Automatischen Abgleich konfigurieren

• 15/12/2022
• 6 Minuten Lesedauer

Continia Document Capture kann eingehende Rechnungen und Gutschriften automatisch mit den entsprechenden Belegen abgleichen. Dies kann entweder als vollautomatischer Prozess (der durch Felderkennung und andere Aktionen initiiert wird) oder manuell nach Bedarf durchgeführt werden. Wenn Automatischer Abgleich beim Einrichten gemäß der Anleitung unten aktiviert wurde, ist der Abgleich ein vollautomatischer Prozess, der immer bei den folgenden Aktionen ausgelöst wird:

• Beim Import von Belegen
• Beim Auswählen von Start > Felder erkennen im Belegjournal
• Beim Bearbeiten eines der folgenden Felder im Abschnitt Belegkopf im Belegjournal:
  • Betrag, netto
  • Bestellnummer
  • Währung
  • Kred.-Lieferungsnr. (standardmäßig nicht sichtbar)
  • Kreditoren-Bestellnr. (standardmäßig nicht sichtbar)

Der automatische Abgleich wird in der entsprechenden Vorlage konfiguriert. Daher gelten alle Abgleichsregeln, die Sie für eine bestimmte Vorlage einrichten, für alle Belege, für die diese Vorlage verwendet wird.

So richten Sie automatischen Abgleich ein

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

2. Um die Kategorie für Einkaufsbelege zu öffnen, wählen Sie die Zeile EINKAUF (nicht den Code EINKAUF), und wählen Sie dann Bearbeiten in der Aktionsleiste.

3. Wählen Sie auf der Seite Belegkategorie im Inforegister Vorlagen die Vorlage aus, die Sie konfigurieren möchten.

4. Wählen Sie in der Titelleiste des Inforegisters Bearbeiten aus, um die Vorlagenkarte zu öffnen.

5. Aktivieren Sie im Inforegister Einkaufsbelege unter Bestellabgleich den Schalter Automatischer Abgleich, wenn Belege beim Belegimport, bei der Felderkennung oder einem der anderen oben genannten Szenarien vollautomatisch abgeglichen werden sollen.

   Hinweis

   Wenn diese Funktion nicht aktiviert ist, müssen Sie den automatischen Abgleich für jeden Beleg selbst manuell auslösen. Weitere Informationen finden Sie unter Automatischen Abgleich ausführen.

6. Füllen Sie alle weiteren Felder unter Bestellabgleich nach Bedarf aus. Um automatischen Abgleich zu aktiveren, muss unter Rechnung abgleichen mit und/oder Gutschrift abgleichen mit eine andere Option als Nein ausgewählt sein:

   
   

   Feld	Beschreibung
   Rechnung abgleichen mit	Mit diesem Feld können Sie angeben, mit welchen Belegarten Rechnungen abgeglichen werden sollen. Rechnungen können mit Lieferungen, Bestellungen oder beidem abgeglichen werden. Wenn Sie Nein auswählen, bleibt der automatische Abgleich von Rechnungen deaktiviert. Hinweis Wenn Sie Bestellungen oder Lieferungen und Bestellungen auswählen, wird jede Bestellung, die teilweise mit einer Rechnung abgeglichen ist, gesperrt, bis die Rechnung gebucht wurde. Dies bedeutet, dass Sie keine zusätzlichen Waren oder Dienstleistungen für diese Bestellung erhalten oder in Rechnung stellen können, bis die entsprechende Rechnung gebucht wurde. Dies gilt auch für Gutschriften, jedoch mit Reklamationen anstelle von Bestellungen – siehe Gutschrift abgleichen mit unten. Diese Einschränkung wurde als Sicherheitsmaßnahme implementiert, um sicherzustellen, dass die Bestellung (oder Reklamation) nicht plötzlich vollständig gebucht wird und die ursprünglich abgeglichene Rechnung (oder Gutschrift) nicht mehr gebucht werden kann.
   Gutschrift abgleichen mit	Mit diesem Feld können Sie angeben, mit welchen Belegarten Gutschriften abgeglichen werden sollen. Gutschriften können mit Rücklieferungen, Reklamationen oder beidem abgeglichen werden. Wenn Sie Nein auswählen, bleibt der automatische Abgleich von Gutschriften deaktiviert. Für die Optionen Reklamationen und Rücklieferungen und Reklamationen beachten Sie ebenfalls den Hinweis unter Rechnung abgleichen mit oben.
   Max. erlaubter Abweichungsbetrag (MW)	Mit diesem Feld können Sie Abweichungen berücksichtigen, die als fester Betrag in der lokalen Währung angegeben werden. So können Belege auch dann automatisch abgeglichen werden können, wenn ihre jeweiligen Beträge nicht übereinstimmen, vorausgesetzt, dass die Abweichung innerhalb des hier definierten Abweichbetrags liegt.
   Max. erlaubte Abweichung %	Mit diesem Feld können Sie Abweichungen berücksichtigen, die als Prozentsatz des Gesamtbetrags der Rechnung/Gutschrift angegeben werden. So können Belege auch dann automatisch abgeglichen werden, wenn ihre jeweiligen Beträge nicht übereinstimmen, vorausgesetzt, dass die Abweichung innerhalb des hier definierten Abweichprozentwerts liegt.
   Abweichungsbuchungskonto	In diesem Feld können Sie das Sachkonto auswählen, auf das die Beträge der Abweichungszeilen gebucht werden. Eine Abweichungszeile ist eine Zeile, die automatisch in einer Rechnung oder Gutschrift erstellt wird, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung/Gutschrift vom Gesamtbetrag des entsprechenden Belegs abweicht. Abweichungszeilen werden jedoch nur erstellt, wenn die Betragsdifferenz innerhalb der Abweichung liegt, die Sie in den Feldern Max. erlaubter Abweichungsbetrag (MW) und/oder Max. erlaubte Abweichung % oben festgelegt haben.
   Zugeordnete Kopfdimensionen kopieren	Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, kopiert Document Capture die Kopfdimensionen eines abgeglichenen Belegs in die Rechnung oder Gutschrift, mit der dieser abgeglichen wird. Dies erfolgt automatisch beim Registrieren der Rechnung oder Gutschrift.

Siehe auch

Automatischer Belegabgleich
Umgang mit Abweichungen, einschließlich Teilabgleich