Betragsverteilungscodes verwenden

• 03/02/2023
• 18 Minuten Lesedauer

Ein Betragsverteilungscode ist ein Code, der den Betrag eines Belegs automatisch auf mehrere Zeilen verteilt, wenn der Beleg in Microsoft Dynamics 365 Business Central Ihren Einstellungen entsprechend erstellt wird. Mit solchen Codes können Sie festlegen, wie der Betrag einer eingehenden Rechnung oder Gutschrift bei der Belegerstellung in Zeilen aufgeteilt werden soll und welche Konten, Beträge und Dimensionen auf jede neu erstellte Belegzeile angewendet werden sollen. Der Betrag jeder Belegzeile kann entweder ein fester Betrag oder ein Prozentsatz des erkannten Belegbetrags sein, je nachdem, wie Sie dies definiert haben.

Um Betragsverteilungscodes einzurichten, folgen Sie der Anleitung unter So erstellen Sie Betragsverteilungscodes weiter unten.

Sobald Sie einen oder mehrere Betragsverteilungscodes eingerichtet haben, können diese auf Belege angewendet werden. Betragsverteilungscodes können mit den folgenden drei Methoden angewendet werden:

• Automatische Anwendung mit einer Belegvorlage
• Manuelle Anwendung im Belegjournal bei der Belegregistrierung
• Aktivierung im jeweiligen Beleg nach der Registrierung, entweder direkt in Business Central oder über das Continia Web Approval Portal

So erstellen Sie Betragsverteilungscodes

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Standard Betragsverteilungscodes ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Liste bearbeiten aus.

3. Wählen Sie in der Tabelle eine leere Zeile aus und geben Sie dann in der Spalte Code den Namen des Codes ein, den Sie erstellen möchten.

4. Optional: Geben Sie in der Spalte Beschreibung eine Beschreibung des Codes ein, den Sie erstellen.

5. Wählen Sie in der Spalte Aktiviert für Einkauf eine der folgenden Optionen aus:

   • Wählen Sie Ja für alle Kreditoren, wenn der Code auf alle eingehenden Belege angewendet werden soll.
   • Wählen Sie Ja für ausgewählte Kreditoren, wenn der Code nur auf Belege bestimmter Kreditoren angewendet werden soll.

6. Wenn Sie oben in Schritt 5 Ja für ausgewählte Kreditoren ausgewählt haben, wählen Sie in der Aktionsleiste Kreditoren. Wählen Sie auf der Seite, die geöffnet wird, in der Tabellenspalte Kreditorennr. einen Kreditor aus, auf dessen Belege der Code angewendet werden soll. Gehen Sie zu einer neuen Zeile und wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Kreditoren. Schließen Sie dann die Seite, um zur Hauptseite Standard Betragsverteilungscodes zurückzukehren.

7. Wählen Sie in der Aktionsleiste Bearbeiten, um die Standard Betragsverteilungscode Karte zu öffnen.

8. Optional: Aktivieren Sie im Inforegister Allgemein die Option Nach Dimensionen verteilen, wenn Belegbeträge entsprechend den Dimensionen in mehrere Zeilen aufgeteilt werden sollen und die vorhandene Kontonummer für alle erstellten Zeilen beibehalten wird.

   Wichtig

   Diese Funktion ist ab Document Capture 2023 R1 (11.00) verfügbar.

   Wenn der Belegbetrag in mehrere Zeilen aufgeteilt wird, wird den Zeilen automatisch die Kontonummer zugewiesen, die ursprünglich dem Beleg zugewiesen wurde. Aus diesem Grund können Sie die Felder Art und Nr. bei Aktivierung von Nach Dimensionen verteilen nicht bearbeiten. Sie können Nach Dimensionen verteilen nur anwenden, wenn Sie Betragsverteilungscodes im jeweiligen Beleg nach der Registrierung aktivieren – die anderen beiden Methoden, d. h. die automatische Anwendung mit einer Belegvorlage und die manuelle Anwendung im Belegjournal schlagen beide fehl.

