Geschäftsfunktionen
Als End-to-End-Lösung für den Import, die OCR-Verarbeitung, Registrierung, Genehmigung und Archivierung von Rechnungen und anderen Geschäftsbelegen bietet Continia Document Capture erhebliche Vorteile für eine Vielzahl von Unternehmen. Es kann Prozesse vereinfachen und die Kosten für die Eingabe von Daten in Unternehmen in so unterschiedlichen Sektoren wie Finanzen, Gesundheitswesen, Fertigung und Transport senken, um nur einige zu nennen.
Document Capture ist modular aufgebaut und kann an Ihre speziellen Geschäftsanforderungen angepasst werden. Jedes der Module bietet einen bestimmten Funktionsbereich, und Sie können beliebige Module hinzufügen. Sie fügen diese mithilfe der Ersteinrichtungsanleitung hinzu, auf die Sie direkt über Ihr Rollencenter zugreifen können.
Wichtig
Nicht alle Funktionen sind in allen Versionen von Document Capture verfügbar. Weitere Informationen zu den Funktionen in den verschiedenen Versionen von Document Capture finden Sie unter Vergleich der Funktionen in den Document Capture-Versionen.
Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung der einzelnen Module sowie einen Überblick über ihre jeweiligen Funktionen.
Basis
Mit dem obligatorischen Basis-Modul können Sie Einkaufsrechnungen und Gutschriften in Microsoft Dynamics 365 Business Central importieren. Importiert werden können entweder gescannte Belege oder mit Texterkennung (OCR) verarbeitete PDF-Dateien. Es kann sich auch um XML-Dateien in verschiedenen Formaten handeln, beispielsweise PEPPOL und XRechnung. Das Modul ermöglicht es Ihnen, Kopffelder in Belegen mithilfe von OCR zu erkennen und die erkannten Daten der eigentlichen Position im Belegtext zuzuordnen. Mit dieser einmaligen Zuordnung kann der Prozess für alle zukünftigen Belege, die vom selben Kreditor eingehen, automatisiert werden.
Hinweis
Das Basis-Modul ist auf die Erkennung von Daten im Belegkopf sowie auf Einkaufsrechnungen und Gutschriften beschränkt. Um Felder auf Zeilenebene zu erkennen und weitere Arten von Geschäftsbelegen verarbeiten zu können, müssen Sie ein Upgrade auf das Modul Erweitert durchführen.
Mit dem Basis-Modul erhalten Sie Zugriff auf die folgenden Hauptfunktionen:
| Funktion | Enthalten |
|---|---|
| Integrierte Dokumentenvorschau zur Überprüfung in Microsoft Dynamics NAV/Business Central |  |
| Hinzufügen von Anhängen zu Rechnungen und Gutschriften | |
| Hinzufügen von Anhängen zu beliebigen Datensätzen per Drag & Drop | |
| Erkennung und Verarbeitung von Einkaufsrechnungen und Gutschriften | |
| Erkennung der grundlegenden Kopffelder von Rechnungen wie Datum und Rechnungsnummer sowie Gesamtbetrag | |
| Anzeigen von Dokumentenbildern in einem separaten Fenster, zum Beispiel zur Vergrößerung | |
| Erkennung von Rechnungsbeschreibungen | |
| Erkennung von Dimensionen | |
| Erkennung von Projektnummern | |
| Erkennung von benutzerdefinierten Feldern und dynamische Übertragung erkannter Werte in Einkaufsbelege | |
| Erkennung unterschiedlicher Gesamtbeträge (zum Beispiel für Kosten und Fracht) | |
| Erkennung unterschiedlicher Mehrwertsteuer-/Steuersätze und Zuordnung zu den entsprechenden Sachkonten | |
| Option zum Verwenden fester Werte in beliebigen Feldern | |
| Leicht auswählbarer Erkennungsbereich auf gescannten Belegen | |
| Konfigurierbare Regeln für Felder, damit die richtigen Werte erkannt werden (z. B. spezielles Format, nur positive Beträge) | |
| Kreditorenspezifische Einstellungen für Erkennung und Validierung | |
| Mehrere Vorlagen für jeden Kreditor (Rechnungen für Dienstleistungen, Waren und sonstige Kosten usw.) | |
| Suchtextvorschläge für Felder von Mastervorlagen, einschließlich der Möglichkeit, diese Vorschläge zu ignorieren | |
