Zeilenfelder in einem Beleg erfassen (Zeilenerkennung)

• 22/06/2023
• 8 Minuten Lesedauer

Die Vorgehensweise zum Erfassen von Zeilenfeldern in einem importierten Beleg ist der zum Erfassen von Kopffeldern sehr ähnlich. Der Hauptunterschied besteht darin, dass bei der Erkennung von Kopffeldern die Zeilen des Belegs völlig unberücksichtigt bleiben und nur der Belegkopf zum Erfassen von Feldsuchtexten und -werten berücksichtigt wird. Bei der Zeilenerkennung werden außer den erfassten Kopffeldern auch Feldsuchtexte und -werte in den Belegzeilen eingelesen. Dadurch können in Belegen mehr Details erfasst werden, was in manchen Kontexten sehr nützlich sein kann. Dies hängt davon ab, welche Daten in Ihrer Organisation benötigt werden.

Die Zeilenerkennung wird im Folgenden genauer beschrieben. Wenn Sie einen Beleg von einem Kreditor zum ersten Mal erhalten, sind diesem Kreditor keine Vorlagen zugeordnet. Um dem Kreditor eine Vorlage zuzuweisen, müssen Sie im Belegjournal Felderkennung aktivieren (siehe Schritt 4 unten). Dadurch wird automatisch eine neue Vorlage erstellt, mit dem Kreditor verknüpft und alle Felder für diesen Beleg erfasst.

So erfassen Sie Zeilenfelder

Um die Felder eines Belegs zu erfassen, einschließlich Zeilenfelder, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie den Code der entsprechenden Belegkategorie, in diesem Fall EINKAUF, um das Belegjournal zu öffnen.
3. Wenn Document Capture für den Beleg, dessen Felder Sie erfassen möchten, automatisch einen Kreditor identifiziert hat, wird die Nummer des identifizierten Kreditors im Feld Kreditor in der Belegliste angezeigt. Wenn kein Kreditor identifiziert wurde, weisen Sie einen Kreditor manuell zu, wie unter Den mit einem Beleg verknüpften Kreditor ändern beschrieben.
4. Wenn es sich um den ersten Beleg handelt, den Sie vom zugewiesenen Kreditor erhalten und importieren, gibt es keine zugehörige Vorlage. Sie müssen daher eine Vorlage zuweisen, indem Sie Felderkennung aktivieren: Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Felder erkennen. Anschließend werden Suchtexte und Werte für die Felder eingelesen und mit orangefarbenen und blauen Kästchen in der Dokumentenvorschau auf der rechten Seite hervorgehoben.

   Hinweis

   Wenn Sie zuvor Belege vom zugewiesenen Kreditor erhalten und importiert haben, wird die mit diesem Kreditor verknüpfte Vorlage automatisch zum Erfassen von Feldsuchtexten und -werten verwendet.

5. Wählen Sie in der Aktionsleiste Dokument > Dokumentenkarte aus, um die Dokumentenkarte zu öffnen.
6. Wählen Sie im Inforegister Zeilen für die erste Zeile in der Tabelle das Feld in der Spalte Nr. aus. Gehen Sie in der Dokumentenvorschau zu der Zeilenspaltenüberschrift, die dem ausgewählten Feld Nr. entspricht (z. B. Artikel, Nummer oder ähnlich), klicken Sie mit der rechten Maustaste und halten Sie die Taste gedrückt, um ein organgefarbenes Kästchen um die entsprechende Überschrift in der Dokumentenvorschau zu ziehen.

   Hinweis

   Wenn der importierte Beleg keine Zeilenspaltenüberschrift enthält, die Nr. entspricht, fahren Sie mit dem ersten Feld fort, das über eine entsprechende Zeilenspaltenüberschrift im Beleg verfügt (normalerweise Beschreibung). Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste, um in der Dokumentenvorschau ein orangefarbenes Kästchen um die Überschrift zu zeichnen.

   Beachten Sie jedoch, dass das Feld Nr. normalerweise obligatorisch ist (wie es in der Standardvorlage der Fall ist). Der Beleg kann nicht registriert werden, wenn dieses Feld keinen Wert enthält. In diesem Fall müssen Sie einen Wert in das Feld manuell eingeben. Das Gleiche gilt für alle anderen Felder, die auf der Vorlagenkarte auf Erforderlich gesetzt wurden.

7. Wiederholen Sie Schritt 6 oben für alle relevanten Felder, das heißt für alle Felder, die im Beleg eine passende Spaltenüberschrift haben. Alle Spaltenüberschriften im Zeilenbereich des Belegs sollten nun in der Dokumentenvorschau von orangefarbenen Kästchen umrahmt sein.
8. Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Felder erkennen. Die Werte unter den umrahmten Spaltenüberschriften werden jetzt automatisch für jede Zeile im Beleg in die entsprechenden Felder im Inforegister Zeilen übertragen.
9. Wählen Sie für jede Zeile die relevanten Werte in Übersetze nach Art und Übersetze nach Nr. aus, damit Document Capture die Kontoreferenzen des Kreditors in intern verwendbare Kontotypen und -nummern übersetzen kann.

Alle Belegzeilen sind jetzt erfasst und die Zeilenerkennung wurde automatisch für die zugeordnete Vorlage aktiviert.

So konfigurieren Sie die Zeilenerkennung

Wenn Sie die Zeilenerkennung für eine Dokumentvorlage wie oben beschrieben aktiviert haben, können Sie diese beliebig konfigurieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie im Belegjournal den Beleg aus, in dessen Vorlage Sie die Zeilenerkennung konfigurieren möchten.
2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Vorlage > Vorlagenkarte aus, um die Vorlagenkarte zu öffnen.
3. Auf dem Inforegister Allgemein ist Zeilen erkennen automatisch aktiviert, wenn Sie Zeilenfelder mit der Anleitung oben erfasst haben. Wenn Sie noch keine Zeilenfelder erfasst haben, aktivieren Sie Zeilen erkennen, um die Zeilenerkennung zu aktivieren. Dadurch werden die folgenden Konfigurationsfelder angezeigt:
   • Kreditor/Debitor verwendet gleiche Artikelnummern – aktivieren Sie diese Option, wenn Sie dieselben Artikelnummern wie der Kreditor verwenden.
   • Erste Tabellenzeile enthält Suchbegriffe – aktivieren Sie diese Option, wenn die oberste Zeile in der Belegzeilentabelle als Überschrift mit Suchtexten für jede Spalte verwendet werden soll (was normalerweise der Fall ist). Dies ist standardmäßig aktiviert, sobald Sie Zeilenfelder manuell erfassen.
   • Artikelpreise überprüfen – aktivieren Sie diese Option, wenn Sie die automatische Überprüfung der Artikelpreise in den Zeilen aktivieren möchten. Wenn diese Option aktiviert ist, vergleicht Document Capture automatisch die Artikelpreise aller erkannten Belegzeilen mit den berechneten Artikelpreisen des Kreditors.

   Hinweis

   Wenn ein erkannter Preis vom Artikelpreis des Kreditors abweicht, wird im Bemerkungsbereich des Belegjournals eine Warnung angezeigt. Die Preise werden nur überprüft, wenn keine zugehörigen Bestellungen vorliegen. Die Funktion berücksichtigt, ob für die geprüften Artikelnummern spezielle Kreditoreneinkaufspreise oder -rabatte gelten.

Siehe auch

Mit Papier- und PDF-Belegen arbeiten
Kopffelder in einem Beleg erfassen