Der Document Capture-Bereich im Business Central-Rollencenter
Continia Document Capture verbessert die Benutzeroberfläche und Funktionalität von Microsoft Dynamics 365 Business Central erheblich, indem einige der Standard-Rollencenter in Business Central erweitert werden. Dabei wird ein völlig neuer Bereich mit einer Reihe nützlicher Stapel und Aktionskacheln hinzugefügt, die Ihnen die Verarbeitung Ihrer eingehenden Belege erleichtern.
Dieser Bereich, Continia Document Capture Aktivitäten, ist in mehrere Gruppen von Stapeln unterteilt, von denen jede mehrere relevante Stapel oder Aktionskacheln enthält. Diese werden weiter unten im Abschnitt Der Bereich „Continia Document Capture Aktivitäten“ beschrieben.
Die folgenden Standard-Rollencenter in Business-Central werden mit diesem Bereich erweitert:
- Buchhalter (ACCOUNTANT)
- Buchhaltungs-Manager (ACCOUNTING MANAGER)
- Kreditorenkoordinator (AP COORDINATOR)
- Buchhalter (BOOKKEEPER)
- Geschäftsführer (BUSINESS MANAGER)
Hinweis
Außer den oben genannten Rollencentern, die standardmäßig mit dieser Funktionalität erweitert werden, können Continia-Partner den Bereich Continia Document Capture Aktivitäten auch beliebigen anderen Business Central-Rollencentern hinzufügen. Verwenden Sie hierfür die Seite 6085573 CDC Doc. Capture Activities. Wenn dies für Sie relevant ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Continia-Partner.
Der Bereich „Continia Document Capture Aktivitäten“
Der Bereich Continia Document Capture Aktivitäten im Rollencenter umfasst die folgenden fünf Stapelgruppen:
Jede dieser Stapelgruppen enthält mehrere relevante Stapel oder Aktionskacheln. Diese werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Die Gruppe „Belege“
Die Stapelgruppe Belege enthält vier Stapel und bietet einen Überblick darüber, wie viele Belege auf die OCR-Verarbeitung warten, wie viele zum Import und zur Registrierung bereit sind und wie viele Ihnen zugewiesen sind.
Wenn Sie Warten auf OCR oder Bereit zum Import auswählen, wird eine entsprechende Seite geöffnet, auf der alle Belegkategorien aufgeführt sind. In der Spalte Belege für OCR können Sie sehen, wie viele Belege für jede Kategorie auf die OCR-Verarbeitung warten. Wenn ein Beleg mit OCR verarbeitet wurde, wird er in die Spalte Belege für Import verschoben. Wenn bei der OCR-Verarbeitung ein Problem mit einem Beleg aufgetreten ist, wird dieser in die Spalte Fehlerhafte Belege verschoben, wo Sie ihn dann manuell verarbeiten müssen.
Tipp
Wenn Sie die Details der Belege in einer der Spalten anzeigen oder verschiedene Aktionen für einen der Belege ausführen möchten, wählen Sie die Nummer in der entsprechenden Spalte für die entsprechende Belegkategorie aus, um die Seite Belege anzeigen zu öffnen. Darin werden alle Belege in der ausgewählten Spalte und Kategorie aufgelistet sind. Auf dieser Seite können Sie nach einem bestimmten Beleg in der Liste suchen (Suchen), eine Datei öffnen, um sie außerhalb von Business Central anzuzeigen (Datei anzeigen), eine Datei vollständig löschen (Löschen) und eine OCR-verarbeitete Datei importieren (Datei importieren).
In der Spalte Von können Sie auch die E-Mail-Adresse des ursprünglichen Absenders eines Belegs anzeigen (normalerweise ein Kreditor), anstatt beispielsweise eine zwischengeschaltete E-Mail.
Durch Auswählen von Bereit zur Registrierung wird das Belegjournal geöffnet, wo importierte Belege verarbeitet und die darin enthaltenen Textinformationen erfasst werden. Hinweis: Wenn Sie über das Rollencenter so auf das Belegjournal zugreifen, heißt die geöffnete Seite Bereit zur Registrierung und nicht Belegjournal. Es handelt sich jedoch um das Belegjournal. Weitere Informationen zum Belegjournal und seiner Verwendung finden Sie unter Mit Papier- und PDF-Belegen arbeiten.
