Überblick über Belege und Vorlagen

• 24/03/2024
• 6 Minuten Lesedauer

Sobald Ihre Belege in Continia Document Capture importiert wurden, können Sie damit arbeiten. Alle Belege sind in Belegkategorien eingeteilt und die meisten von ihnen verwenden Belegvorlagen. Diese beiden Konzepte und wie sie mit Ihren Belegen verwendet werden, sind von grundlegender Bedeutung. Deshalb werden sie in den folgenden Abschnitten zusammen mit einigen anderen wichtigen Konzepten erläutert.

Belegkategorien

Alle Belege gehören einer bestimmten Belegkategorie an, in denen alle Belege eines bestimmten Typs zusammengefasst sind. Beispielsweise gehören alle Einkaufsrechnungen und Gutschriften zur Belegkategorie EINKAUF, während alle Verkaufsaufträge zur Kategorie VERKAUF gehören. Jede Belegkategorie enthält eine Reihe von Regeln und Konfigurationen, die definieren, wie Belege innerhalb dieser Kategorie verarbeitet werden. Dies ist für Sie möglicherweise nicht so relevant, wenn Sie beispielsweise überwiegend Einkaufsbelege verarbeiten. Denken Sie aber daran, dass es verschiedene Arten von Belegen und unterschiedliche Belegkategorien gibt, falls Sie diese später benötigen.

Vorlagen

Eine Vorlage ist eine Sammlung von Regeln und Konfigurationseinstellungen, die festlegen, wie Belege erfasst und verarbeitet werden sollen. Alle Vorlagen sind einer Belegkategorie zugeordnet, und jede Vorlage ist mit einem bestimmten Kreditor verknüpft. Vorlagen können auch mit anderen Entitäten als Kreditoren verknüpft werden, aber dieser Artikel konzentriert sich zur Veranschaulichung ausschließlich auf Kreditoren. In der Vorlage legen Sie fest, welche Informationen und welche Felder erfasst werden sollen, wenn Sie einen Beleg von einem bestimmten Kreditor erhalten. Da jeder Kreditor über eine eigene Vorlage verfügt, können Sie Vorlagen verwenden, um für jeden Kreditor unterschiedliche Informationen zu erfassen oder unterschiedliche Regeln und Konfigurationen anzuwenden.

Vorlagen verfügen normalerweise über ein oder mehrere Vorlagenfeld(er). Dabei handelt es sich um die Felder, die Sie in einem Beleg erfassen möchten. Beispielsweise enthalten Vorlagen für den Einkauf meist Vorlagenfelder wie Rechnungsnr., Buchungsdatum, Fälligkeitsdatum, Währung und Betrag. Für jedes Vorlagenfeld können Sie unterschiedliche Regeln und Prüfungen einrichten, die immer dann angewendet werden, wenn Informationen für dieses bestimmte Feld erfasst werden. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise eine Regel einrichten, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen eine Bestellnummer enthalten oder dass Sie nur Rechnungen in einer bestimmten Währung von einem bestimmten Kreditor erhalten.

Document Capture umfasst vorkonfigurierte Vorlagen, sodass Sie nicht alles von Grund auf einrichten müssen. Sie müssen nur dann Änderungen an einer Vorlage oder einem der Vorlagenfelder vornehmen, wenn Sie ändern möchten, wie Informationen in Belegen bestimmter Kreditoren erfasst werden oder wenn Sie zusätzliche Informationen in Belegen erfassen möchten.

Belege

Belege sind die eigentlichen Entitäten, die in Document Capture verarbeitet und gespeichert werden, wie z. B. Einkaufsrechnungen und Gutschriften. Wenn Sie einen Beleg importieren, identifiziert Document Capture die Herkunft dieses Belegs (z. B. den Kreditor, der diesen gesendet hat) und verknüpft ihn mit der jeweiligen Vorlage, die dieser Herkunft zugeordnet ist. Sobald eine Herkunft identifiziert bzw. manuell zugewiesen wurde und die zugehörige Vorlage angewendet wurde, werden alle relevanten Informationen im Beleg automatisch erfasst, und der Beleg wird gemäß den Regeln und der Konfiguration der angewendeten Vorlage verarbeitet.

Siehe auch

Belege importieren
Mit Papier- und PDF-Belegen arbeiten
Belege registrieren
Belege erneut öffnen
Belege ablehnen
Belege aufteilen und zusammenführen
Einen Beleg zu einem anderen Mandanten verschieben
Belegherkunft und -vorlage identifizieren
Neue Vorlagenfelder einrichten
OCR-Verarbeitung von Belegen