Einkaufsgenehmigung aktivieren

• 29/08/2023
• 6 Minuten Lesedauer

Die meisten grundlegenden Einstellungen für die Beleggenehmigung in Continia Document Capture, wie zum Beispiel Einstellungen für Genehmigungsworkflows, erzwungene Genehmigung, Vier-Augen-Genehmigung sowie Genehmigungsprüfungen und -validierungen, können auf der Seite Document Capture Einrichtung bearbeitet werden. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie auf diese Einstellungen zugreifen und sie bearbeiten können und wie die Einkaufsgenehmigung aktiviert wird.

So aktivieren Sie die Einkaufsgenehmigung mit dem unterstützten Setup

Mit dem unterstützten Setup ist das Aktivieren der Einkaufsgenehmigung in Document Capture ganz einfach. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Unterstütztes Setup ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link, um die entsprechende Seite zu öffnen.
2. Wählen Sie unter Continia Document Capture die Option Genehmigungsworkflow einrichten aus, um das unterstützte Setup zu öffnen.
3. Wählen Sie Weiter und dann die Genehmigungsworkflows aus, die Sie einrichten möchten. Wählen Sie Weiter aus, um fortzufahren.
4. Wenn Sie Benutzer sofort als Genehmiger einrichten möchten, wählen Sie Continia Benutzereinrichtung aufrufen, um die Seite für die Benutzereinrichtung zu öffnen, und bearbeiten Sie dann die Benutzerliste nach Bedarf. Sie können dies auch später mit dieser Anleitung vornehmen.
5. Wenn Sie eine Reihe erweiterter Genehmigungseinstellungen sofort konfigurieren möchten, wählen Sie Genehmigungseinrichtung aus, um die Seite Document Capture Einrichtung / Einkaufsgenehmigungen zu öffnen, und nehmen Sie dann alle erforderlichen Änderungen vor. Sie können diese Einstellungen auch später mit der Anleitung unten vornehmen.
6. Wählen Sie Weiter > Beenden, um den Assistenten abzuschließen.

Sobald Sie das unterstützte Setup abgeschlossen haben, gehen Sie zur Seite Continia Lösungsverwaltung und aktivieren Sie das Modul Genehmigungen. Informationen hierzu finden Sie unter Continia Lösungsverwaltung verwenden.

So richten Sie die Einkaufsgenehmigung ein

Um die Document Capture-Einkaufsgenehmigung einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Document Capture Einrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie im Inforegister Allgemein unter Einkaufsgenehmigung das Feld rechts neben Status aus, um die Seite Document Capture Einrichtung / Einkaufsgenehmigungen zu öffnen.
3. Unter Allgemein können Sie die folgenden Arten von Genehmigungen und Genehmigungseinstellungen aktivieren, indem Sie die entsprechenden Schalter umschalten:
   • Bestellgenehmigung aktivieren
   • Reklamationsgenehmigung aktivieren
   • Genehmigung von Rechnungen aktivieren
   • Genehmigungsworkflow für Einkaufsgutschriften aktivieren
   • Genehmigung erzwingen zulassen – Informationen zum Aktivieren der erzwungenen Genehmigung finden Sie unter Genehmigung erzwingen.
   • Benutze Konten und Dimensionseinschränkungen bei der Freigabe – Informationen zum Konfigurieren von Konten- und Dimensionsberechtigungen für eine Gruppe oder einen Benutzer finden Sie unter Genehmigungsgruppen und Konten- und Dimensionsberechtigungen konfigurieren.
   • Auf Abwarten lassen – wenn Sie diese Einstellung aktivieren, wird den Genehmigern das Dialogfeld Abwarten entfernen nicht angezeigt, wenn sie Belege genehmigen, die auf Abwarten gesetzt wurden. Stattdessen wird der Abwartestatus während des gesamten Genehmigungsprozesses standardmäßig beibehalten.

   Tipp

   Wenn beispielsweise der Abwartestatus einer Rechnung entfernt wird, scheint die Rechnung bezahlt worden zu sein, obwohl dies in Wirklichkeit nicht der Fall ist. Durch die Aktivierung von Auf Abwarten lassen wird sichergestellt, dass Genehmiger den Abwartestatus nicht entfernen können, und es wird verhindert, dass sie solche unerwünschten Aktionen ausführen können.

4. Unter E-Mail Einrichtung können Sie die Benachrichtigungs-E-Mails anpassen, die an Genehmiger gesendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter So passen Sie Benachrichtigungs-E-Mails an.
5. Um die Vier-Augen-Genehmigung zu aktivieren, gehen Sie zu 4-Augen-Freigabe und wählen Sie entweder Erforderlich oder Erforderlich - beide in voller Höhe, je nachdem, was Sie bevorzugen. Die Vier-Augen-Genehmigung wird aktiviert, wodurch die folgenden zwei Felder bearbeitet werden können:
   1. 2ter. Genehmiger: Hier können Sie festlegen, ob der zweite Genehmiger manuell oder automatisch ausgewählt werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter Manuelle oder automatische Identifizierung des Genehmigers.
   2. 4-Augen Schwellenwert (MW): Wenn Sie in dieses Feld einen Betrag eingeben, wird die Vier-Augen-Genehmigung nur auf Rechnungen angewendet, die diesen Betrag in der Landeswährung überschreiten. Alle Rechnungen mit Werten, die darunter liegen, benötigen nur einen Genehmiger statt zwei.

   Hinweis

   Wenn die Beleggenehmigung durch einen Genehmigungsablaufcode initiiert wird, wird die Vier-Augen-Genehmigung nicht angewendet, selbst wenn sie hier aktiviert ist.

6. Wenn Sie möchten, dass Beträge und/oder Dimensionen während oder vor der Genehmigung überprüft werden (letzteres gilt nur für Dimensionen), gehen Sie zu Prüfungen und Validierungen und füllen Sie die Felder nach Bedarf aus.
7. Unter Einkaufszuordnung können Sie bei Bedarf die automatische oder manuelle Erstellung und Buchung von Einkaufszuordungsposten konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Einkaufszuordnungen einrichten.

Siehe auch

Genehmigungsgruppen
Continia Benutzereinrichtung für Genehmigungen
Vier-Augen-Genehmigung