9. Wählen Sie im Inforegister Zeilen eine Zeile in der Tabelle aus, und füllen Sie dann die Tabellenfelder nach Bedarf aus.

   • Art: Wählen Sie den Kontotyp aus, auf den der Betrag dieser Zeile gebucht werden soll.

   • Nr.: Wählen Sie die Nummer des Kontos aus, auf das der Betrag dieser Zeile gebucht werden soll.

   • Beschreibung: Geben Sie eine beliebige Beschreibung der Zeile ein.

   • Verteilung %: Geben Sie den Prozentsatz des erkannten Belegbetrags an, der auf diese Zeile angewendet werden soll.

   • Einstandspreis: Geben Sie den festen Betrag ein, den Sie dieser Zeile zuweisen möchten.

   • [Globale Dimensionen 1 und 2]: Geben Sie den bzw. die Dimensionswert(e) ein, den/die Sie dieser Zeile zuweisen möchten.

   Hinweis

   Es werden nur die beiden vorkonfigurierten globalen Dimensionen als Spalten in der Tabelle angezeigt, und Sie können nur Werte für diese beiden Dimensionen direkt in der Tabelle hinzufügen und anzeigen. Sie können jedoch problemlos weitere Dimensionen und Werte mit den folgenden Schritten hinzufügen: Wählen Sie die entsprechende Zeile aus, wählen Sie Zeile > Dimensionen, um die Seite Bearbeiten zu öffnen, und wählen Sie dann einen Dimensionscode und einen Dimensionswertcode in der Tabelle aus. Sie können der Tabelle auf der Seite Bearbeiten beliebig viele Zeilen für Dimensionen hinzufügen. Wählen Sie dann Schließen, um zur Standard Betragsverteilungscode Karte zurückzukehren. Ihre Dimensionscodes und -werte wurden jetzt der ausgewählten Zeile zugewiesen, auch wenn sie in der Tabelle nicht sichtbar sind.

10. Um eine weitere Belegzeile hinzuzufügen, wählen Sie eine neue Zeile in der Tabelle aus und füllen Sie die Felder nach Bedarf aus. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle Zeilen eingerichtet haben, die beim Erstellen des Belegs in Business Central automatisch erstellt werden sollen.

    Tipp

    In jeder Zeile können Sie entweder Verteilung % oder Einstandspreis angeben, jedoch nicht beides gleichzeitig. Wenn Sie Verteilung % verwenden, müssen die Werte, die Sie für alle Zeilen eingeben, insgesamt 100 % ergeben. Wenn sich die Werte auf weniger (oder mehr) als 100 % summieren, werden diese Prozentsätze auf den jeweiligen Beleg angewendet und der ursprüngliche Belegbetrag wird überschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Vom Belegbetrag abweichende Betragsverteilungscodewerte.

Sie haben jetzt einen Betragsverteilungscode mit der Beschreibung eingerichtet, die Sie in Schritt 3 angegeben haben. Sobald dieser Code auf einen importierten Beleg angewendet und dieser Beleg in Business Central erstellt wird, wird der Betrag des Belegs in die Anzahl der Zeilen aufgeteilt, die Sie in den Schritten 9–10 auf der Standard Betragsverteilungscode Karte angegeben haben. Außerdem werden die von Ihnen angegebenen Konten und Dimensionswerte automatisch bei der Belegerstellung angewendet.

Beispiele, wie verschiedene Codes bei der Anwendung implementiert werden, finden Sie unter Beispiele für die Anwendung von Betragsverteilungscodes weiter unten.

