Secure Archive
| Funktion | Öffentliche Vorschau | Allgemeine Verfügbarkeit Online |
|---|---|---|
| Secure Archive | - |  Okt. 2023 |
Vorteile
Secure Archive ist eine Lösung für die sichere Speicherung digitaler Dokumente, die weltweit immer mehr an Bedeutung zunimmt und die relevanten gesetzlichen Anforderungen erfüllt. In diesem Archiv werden Ihre elektronischen Dokumente für die Buchhaltung in ihrer ursprünglichen Form sicher aufbewahrt und alle Dokumentenaktivitäten jederzeit protokolliert. Sie können sich so darauf verlassen, dass die Originalität, Rückverfolgbarkeit und Compliance der Dokumente in Ihrem Unternehmen gesichert sind.
Details zur Funktion
Secure Archive bewahrt und gewährleistet die Integrität der eingehenden digitalen Dokumente, die Ihr Unternehmen für die Buchhaltung verwendet. Sobald die Dokumente in Document Capture oder Expense Management eingehen, werden sie über den von Ihnen definierten Archivierungszeitraum hinweg sicher aufbewahrt und vor versehentlichem Löschen und unerwünschten Änderungen geschützt. Während des gesamten Prozesses unterliegt Secure Archive den geltenden gesetzlichen Anforderungen.
Jedes in Secure Archive gespeicherte Dokument kann für die Dauer des angegebenen Archivierungszeitraums vollständig nachverfolgt werden. Das Archiv bietet Ihnen eine eindeutige und vollständige Aufzeichnung der Finanzdokumente, die Sie mit Document Capture und/oder Expense Management verarbeiten, und ist jederzeit abrufbar. Dieses Maß an Rückverfolgbarkeit kann unter anderem bei Audits, Compliance-Prüfungen und Finanzbewertungen nützlich sein.
Secure Archive verfügt außerdem über eine integrierte Protokollierungsfunktion, die automatisch jeden Schritt bei der Verarbeitung Ihrer Finanzdokumente aufzeichnet, vom Eingang bis zur Buchung. Dies gewährleistet Transparenz und Verantwortlichkeit in Bezug auf Ihre Finanzprozesse und erleichtert es, den Verlauf und den Status aller Dokumente nachzuverfolgen. Wenn Sie möchten, können Sie diese Protokollierungsfunktion auch unabhängig von Secure Archive aktivieren, was Ihnen volle Flexibilität bietet.
Mit Secure Archive haben Document Capture and Expense Management in Deutschland die Zertifizierung als revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem gemäß den Anforderungen des Prüfverfahrens "PK-DML ready" ("AC-DMS ready") erhalten): VOI Compliance-Zertifikat.
Weitere Informationen finden Sie unter Secure Archive und Secure Archive einrichten.