| Unterstützte Einrichtung zum Erstellen neuer Vorlagenfelder | |
| Konfigurieren, ob Beträge Mehrwertsteuer/Steuer enthalten oder nicht | |
| Manuelles Aufteilen von PDF-Dateien in NAV/Business Central, z. B. bei mehreren Rechnungen in einer PDF-Datei | |
| Direkte Integration in NAV/Business Central zur Erweiterung der App-Funktionalität | |
| Sicheres digitales Archiv mit Volltextsuchfunktion | |
| Automatisierte Prüfung von Bankkonten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und Telefonnummern zur Vermeidung von Betrug | |
| Erfassung von QR-Codes und Extrahieren der Daten | |
| Übertragen von Belegen direkt in Fibu Buch.-Blätter unter Verwendung eines Kreditors, einer Bank oder eines Sachkontos als Gegenkonto | |
| Beleganzeige in Zahlungsausgangs Buch.-Blättern | |
| Dokumentenvorschau auf der Seite Kreditorenposten | |
| Betragsverteilungscodes, um festzulegen, wie Beträge beim Erstellen von Einkaufszeilen Konten und Dimensionen zugeordnet werden | |
| Konfigurieren von Kommentartypen und automatische Zuweisung von Belegen zu bestimmten Benutzern bei Fehlern | |
| Benachrichtigung über verbleibende Seiten in OCR-Lizenzen | |
| Automatische Erkennung von Kreditoren und Feldern beim Verschieben von Belegen in andere Mandanten | |
| Automatische Deaktivierung von Continia-Lösungen beim Kopieren von Mandanten | |
| Anzeigen des Originalabsenders der E-Mail in Bereit zum Import bei Verwendung von Cloud OCR (anstelle einer anderen, zwischengeschalteten E-Mail) | |
| Benachrichtigungen über offene, nicht registrierte Belege an die zuständigen Mitarbeitenden | |
| Option zum Hinzufügen benutzerdefinierter (dynamischer) Spalten in der Belegliste im Belegjournal | |
| Automatisches Einfügen des Arbeitsdatums bzw. des aktuellen Datums in allen Belegen durch Eingabe von ARBEITSDATUM und HEUTE (bzw. Stichwörtern wie Arbeits, Heu/Heut) in Vorlagenfeldformeln | |
| Secure Archive – ein Archiv, das Ihre digitalen Buchhaltungsbelege automatisch und sicher im Original speichert | |
| Continia Hub – eine zentrale Hilfsplattform direkt in der App, die auf Benutzerfreundlichkeit abzielt und wo Sie Feedback geben können | |
| Unterstützung für die QR-Bill Management App von Microsoft | |
| Dokumentenkontrollprotokoll: Bietet einen zentralen Überblick über Dokumente, die aufgrund von Problemen mit der Dateiprüfsumme oder Änderungen nach der Genehmigung besondere Aufmerksamkeit erfordern | |
| Unterstützung für Multi-Entity-Management (MEM) von Binary Stream Software | |
| Automatisierte Datenpflegeprozesse zum einfachen Löschen erfasster Wörter, generierter Werte und ganzer Datensätze basierend auf Dokumentstatus und -alter, um die Einhaltung der DSGVO sowie die Wahrung von Datenschutz und Datenintegrität zu gewährleisten | |
| Continia eDokumente – eine Funktionalität, die es Ihnen ermöglicht, Abrechnungen und Bestellungen in elektronischem Format (XML) direkt in Business Central zu verwalten und auszutauschen (beispielsweise können Sie so Bestellungsaktualisierungen von Lieferanten erhalten und direkt über das Continia Delivery Network schnell darauf antworten) | |
Erweitert
Mit dem Modul Erweitert können Sie außer Einkaufsrechnungen und Gutschriften auch weitere Geschäftsbelege importieren und mit OCR verarbeiten, unter anderem auch benutzerdefinierte Dokumente. Außerdem können damit sowohl Daten in den Kopffeldern als auch auf Zeilenebene erfasst und Geschäftsbelege beim Import automatisch aufgeteilt werden. Das Modul bietet sich besonders an, wenn Sie komplexe Dokumente, große Mengen an Belegen von mehreren Kreditoren importieren müssen.
