Secure Archive einrichten
Secure Archive ist sowohl für Continia Document Capture als auch für Continia Expense Management verfügbar und muss für jede dieser Lösungen separat eingerichtet werden, je nachdem, ob Sie es für beide, eine oder keine der beiden Lösungen verwenden möchten. Die Einrichtungsverfahren sind sehr ähnlich und werden im Folgenden beschrieben.
Secure Archive für Document Capture
Um Secure Archive für Document Capture einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:
- Wählen Sie das Symbol
, geben Sie Document Capture Einrichtung ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link. - Wählen Sie im Inforegister Protokollierung und Secure Archive den Schalter Secure Archive aktivieren aus, um Secure Archive zu aktivieren. Dadurch wird auch automatisch Belegaktivitäten protokollieren aktiviert und eine Reihe neuer Felder wird angezeigt.
Tipp
Falls Sie die Protokollierung nur als unabhängige Funktion aktivieren möchten, wählen Sie einfach den Schalter Belegaktivitäten protokollieren aus und lassen Sie Secure Archive aktivieren deaktiviert. Sie können Secure Archive jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren, falls dies erforderlich ist.
- Geben Sie unter Belegaktivitäten protokollieren an, ob der Archivierungszeitraum auf Kalenderjahren oder Geschäftsjahren basieren soll. Der Standardwert sind Kalenderjahre.
- Geben Sie unter Minimaler Archivierungszeitraum die Mindestanzahl an Jahren an, die Document Capture Ihre Dokumente archivieren soll. Für einige Länder wird hier ein Standardwert angezeigt, der auf lokalen oder nationalen Gesetzen basiert. Sie können diesen jedoch nach Belieben ändern.
Hinweis
Der minimale Archivierungszeitraum ist der eingegebene Wert plus das aktuelle Jahr, was bedeutet, dass das aktuelle Kalender-/Geschäftsjahr nicht im eingegebenen Zeitraum enthalten ist. Wenn Sie also in Schritt 3 Kalenderjahre ausgewählt haben, Secure Archive am 1. Juli aktivieren und dann unter Minimaler Archivierungszeitraum den Wert 3 eingeben, beträgt der Archivierungszeitraum 3,5 Jahre.
Alle für die Buchhaltung verwendeten Document Capture-Dokumente werden nun automatisch in Secure Archive gespeichert und alle Belegaktivitäten werden systematisch protokolliert.
Secure Archive für Expense Management
Um Secure Archive für Expense Management einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:
- Wählen Sie das Symbol , geben Sie Expense Management Einrichtung ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
- Wählen Sie im Inforegister Protokollierung und Secure Archive den Schalter Secure Archive aktivieren aus, um Secure Archive zu aktivieren. Dadurch wird auch automatisch Belegaktivitäten protokollieren aktiviert und eine Reihe neuer Felder wird angezeigt.
Tipp
Falls Sie die Protokollierung nur als unabhängige Funktion aktivieren möchten, wählen Sie einfach den Schalter Belegaktivitäten protokollieren aus und lassen Sie Secure Archive aktivieren deaktiviert. Sie können Secure Archive jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren, falls dies erforderlich ist.
- Geben Sie unter Belegaktivitäten protokollieren an, ob der Archivierungszeitraum auf Kalenderjahren oder Geschäftsjahren basieren soll. Der Standardwert sind Kalenderjahre.
- Geben Sie unter Minimaler Archivierungszeitraum die Mindestanzahl an Jahren an, die Expense Management Ihre Dokumente archivieren soll. Für einige Länder wird hier ein Standardwert angezeigt, der auf lokalen oder nationalen Gesetzen basiert. Sie können diesen jedoch nach Belieben ändern.
Hinweis
Der minimale Archivierungszeitraum ist der eingegebene Wert plus das aktuelle Jahr, was bedeutet, dass das aktuelle Kalender-/Geschäftsjahr nicht im eingegebenen Zeitraum enthalten ist. Wenn Sie also in Schritt 3 Kalenderjahre ausgewählt haben, Secure Archive am 1. Juli aktivieren und dann unter Minimaler Archivierungszeitraum den Wert 3 eingeben, beträgt der Archivierungszeitraum 3,5 Jahre.
- Wenn Dokumente beim Import digital signiert werden sollen, stellen Sie sicher, dass Belege signieren aktiviert ist (dies ist die Standardeinstellung).
Alle für die Buchhaltung verwendeten Expense Management-Belege werden nun automatisch in Secure Archive gespeichert (und ggf. bei Import signiert) und alle Belegaktivitäten werden systematisch protokolliert.