So wenden Sie Betragsverteilungscodes mit einer Vorlage an

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Um die Kategorie für Einkaufsbelege zu öffnen, wählen Sie die Zeile EINKAUF (nicht den Code EINKAUF) und dann Bearbeiten in der Aktionsleiste, um die Karte Belegkategorie zu öffnen.
3. Wählen Sie im Inforegister Vorlagen die Vorlage in der Liste aus, die Sie konfigurieren möchten, und wählen Sie dann Verwalten > Bearbeiten aus, um die Vorlagenkarte zu öffnen.
4. Optional: Wählen Sie im Inforegister Felder die Option Verwalten > Vorlagenfeld hinzufügen aus, um die Liste Vorlagenfelder zu öffnen. Wählen Sie dann das gewünschte Betragsfeld aus, auf das ein Betragsverteilungscode angewendet werden soll.
5. Wählen Sie in der Aktionsleiste Zugehörig > Vorlage > Übersetzungen > Buchungseinrichtung aus, um die Seite Buchungseinrichtung zu öffnen.
6. Wählen Sie in der Liste das Feld aus, auf das Sie einen Betragsverteilungscode anwenden möchten (normalerweise Betrag, netto) oder eine ähnliche Option.
7. Wählen Sie in der Spalte Übersetze nach Art die Option Betragsverteilungscode aus.
8. Wählen Sie in der Spalte Übersetze nach Nr. den Betragsverteilungscode aus, den Sie anwenden möchten.

Der ausgewählte Betragsverteilungscode wird jetzt auf alle Belege angewendet, die diese Vorlage verwenden.

So wenden Sie Betragsverteilungscodes manuell bei der Registrierung an

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie den Code der entsprechenden Belegkategorie, zum Beispiel EINKAUF, um das Belegjournal zu öffnen.
3. Wählen Sie in der Liste den Beleg aus, auf den Sie einen Betragsverteilungscode anwenden möchten.
4. Wählen Sie unter Belegkopf die drei Punkte rechts neben dem Feld Kontoart aus, um die Seite Kontoarten zu öffnen.
5. Wählen Sie in der Liste der Kontotypen Betragsverteilungscode und dann Schließen aus, um zum Belegjournal zurückzukehren.
6. Wählen Sie unter Belegkopf die drei Punkte rechts neben dem Feld Kontonr. aus, um die Seite Standard Betragsverteilungscodes zu öffnen.
7. Wählen Sie in der Liste den Code aus, den Sie anwenden möchten, und wählen Sie dann OK, um zum Belegjournal zurückzukehren.
8. Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie den Code als Standardkonto für das primäre Betragsfeld konfigurieren möchten. Wählen Sie je nach Präferenz Ja oder Nein, um das Dialogfeld zu schließen.

Der ausgewählte Betragsverteilungscode wird jetzt auf den Beleg angewendet, sobald Sie den Beleg in Business Central registrieren.

Betragsverteilungscodes in registrierten Belegen aktivieren

Sie können einen Betragsverteilungscode für einen Beleg aktivieren, auch nachdem der Beleg registriert wurde. Dies kann entweder in Business Central oder über das Continia Web Approval Portal erfolgen. Im Folgenden werden beide Methoden am Beispiel von Rechnungen beschrieben.

So aktivieren Sie Codes in Business Central

1. Wählen Sie im Rollencenter im Navigationsmenü oben Einkauf > Einkaufsrechnungen aus.
2. Wählen Sie in der Liste die offene Rechnung aus, für die Sie einen Betragsverteilungscode aktivieren möchten. Die Seite Einkaufsrechnung wird geöffnet.
3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Aktionen > Funktion > Hole Std. Betragsverteilungscodes....
4. Wählen Sie auf der Seite, die sich öffnet, unter Verteilungscode den Code aus, den Sie anwenden möchten.
5. Geben Sie unter Zeilen an, ob Sie die vorhandenen Rechnungszeilen durch die Zeilen ersetzen möchten, die durch den Betragsverteilungscode hinzugefügt werden, oder ob Sie die vorhandenen Rechnungszeilen beibehalten und die Zeilen des Betragsverteilungscodes zusätzlich hinzufügen möchten.
6. Das Feld Betrag für Verteilung wird basierend auf den Daten der ausgewählten Rechnung automatisch ausgefüllt. Sie können den angezeigten Betrag jedoch bei Bedarf bearbeiten.
7. Wählen Sie OK, wenn Sie fertig sind

Die Rechnung wird dann mit den Änderungen des angewendeten Betragsverteilungscodes aktualisiert.