Das Modul Erweitert umfasst die folgenden Hauptfunktionen:
| Funktion | Enthalten |
|---|---|
| Erkennung beliebiger Belegarten (Aufträge, Einkaufsbelege, mitarbeiterbezogene Dokumente, Lieferscheine usw.) und Anpassen von Feldern, die in diesen Belegarten ausgelesen werden sollen | |
| Zeilenerkennung, einschließlich KI-unterstützter Zeilenerfassung, Kombination von KI mit manueller Erfassung, Erfassung von Zeilen über mehrere Zeilen, relative Zeilenerfassung und Erfassung von Feldbsuchtexten auf Zeilenebene | |
| Artikelreferenz für Zeilenübersetzung | |
| Automatische Aufteilung von PDF-Dateien in Business Central, beispielsweise anhand von Barcodes oder Rechnungsnummer | |
| Erkennung von Projektaufgabennummern | |
| Automatisches Verschieben von Belegen zum richtigen Mandanten anhand von Mandantensuchtexten | |
| Automatische Überprüfung von Artikelpreisen | |
| Unterstützung von Vorauszahlungen | |
| Eigene Kategorie zum Erstellen und Aktualisieren von Bestellungen | |
| Automatische Zuweisung von Zu-/Abschlägen bei der Belegregistrierung | |
| Dokumentenvorschau auf den Seiten Sachposten und Fibu. Buch-Blätter | |
| Ändern importierter Beträge in Fibu. Buch- und Einkaufs Buch.-Blättern | |
| Aktualisieren von Bestellungen auf Basis von Lieferscheinen und anderen Empfangsdokumenten, um den Wareneingangsprozess zu automatisieren | |
Bestellabgleich
Mit dem Modul Bestellabgleich können Sie eingehende Geschäftsbelege wie Einkaufsrechnungen und Gutschriften mit den entsprechenden Belegen wie Bestellungen, Reklamationen oder Rücklieferungen abgleichen. Die Belege werden verglichen, um sicherzustellen, dass sie übereinstimmen. Stimmen die Belege überein (z. B. hinsichtlich des Preises oder der Stückzahl), können sie automatisch verarbeitet und genehmigt werden. Ist dies nicht der Fall, müssen die entsprechenden Abweichungen abgeklärt werden. Sie können die Toleranzgrenzen für solche Abweichungen manuell konfigurieren.
