Erweiterte Genehmigung einrichten

  • 02/05/2022
  • 8 Minuten Lesedauer

Mit der erweiterten Genehmigung können Sie Geschäftsdokumente basierend auf Belegbeträgen und benutzerdefinierten Dimensionen genehmigen lassen. Um diese einzurichten, sind folgende Schritte erforderlich:

In diesem Artikel werden zur Veranschaulichung Rechnungen verwendet. Es können jedoch auch Gutschriften verwendet werden.

So aktivieren Sie die erweiterte Genehmigung

Um die Standardeinkaufsgenehmigung zu deaktivieren und die erweiterte Genehmigung zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie das Symbol Search, geben Sie Workflows ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

  2. Wählen Sie Genehmigungsworkflow Einkaufsrechnung aus, um die Seite Workflow zu öffnen.

  3. Deaktivieren Sie den Workflow, indem Sie den Schalter Aktiviert umschalten, und verlassen Sie dann die Seite, um zur Liste zurückzukehren.

  4. Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu > Neuer Workflow aus Vorlage aus.

  5. Wählen Sie Erweiterter Genehmigungsworkflow Einkaufsrechnung aus, um ihn der Liste der Workflows hinzuzufügen.

  6. Aktivieren Sie auf der Seite Workflow, die geöffnet wird, den Workflow, indem Sie den Schalter Aktiviert umschalten. Verlassen Sie dann die Seite, um zur Liste zurückzukehren.

    Hinweis

    Genehmigungsworkflow Einkaufsrechnung und Erweiterter Genehmigungsworkflow Einkaufsrechnung können nicht gleichzeitig aktiviert werden.

So richten Sie erweiterte Genehmigungsgruppen ein

Um erweiterte Genehmigungsgruppen mit Filtern und Dimensionen einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie das Symbol Search, geben Sie Erw. Genehmigungsgruppe ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

  2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu aus, um die Karte Genehmigungsgruppe zu öffnen.

  3. Geben Sie im Inforegister Allgemein unter Code den Code ein, den diese Genehmigungsgruppe haben soll. Der Code kann beliebig sein und für Ihr Unternehmen entsprechend gewählt werden.

  4. Geben Sie unter Priorität die Priorität der Genehmigungsgruppe ein. Wenn Sie 1 eingeben, ist diese Gruppe die erste, die mit zur Genehmigung gesendeten Rechnungen verknüpft wird.

  5. Optional: Füllen Sie die verbleibenden Felder im Inforegister Allgemein nach Bedarf aus:

    1. Beschreibung: Gibt die Beschreibung der Genehmigungsgruppe an.
    2. Erster Posten angelegt durch: Geben Sie an, wer der erste Genehmiger von Rechnungen sein soll, der mit der Genehmigungsgruppe verknüpft ist. Einkäufer (die Standardoption) bezieht sich auf den Einkäufer auf Rechnungen, die zur Genehmigung gesendet werden. Die Genehmiger-ID bezieht sich auf den ersten Genehmiger in der Gruppe, der die gleichen Dimensionen wie die erste Rechnungszeile besitzt und ein ausreichendes Genehmigungslimit hat.
    3. Vier-Augen-Genehmigung: Geben Sie an, ob mindestens zwei Genehmiger Rechnungen genehmigen müssen, damit sie als vollständig genehmigt gelten (Rechnung), oder ob mindestens zwei Genehmiger den Gesamtbetrag der Rechnungen genehmigen müssen, um vollständig genehmigt zu werden (Rechnungsgesamtbetrag).

  6. Optional: Wenn Sie möchten, dass die Genehmigungsgruppe nur mit Rechnungen verknüpft wird, die bestimmte Filterbedingungen erfüllen, können Sie diese Bedingungen im Inforegister Filter angeben. Sie können drei Arten von Filtern hinzufügen, die sich auf verschiedene Teile der Rechnungen beziehen, die zur Genehmigung gesendet werden: Filter, die sich auf Felder im Einkaufskopf, auf das Feld Einkäufer oder auf das Feld Kreditor beziehen.

    Hinweis

    Wenn Sie beispielsweise unter Einkaufskopf Filter einen Feldfilter hinzufügen, z. B. Fälligkeitsdatum=01.08.23, wird die Genehmigungsgruppe nur mit übereinstimmenden Rechnungen verknüpft, die diesem Filter entsprechen, also Rechnungen, die am 1. August 2023 fällig sind.