So aktivieren Sie Codes im Web Approval Portal

1. Wählen Sie in der Liste den Beleg aus, für den Sie einen Betragsverteilungscode aktivieren möchten. Die Seite für den Beleg wird geöffnet.
2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Vorlage verwenden aus, um die Seite Vorlage verwenden zu öffnen.
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü oben den Code aus, den Sie anwenden möchten.
4. Geben Sie unter dem Dropdown-Menü an, ob Sie die vorhandenen Rechnungszeilen durch die Zeilen ersetzen möchten, die durch den Betragsverteilungscode hinzugefügt wurden, oder ob Sie die vorhandenen Rechnungszeilen beibehalten und die Zeilen Betragsverteilungscodes zusätzlich hinzufügen möchten.
5. Das Feld Betrag für Verteilung wird basierend auf den Daten des ausgewählten Belegs automatisch ausgefüllt. Sie können den angezeigten Betrag jedoch bei Bedarf bearbeiten.
6. Wählen Sie Weiter, wenn Sie fertig sind.

Die Rechnung wird dann mit den Änderungen des angewendeten Betragsverteilungscodes aktualisiert.

Beispiele für die Anwendung von Betragsverteilungscodes

Sobald ein Betragsverteilungscode auf einen Beleg angewendet wird, wird der Belegbetrag unabhängig von der verwendeten Methode in Zeilen aufgeteilt, wie von Ihnen festgelegt. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele.

Standardeinrichtung

Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel, bei dem die Standard Betragsverteilungscode Karte für einen Betragsverteilungscode mit der Bezeichnung Büro eingerichtet ist:

Wenn dieser Betragsverteilungscode auf eine Rechnung mit einem importierten Betrag von 200 $ ohne Mehrwertsteuer angewendet wird, werden der Rechnung automatisch die folgenden drei Zeilen hinzugefügt:

Der Rechnungsbetrag wurde hier gemäß den angegebenen Prozentsätzen auf die Zeilen verteilt und die richtigen Konten und Dimensionswerte (in diesem Fall unterschiedliche Abteilungscodes) wurden auf die Zeilen angewendet, wie beim Einrichten angegeben.

Abweichungen zwischen Werten von Betragsverteilungscodes und Belegbeträgen

Im Abschnitt So erstellen Sie Betragsverteilungscodes wird darauf hingewiesen, dass die Werte für Verteilung % insgesamt 100 % ergeben müssen. Dies ist auch im obigen Beispiel veranschaulicht. Wenn sich die Werte jedoch auf weniger (oder mehr) als 100 % summieren, werden diese Prozentsätze auf den jeweiligen Beleg angewendet und der ursprüngliche Belegbetrag wird überschrieben. Hier ist ein Beispiel:

Wenn dieser Betragsverteilungscode auf eine Rechnung mit einem importierten Betrag von 200,00 $ ohne Mehrwertsteuer angewendet wird, werden der Rechnung die folgenden drei Zeilen hinzugefügt:

Der Gesamtbetrag beträgt jetzt 180,00 $ ohne Mehrwertsteuer (genau 90 % des importierten Betrags von 200,00 $), der dann in drei Zeilen mit jeweils 30 % des Gesamtbetrags aufgeteilt wurde.

Gemischte Betragsverteilungscodewerte

Im Abschnitt So erstellen Sie Betragsverteilungscodes wird darauf hingewiesen, dass Sie nicht gleichzeitig Verteilung % und Einstandspreis beim Erstellen von Betragsverteilungscodes verwenden können. Wenn Sie jedoch für einen Code mehrere Zeilen einrichten, können Sie beide Optionen über mehrere Zeilen verteilt verwenden. Dies wird im folgenden Beispiel veranschaulicht:

Wenn dieser Betragsverteilungscode auf eine Rechnung mit einem importierten Betrag von 200,00 $ ohne Mehrwertsteuer angewendet wird, werden der Rechnung die folgenden drei Zeilen hinzugefügt:

Der Prozentsatz in Verteilung % wird erst angewendet, wenn die beiden Einstandspreis-Beträge vom importierten Betrag abgezogen wurden: (200 – 50 – 50) × 0,25 = 25.