Mit dem Modul Bestellabgleich erhalten Sie Zugriff auf die folgenden Hauptfunktionen:
| Funktion | Enthalten |
|---|---|
| Integrierte Dokumentenvorschau als Teil des Abgleichprozesses | |
| Manueller Abgleich mit Eingangslieferungen und Reklamationen | |
| Abgleich mit ungebuchten Bestellungen und ungebuchten Rücklieferungen | |
| Automatischer Abgleich mit Bestellungen, Eingangslieferungen, Reklamationen und Rücklieferungen | |
| Abgleich basierend auf Lieferungsnummer und Bestellnummer von Kreditoren | |
| Konfigurierbarer und automatischer Abgleich Zeile für Zeile1 | |
| Automatisierte, durch Regeln festgelegte Toleranz für die zulässige Differenz zwischen Bestell- und Rechnungsbeträgen sowie anschließende Buchung | |
| Automatisches Kopieren von Dimensionen aus dem Belegkopf der Bestellung in die Rechnung | |
| Aktualisieren bestehender Bestellungen oder Reklamationen anstelle von Rechnungen oder Gutschriften | |
| Unterstützung von Serien- und Chargennummern beim Abgleichprozess | |
| Einbeziehung der Paketverfolgung beim Bestell- und Lieferungsabgleich | |
| Anwendung von Toleranzbeträgen/-prozentsätzen auf Zeilenebene | |
| Hinzufügen fehlender Bestellzeilen beim Abgleich | |
| Automatischer Abgleich über Aufgabenwarteschlangen | |
- Beachten Sie, dass für diese Funktion auch die Installation des Moduls „Erweitert“ erforderlich ist.
Genehmigungen
Das Modul Genehmigungen bietet Ihnen einen vollständigen Genehmigungsworkflow, mit dem Sie Geschäftsdokumente genehmigen, Genehmiger zuweisen und Genehmigungslimits festlegen können. Sie können die Genehmigung von Dokumenten erzwingen, sie auf Abwarten setzen oder automatisch genehmigen lassen. Außerdem ist es möglich, Dokumente weiterzuleiten und Genehmigungen zu delegieren, wenn Sie beispielsweise für einen bestimmten Zeitraum abwesend sind.
Das Modul Genehmigungen bietet Ihnen Zugriff auf die folgenden Hauptfunktionen:
| Funktion | Enthalten |
|---|---|
| Verbesserung mehrerer gängiger Workflow- und Genehmigungsszenarien, die in NAV standardmäßig nicht unterstützt werden | |
| Integrierte Dokumentenvorschau als Teil des Genehmigungsprozesses | |
| Anzeigen von Dokumentenbildern in einem separaten Fenster, zum Beispiel zur Vergrößerung | |
| Automatische Genehmigung und Buchung innerhalb vordefinierter Limits | |
| Kombinieren und Senden aller zu genehmigenden Rechnungen in einer E-Mail | |
| Geteilte Genehmigung bei Abwesenheit (z. B. Urlaub) | |
| Geteilte Genehmigung, bei der Benutzer Genehmigungen für andere Personen übernehmen können | |
| Weiterleiten von Rechnungen und Gutschriften zur Genehmigung an eine bestimmte Person | |
| Vier-Augen-Genehmigung (mindestens zwei Personen prüfen alle Rechnungen) | |
| Prüfung von Dimensionen und Beträgen bei der Genehmigung | |
| Betragsprüfung beim Buchen, um gebuchte Beträge mit tatsächlichen Beträgen in zu vergleichen | |
| Anfordern vordefinierter Ursachencodes, wenn eine Rechnung oder Gutschrift auf Abwarten gesetzt oder abgelehnt wird | |
| Vorbuchen von Einkäufen im Hauptbuch vor der Genehmigung von Belegen | |
| Genehmigungsworkflows basierend auf vorkonfigurierten Genehmigern | |
| Erweiterte Genehmigung zur Genehmigung von Dokumenten basierend auf Dimensionscodes | |
| Kostenloses Online-Hosting mit Continia Software1 | |
| Direkte Verbindung zu NAV/Business Central über Web Services (vollständige Übereinstimmung der Daten)1 | |
| Eine intuitive Benutzeroberfläche für Benutzer zum Genehmigen von Einkaufsrechnungen, Gutschriften und anderen Geschäftsbelegen1 | |
