Belege zu anderen Mandanten verschieben

  • 13/09/2023
  • 5 Minuten Lesedauer

Wenn Sie in Microsoft Dynamics 365 Business Central mehrere Mandanten eingerichtet haben, müssen Sie möglicherweise manchmal einen Beleg in Continia Document Capture von einem Mandanten zu einem anderen verschieben. Dies kann erforderlich sein, wenn Sie Document Capture so eingerichtet haben, dass alle Belege in einen bestimmten Mandanten importiert werden, oder wenn jemand versehentlich einen Beleg an den falschen Mandanten sendet.

Einige Unternehmen bitten ihre Kreditoren beispielsweise, alle Einkaufsrechnungen an dieselbe E-Mail-Adresse zu senden. Von dieser Adresse aus können die Unternehmen die Belege dann manuell an die vorgesehenen Empfängermandanten verteilen. In Fällen, in denen ein manuelles Verschieben erforderlich ist, kann die unten beschriebene manuelle Methode angewendet werden.

Es ist auch möglich, eingehende Belege automatisch zu anderen Mandanten zu verschieben. Dies wird weiter unten beschrieben.

Bei App-Versionen von Business Central wird die Kreditor- und Felderkennung automatisch für jeden Beleg durchgeführt, der von einem Mandanten zu einem anderen verschoben wird, unabhängig davon, welche der beiden Methoden Sie verwenden.

Wichtig

Sie können einen Beleg nur von einem Mandanten zu einem anderen verschieben, wenn beide Mandanten genau denselben Belegkategorienamen verwenden. Wenn sich die Bezeichnungen der Kategorien auch nur geringfügig unterscheiden, schlägt das Verschieben fehl.

Belege manuell zu anderen Mandanten verschieben

Hinweis

Die folgende Anleitung setzt voraus, dass Sie in Business Central mindestens zwei Mandanten eingerichtet haben. Andernfalls ist das Feld Verschiebe in Mandant nicht verfügbar. Außerdem muss Document Capture in allen Mandanten, zwischen denen Sie Belege verschieben möchten, installiert, aktiviert und korrekt eingerichtet sein.

Um einen Beleg manuell von einem Mandanten zu einem anderen zu verschieben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie das Symbol Search, geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Wählen Sie den Code der entsprechenden Belegkategorie, zum Beispiel EINKAUF, um das Belegjournal zu öffnen.
  3. Wählen Sie in der Belegliste den Beleg aus, den Sie verschieben möchten. Wählen Sie die Belegzeile aus, nicht die Nummer in der Spalte Nr., da dadurch die Dokumentenkarte geöffnet wird.
  4. Wählen Sie in der Aktionsleiste Aktionen > Funktion > Verschiebe in Mandant.
  5. Wählen Sie auf der Seite Verschiebe in Mandant in der Spalte Name den Namen des Mandanten aus, zu dem Sie den ausgewählten Beleg verschieben möchten.
  6. Wenn der Beleg verschoben wurde, wird dies in einem Dialogfeld bestätigt. Wählen Sie OK, um das Dialogfeld zu schließen und zum Belegjournal zurückzukehren.

Wenn der Beleg in Schritt 6 oben nicht erfolgreich verschoben werden konnte, wird stattdessen ein Dialogfeld mit einer Fehlermeldung angezeigt. Dies kommt vor, wenn Document Capture beispielsweise im Zielmandanten nicht aktiviert oder nicht richtig eingerichtet wurde. Wählen Sie in diesem Fall OK, um das Dialogfeld zu schließen, und stellen Sie dann sicher, dass Document Capture in allen relevanten Mandanten aktiviert und voll funktionsfähig ist.

Belege automatisch zu anderen Mandanten verschieben

Sie können Belege nicht nur manuell verschieben, sondern Document Capture auch so einrichten, dass eingehende Belege unmittelbar nach dem Import automatisch an die entsprechenden Empfängermandanten weitergeleitet werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Um die automatische Weiterleitung von Belegen einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Richten Sie zuerst Mandantensuchtexte ein, das heißt Suchbegriffe, die Sie bestimmten Mandanten zuordnen können. Verwenden Sie dazu diese Anleitung.
  2. Stellen Sie sicher, dass Document Capture in beiden Mandanten, zwischen denen Sie Belege verschieben möchten, aktiviert und eingerichtet ist.
  3. Wählen Sie das Symbol Search, geben Sie Belegkategorien ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  4. Öffnen Sie die entsprechende Belegkategorie. Um beispielsweise die Kategorie für Einkaufsbelege zu öffnen, wählen Sie die Zeile EINKAUF (nicht den Code EINKAUF, da dadurch das Belegjournal geöffnet wird), und wählen Sie dann Bearbeiten in der Aktionsleiste.
  5. Aktivieren Sie im Inforegister OCR-Verarbeitung die Option Automatische Verschiebung nach Mandant mit dem entsprechenden Schalter.

Wichtig

Die beiden Felder Automatische Verschiebung nach Mandant und Anzahl der Dokumente ohne Mandant (UIC) sind auf der Belegkategoriekarte nur sichtbar, wenn Document Capture in mehr als einem Mandanten aktiviert wurde.

Siehe auch

Die Document Capture-App installieren
Mandantensuchtexte einrichten