungen, an die von Ihnen zugewiesenen Kategorie-Manager gesendet.
Hinweis
Sie können die Aufgabenwarteschlange auch von der Seite Aufgabenwarteschlangenposten aus einrichten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Aufgabenwarteschlangen einrichten.
So richten Sie Erinnerungs-E-Mails ein
Wenn Sie den Benachrichtigungs-E-Mails an Kategorie-Manager eine zusätzliche Dringlichkeitsstufe verleihen möchten, können Sie benutzerdefinierte Erinnerungs-E-Mails einrichten, in denen Sie dem Empfänger gegenüber die Wichtigkeit der ausstehenden Aufgabe betonen.
Um Erinnerungs-E-Mails einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Symbol , geben Sie E-Mail-Einrichtung für Erinnerung an offene Dokumente ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu aus, um einen neuen Erinnerungs-E-Mail-Eintrag zu erstellen.
- Geben Sie in der Spalte Mahnstufe die Stufe der Erinnerung an, indem Sie eine Ganzzahl eingeben. Da die Spalte Mahnstufe die Reihenfolge bestimmt, in der Erinnerungs-E-Mails versendet werden, ist die erste Stufe normalerweise mit 1 gekennzeichnet, und alle nachfolgenden Stufen werden mit fortlaufenden Nummern (2, 3 usw.) gekennzeichnet.
- Geben Sie in der Spalte Fälligkeitsformel die Zeit ein, die vergehen soll, bevor eine Erinnerungs-E-Mail dieser Stufe versendet wird (berechnet ab dem Zeitpunkt, an dem der Beleg importiert wurde).
Hinweis
Ihr Eintrag muss eine Ganzzahl sein, gefolgt von T (Tage), WT (Wochentage), W (Wochen), M (Monate), Q (Quartale) oder J (Jahre) – zum Beispiel 2W (zwei Wochen). Für komplexere Formeln können Sie auch die mathematischen Symbole + und – verwenden oder den Buchstaben L (laufend) als Präfix für eine der zuvor genannten Zeiteinheiten eingeben – zum Beispiel LM+10T (der laufende Monat plus zehn Tage).
- Optional: Wenn Sie Kopien der Erinnerungs-E-Mails zusätzlich zum Kategorie-Manager an einen anderen Benutzer senden möchten, geben Sie die ID dieses Benutzers in der Spalte Sende CC an Benutzer-ID ein oder wählen Sie sie aus.
- Geben Sie in der Spalte E-Mail-Betreff den Text ein, der in der Betreffzeile aller auf dieser Stufe gesendeten Erinnerungs-E-Mails angezeigt werden soll.
- Optional: Wenn Sie den Textkörper einer der Erinnerungs-E-Mails anpassen möchten, wählen Sie die entsprechende Mahnstufe aus, gehen Sie zur Aktionsleiste und wählen Sie Vortext und/oder Nachtext aus. Geben Sie dann den Text ein, der im Text aller auf dieser Stufe gesendeten Erinnerungs-E-Mails angezeigt werden soll.
Tipp
Der in Vortext eingegebene Text wird oben in der E-Mail über der Tabelle mit den zur Registrierung anstehenden Belegen angezeigt, und der in Endtext eingegebene Text wird unten in der E-Mail unter der Tabelle mit den Belegen angezeigt.