| Funktionalität, mit der Benutzer problemlos Zeilen ändern, Belege genehmigen und auf Abwarten setzen, Belege an andere Benutzer weiterleiten sowie Anhänge und Kommentare hinzufügen können | |
| Konfigurieren von Konten- und Dimensionsbeschränkungen zur Vereinfachung der Auswahl1 | |
| Genehmigungen durch eingeschränkte Benutzer von NAV/Business Central | |
| Durchsuchbares, sicheres Archiv1 | |
| Vordefinierte Vorlagen zum automatischen Erstellen von Zeilen in Rechnungen und Gutschriften | |
| Genehmigung von Bestellungen und Reklamationen mit Continia-Genehmigungsworkflows, einschließlich des Web Approval Portals | |
| Benutzerspezifische Genehmigerliste für die Weiterleitung von Genehmigungsanfragen | |
| Verhindern, dass Genehmiger den Abwartestatus zu genehmigender Belege ändern können | |
| Option, mit der beide Benutzertypen bei geteilter Genehmigung Benachrichtigungen empfangen können | |
| Option, mit der Sie einen Beleg genehmigen und gleichzeitig auf Abwarten setzen können | |
| Sortieren nach Fälligkeitsdatum bzw. Fälligkeitsdatum der Genehmigung auf der Seite Genehmigungsposten | |
- Beachten Sie, dass Sie zur Nutzung dieser Funktion auch das Continia Web Approval Portal benötigen.
Einkaufsverträge
Mit dem Modul Einkaufsverträge können Sie Ihre Einkaufsverträge einfach verwalten und regelmäßig überprüfen lassen, um sie stets auf dem neuesten Stand zu halten. Es ermöglicht Ihnen einen guten Überblick über Ihre Verträge und Abonnements und vereinfacht den Prozess zum Überprüfen von Verträgen. Außerdem können Einkaufsbelege bei der Registrierung automatisch genehmigt werden, wenn deren Beträge den Vertragsbeträgen innerhalb vorgegebener Abweichungen entsprechen.
Mit dem Modul Einkaufsverträge erhalten Sie Zugriff auf die folgenden Hauptfunktionen:
| Funktion | Enthalten |
|---|---|
| Zentralisierte Verwaltung und Speicherung aller Einkaufsverträge, Abonnements und anderer wiederkehrender Kosten | |
| Erstellen von Verträgen mit allen relevanten Informationen wie Kreditor, Preisen, Vertragsbeginn und -ende sowie detaillierten Vertragszeilen | |
| Umfangreiches Archiv mit allen vertragsrelevanten Dokumenten und Dateien der Einkaufsverträge | |
| Erstellen von Verträgen basierend auf wiederkehrenden Rechnungen | |
| Automatisches Ausfüllen der Vertragsdetails beim Verarbeiten von Rechnungen im Belegjournal | |
| Unkomplizierte und regelmäßige Überprüfung, damit Sie nur für das bezahlen, was Sie auch brauchen | |
| Automatisches Starten der Überprüfung in regelmäßigen Abständen basierend auf Unternehmensrichtlinien | |
| Möglichkeit zur Überprüfung aller Verträge vor Beginn eines neuen Geschäftsjahres | |
| Einfacher Überblick über Verträge, die zur Überprüfung gesendet werden müssen | |
| E-Mail-Benachrichtigungen an Vertragsprüfer, wenn Verträge zur Prüfung anstehen | |
| Eine intuitive Benutzeroberfläche, die eine einfache Überprüfung von Verträgen in Business Central oder im Continia Web Approval Portal ermöglicht | |
| Vertragsprüfer können problemlos Zeilen ändern, Verträge überprüfen und stornieren sowie Anhänge und Kommentare hinzufügen | |
| Automatische Genehmigung wiederkehrender Rechnungen innerhalb zulässiger Toleranzen basierend auf überprüften Verträgen | |
| Automatische Erstellung von Einkaufsverträgen – ein System, das die Erstellung von Verträgen basierend auf Mustern in wiederkehrenden Rechnungen vorschlägt | |