Durch Auswählen von Mir zugewiesen wird die Seite Mir zugewiesen geöffnet, auf der Sie Ihnen zugewiesene Belege anzeigen, bearbeiten und neu zuweisen sowie deren Zuweisung aufheben können. Die hier angezeigten Belege wurden Ihnen von Mitarbeitenden aus einem bestimmten Grund zugewiesen, z. B. weil Sie sich besser damit auskennen. Es handelt sich hierbei nicht um Belege, die genehmigt werden müssen.
Die Gruppe „Einkaufsgenehmigung - Rechnungen“
Die Stapelgruppe Einkaufsgenehmigung – Rechnungen ist für Einkaufsrechnungen vorgesehen und enthält drei Stapel. Sie bietet einen Überblick darüber, wie viele Rechnungen offen sind, wie viele zur Genehmigung bereit sind und wie viele freigegeben wurden.
Durch Auswählen von Offene Rechnungen wird eine entsprechende Seite geöffnet, auf der alle Rechnungen mit dem Status Offen aufgelistet sind. Die Seite Offene Rechnungen ist im Prinzip eine gefilterte Version der standardmäßigen Business Central-Seite Einkaufsrechnungen, da sie nur offene Rechnungen und keine Rechnungen mit anderem Status anzeigt.
Durch Auswählen von Rechnungen zur Genehmigung wird eine entsprechende Seite geöffnet, auf der alle Rechnungen mit dem Status Genehmigung ausstehend aufgelistet sind. Wie die oben beschriebene Seite Offene Rechnungen ist die Seite Rechnungen zur Genehmigung im Prinzip eine gefilterte Version der standardmäßigen Business Central-Seite Einkaufsrechnungen, da sie nur Rechnungen mit ausstehender Genehmigung und keine Rechnungen mit anderem Status anzeigt.
Durch Auswählen von Freigegebene Rechnungen wird eine entsprechende Seite geöffnet, auf der alle Rechnungen mit dem Status Freigegeben aufgelistet sind. Wie die oben beschriebenen Seiten Offene Rechnungen und Rechnungen zur Genehmigung ist die Seite Freigegebene Rechnungen im Prinzip eine gefilterte Version der standardmäßigen Business Central-Seite Einkaufsrechnungen, da sie nur Rechnungen anzeigt, die für die nächste Verarbeitungsstufe freigegeben wurden, und keine Rechnungen mit anderem Status.
Hinweis
Weitere Informationen zur standardmäßigen Business Central-Funktionalität für Einkaufsrechnungen im Zusammenhang mit den oben beschriebenen Seiten finden Sie unter Einkauf (Microsoft-Seite). Weitere allgemeine Informationen über die Einkaufsgenehmigung finden Sie unter Überblick über Einkaufsgenehmigung.
Die Gruppe „Einkaufsgenehmigung - Gutschriften“
Die Stapelgruppe Einkaufsgenehmigung – Gutschriften ist für Gutschriften vorgesehen und enthält drei Stapel. Sie bietet einen Überblick darüber, wie viele Gutschriften offen sind, wie viele zur Genehmigung bereit sind und wie viele für den nächsten Verarbeitungsschritt freigegeben wurden.
Durch Auswählen von Offene Gutschriften wird eine entsprechende Seite geöffnet, auf der alle Gutschriften mit dem Status Offen aufgelistet sind. Die Seite Offene Gutschriften ist im Prinzip eine gefilterte Version der standardmäßigen Business Central-Seite Einkaufsgutschriften, da sie nur offene Gutschriften und keine Gutschriften mit anderem Status anzeigt.
Durch Auswählen von Gutschriften zur Genehmigung wird eine entsprechende Seite geöffnet, auf der alle Gutschriften mit dem Status Genehmigung ausstehend aufgelistet sind. Wie die oben beschriebene Seite Offene Gutschriften ist die Seite Gutschriften zur Genehmigung im Prinzip eine gefilterte Version der standardmäßigen Business Central-Seite Einkaufsgutschriften, da sie nur Gutschriften mit ausstehender Genehmigung und keine Gutschriften mit anderem Status anzeigt.
Durch Auswählen von Freigegebene Gutschriften wird eine entsprechende Seite geöffnet, auf der alle Gutschriften mit dem Status Freigegeben aufgelistet sind. Wie die oben beschriebenen Seiten Offene Gutschriften und Gutschriften zur Genehmigung ist die Seite Freigegebene Gutschriften im Prinzip eine gefilterte Version der standardmäßigen Business Central-Seite Einkaufsgutschriften, da sie nur Gutschriften anzeigt, die für die nächste Verarbeitungsstufe freigegeben wurden, und keine Gutschriften mit anderem Status.