  7. Suchen Sie im Inforegister Dimensionen in der Liste der Dimensionen die Dimension(en), die Sie auf diese Genehmigungsgruppe anwenden möchten, und aktivieren Sie dann das bzw. die Kontrollkästchen unter Aktiv. Wenn Sie eine oder mehrere Dimensionen obligatorisch machen möchten, aktivieren Sie das/die entsprechende(n) Kontrollkästchen unter Notwendig.

    Hinweis

    Wenn Sie eine Dimension als notwendig festlegen, muss diese Dimension mit einem Wert in einer der Rechnungszeilen vorhanden sein, damit die erweiterte Genehmigung auf diese Rechnung angewendet werden kann. Andernfalls kann Continia Document Capture keinen Genehmiger identifizieren und es wird eine Fehlermeldung angezeigt. Die Funktion Notwendig wird hauptsächlich verwendet, wenn Sie mit mehreren Dimensionen arbeiten.

    Tipp

    Weitere Informationen zu Dimensionen, zum Beispiel zum Hinzufügen neuer Dimensionen, finden Sie im Microsoft-Artikel Arbeiten mit Dimensionen.

So fügen Sie erweiterten Genehmigungsgruppen Genehmiger hinzu

Sobald Sie eine erweiterte Genehmigungsgruppe wie oben beschrieben erstellt haben, müssen Sie dieser Benutzer (das heißt Genehmiger) hinzufügen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie die Karte Genehmigungsgruppen der relevanten Gruppe (sofern sie nicht bereits geöffnet ist): Wählen Sie das Symbol Search, geben Sie Erw. Genehmigungsgruppe ein, wählen Sie den entsprechenden Link, und wählen Sie dann die entsprechende Genehmigungsgruppe in der Liste aus.
  2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Benutzer aus, um die Seite Erw. Genehmigungsbenutzer zu öffnen.
  3. Wählen Sie in der Liste unter Name die drei Punkte auf der rechten Seite aus, um die Liste Continia Benutzer zu öffnen, und wählen Sie dann den Benutzer aus, den Sie der Gruppe als Genehmiger hinzufügen möchten. Wählen Sie OK, um die Benutzerliste zu schließen.
  4. Geben Sie unter Genehmigungsgrenzwert das Genehmigungslimit des Genehmigers ein.
  5. Gehen Sie für jede der verbleibenden Listenspalten wie folgt vor:
    1. Wählen Sie das Feld aus, um die Seite zum Bearbeiten der Dimensionsauswahl Genehmigungsbenutzer zu öffnen.

      Hinweis

      Die Spalten der Liste stellen die Dimension(en) dar, die Sie beim Einrichten auf die Genehmigungsgruppe angewendet haben, und sie variieren entsprechend (siehe Schritt 7 in der Anleitung oben So richten Sie erweiterte Genehmigungsgruppen ein). Wenn Sie beispielsweise beim Einrichten der Genehmigungsgruppe die Dimension Abteilung Code angewendet haben, wird diese als Spalte auf der Seite Erw. Genehmigungsbenutzer angezeigt.

    2. Wählen Sie in der Liste der Dimensionswerte den Wert aus, den Sie dem Genehmiger hinzufügen möchten, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen unter Genehmigungsberechtigung, um diesen hinzuzufügen. Wählen Sie Schließen, um die Seite zu schließen und zur Seite Erw. Genehmigungsbenutzer zurückzukehren.
  6. Wiederholen Sie Schritte 3–5 für alle weiteren Genehmiger, die Sie der Genehmigungsgruppe hinzufügen möchten.

Immer wenn eine Rechnung zur Genehmigung gesendet wird, erstellt Document Capture einen Genehmigungsposten. Diesem wird der Genehmiger aus der Genehmigungsgruppe zugewiesen, der über das niedrigste Genehmigungslimit verfügt (aber ausreichend, um als erster Genehmiger zu genehmigen) und die gleiche Kombination von Dimensionswerten wie mindestens eine der Rechnungszeilen besitzt. Wenn der erste Genehmiger alle relevanten Zeilen genehmigt hat, aber nicht über ein ausreichendes Genehmigungslimit verfügt, um alle Rechnungszeilen zu genehmigen, weist Document Capture dann den nächsten Genehmiger in derselben Genehmigungsgruppe zu, der über ein höheres Genehmigungslimit verfügt, und es wird ein neuer Genehmigungsposten erstellt. Dieser Vorgang wird wiederholt, bis alle Rechnungszeilen genehmigt wurden.

Siehe auch

Erweiterte Genehmigung
Arbeiten mit Dimensionen (Microsoft-Artikel)