Hinweis
Weitere Informationen zur standardmäßigen Business Central-Funktionalität für Gutschriften im Zusammenhang mit den oben beschriebenen Seiten finden Sie unter Einkauf (Microsoft-Seite). Weitere allgemeine Informationen über die Einkaufsgenehmigung finden Sie unter Überblick über Einkaufsgenehmigung.
Die Gruppe „Einkaufsverträge“
Mit der Stapelgruppe Einkaufsverträge werden Einkaufsverträge verwaltet und sie enthält vier Stapel. Sie bietet einen Überblick darüber, wie viele Verträge Sie insgesamt haben, wie viele vor Kurzem hätten überprüft werden sollen, wie viele bereits vor einiger Zeit hätten überprüft werden müssen und jetzt überfällig sind und wie viele vom Prüfer überprüft und zurückgesendet wurden.
Durch Auswählen einer der vier Stapel Alle, Überprüfung fällig, Überfällig oder Überprüfung eingereicht wird die Seite Einkaufsverträge geöffnet. Der Name und die Filterung sind je nach Auswahl unterschiedlich; das Gesamtlayout ist jedoch immer gleich. In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Aktionen beschrieben, die in der Aktionsleiste dieser Seite für alle vier Stapel verfügbar sind:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Neu | Wählen Sie diese Aktion, um einen neuen Einkaufsvertrag zu erstellen. |
| Verwalten | Wählen Sie diese Aktion, um einen bestehenden Einkaufsvertrag anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu löschen. |
| Start | Wählen Sie diese Option aus, um verschiedene Aktionen für die Überprüfung von Einkaufsverträgen durchzuführen:
Hinweis: Sie müssen ein Einkaufsvertragsadministrator sein, um alle Aktionen mit Ausnahme von Überprüfung einreichen ausführen zu können. |
| Vertrag | Wählen Sie diese Option, um den Einkaufsvertrag zu bearbeiten:
|
| Aktionen | Wählen Sie diese Option aus, um zusätzliche Aktionen auszuführen:
|
Weitere allgemeine Informationen über Einkaufsverträge finden Sie unter Überblick über Einkaufsverträge.
Die Gruppe „Aktionen“
Die Stapelgruppe Aktionen enthält fünf Aktionskacheln, mit denen Sie verschiedene Aufgaben und Vorgänge ausführen können:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Beleg senden | Wählen Sie diese Aktion aus, um eine Seite mit einer Liste von E-Mail-Adressen für die jeweilige Belegkategorie zu öffnen. Um einen Beleg in Document Capture zu importieren, wählen Sie eine E-Mail-Adresse aus der Liste aus (möglicherweise möchten Sie die Seite vergrößern), und senden Sie dann eine E-Mail mit dem entsprechenden Beleg als Anhang an die ausgewählte E-Mail-Adresse. Weitere Informationen finden Sie unter Belege importieren (im Abschnitt „Per E-Mail“). |
| Dateien importieren | Wählen Sie diese Aktion aus, um alle Dateien aus dem Stapel Bereit zum Import in der Stapelgruppe Belege zu importieren. Die Dateien werden dann in den Stapel Bereit zur Registrierung verschoben. Weitere Informationen finden Sie unter Belege importieren (im Abschnitt „Per E-Mail“). |
| Beleg suchen | Wählen Sie diese Option, um in allen PDF- und XML-Belegen nach einem bestimmten Text zu suchen. Es werden alle Textinhalte in den Belegen durchsucht, unabhängig davon, ob der Text erfasst wurde oder nicht. Mit Posten finden werden alle Einträge gefunden, die sich auf die von Ihnen gesuchte Transaktion beziehen, einschließlich nicht gebuchter Belege (z. B. Rechnungen, deren Genehmigung noch aussteht oder die noch nicht registriert wurden). |
| Status E-Mail an Genehmiger senden | Wählen Sie diese Aktion aus, um eine E-Mail-Benachrichtigung an alle Genehmiger zu senden, die ausstehende Genehmigungsanforderungen haben. Weitere Informationen finden Sie unter So senden Sie Status-E-Mails manuell. |
| Purchase Contract Status E-Mail senden | Wählen Sie diese Aktion aus, um eine E-Mail-Benachrichtigung an alle Prüfer von Einkaufsverträgen zu senden, deren Verträge zur Prüfung anstehen. |