Continia Benutzereinrichtung für Genehmigungen

• 15/02/2023
• 13 Minuten Lesedauer

Damit ein Benutzer Belege entweder in Continia Document Capture oder im Continia Web Approval Portal genehmigen kann, muss der Benutzer zuerst als Genehmiger konfiguriert werden. In diesem Artikel finden Sie die entsprechenden Informationen dazu.

Die Continia Benutzereinrichtung ist eine Erweiterung der Standardtabelle zum Einrichten von Benutzern in Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC). Viele der in der Continia Benutzereinrichtung angezeigten Felder stammen ursprünglich aus dieser Tabelle und werden auch in der Genehmigungsbenutzereinrichtung angezeigt. Wenn Sie Einstellungen in einer der beiden Einrichtungen ändern, werden sie auch automatisch in der anderen Einrichtung geändert.

Wenn Sie einen Datensatz in der Continia Benutzereinrichtung erstellen, wird automatisch auch ein Datensatz in der BC-Benutzereinrichtung erstellt. Wenn Sie einen Datensatz in der Continia Benutzereinrichtung löschen, wird der entsprechende Datensatz in der BC-Benutzereinrichtung möglicherweise automatisch zu Bereinigungszwecken gelöscht, jedoch nur unter bestimmten Umständen: Wenn Sie den Datensatz in der Continia Benutzereinrichtung nach einem bestimmten Zeitraum löschen, aber den Datensatz in der BC-Benutzereinrichtung vorher mit Feldern gefüllt haben, die in der Continia Benutzereinrichtung nicht sichtbar sind, wird der Datensatz in der BC-Benutzereinrichtung nicht gelöscht.

So richten Sie Benutzer als Genehmiger ein

Um einem Benutzer das Genehmigen von Belegen zu ermöglichen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Continia Benutzereinrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie als Genehmiger einrichten möchten.
3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Bearbeiten, um die Continia Benutzereinrichtung Karte des ausgewählten Benutzers zu öffnen.
4. Füllen Sie im Inforegister Allgemein die Felder nach Bedarf aus. Die folgenden Felder sind Pflichtfelder:
   • Geben Sie unter Verkäufer/Einkäufer den Namen des ausgewählten Benutzers ein, wie er in Business Central registriert ist.
   • Geben Sie unter Benutzer ID - nächster Genehmiger (Manager) die ID des Managers des ausgewählten Benutzers ein. Sie können hier auch einen anderen Genehmiger der nächsten Ebene eingeben, der Belege genehmigen kann, wenn die Limits des Benutzers nicht ausreichen).
   • Unter Einkaufsrechnung- und Gutschriftsgenehmigung müssen Sie entweder unter Genehmigungslimit einen maximalen Genehmigungsbetrag für den ausgewählten Benutzer eingeben oder, falls zutreffend, Unbegrenzte Genehmigung auswählen.

   Hinweis

   Wenn Sie Zuweisungsberechtigungen für den Benutzer oder für eine Gruppe, der der Benutzer angehört, konfigurieren möchten, müssen Sie außerdem Darf Buchungszeilen editieren aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter So konfigurieren Sie die individuellen Berechtigungen von Genehmigern und So konfigurieren Sie Konten- und Dimensionsberechtigungen für eine Gruppe.

   Wenn der Benutzer ein Genehmigungsadministrator sein soll, schalten Sie den Schalter Genehmigungsadministrator um. Beachten Sie, dass dadurch auch automatisch die entsprechende Einstellung in der Genehmigungsbenutzereinrichtung aktiviert wird. Außerdem wird dem Benutzer hierdurch zusätzlich zu den Continia-spezifischen Berechtigungen eine Reihe standardmäßiger Genehmigungsadministratorberechtigungen gewährt, die unter Berechtigungen für Genehmigungsadministratoren weiter unten erwähnt werden.

5. Wählen Sie im Inforegister Web Genehmigungen den Genehmigungs-Client aus, den der ausgewählte Benutzer zum Genehmigen von Belegen verwenden kann. Der ausgewählte Genehmigungs-Client wird immer dann geöffnet, wenn der Benutzer einen Link in einer Benachrichtigungs-E-Mail öffnet.

Berechtigungen für Genehmigungsadministratoren

Genehmigungsadministratoren verfügen über mehr Berechtigungen als normale Genehmiger. Benutzer, die als Genehmigungsadministrator eingerichtet wurden, können die folgenden Aktionen ausführen:

• Weiterleiten von Genehmigungsanfragen im Auftrag anderer Benutzer. Normale Genehmiger erhalten eine Fehlermeldung, wenn sie dies versuchen.
• Verwenden der Funktion Genehmigung erzwingen.
• Löschen oder Bearbeiten von Genehmigungsanfragen, einschließlich Hinzufügen und Ändern von Benutzern.
• Genehmigen von Belegen, bei denen importierte und zugewiesene Beträge nicht übereinstimmen. Normale Genehmiger erhalten in solchen Fällen eine Fehlermeldung, während Genehmigungsadministratoren die Möglichkeit haben, fortzufahren.
• Erlauben der automatischen Genehmigung von Belegen während der Registrierung, wenn Belege mit anderen Belegen abgeglichen wurden, die noch nicht vollständig genehmigt wurden. Normale Genehmiger erhalten in solchen Fällen eine Fehlermeldung, während Genehmigungsadministratoren die Möglichkeit haben, fortzufahren.
• Ändern importierter Beträge.

Konten- und Dimensionsberechtigungen konfigurieren

Wenn Sie einen Benutzer wie oben beschrieben als Genehmiger eingerichtet haben, können Sie die Konten- und Dimensionsberechtigungen für diesen Benutzer konfigurieren. Verwenden Sie hierfür die folgenden zwei Aktionen in der Aktionsleiste auf der Seite Continia Benutzereinrichtung (diese sind auch auf der Continia Benutzereinrichtung Karte verfügbar):

• Genehmigungsgruppen – hiermit können Sie einem Benutzer eine oder mehrere Gruppenberechtigung(en) hinzufügen.
• Genehmigungsberechtigungen – hiermit können Sie die individuellen Berechtigungen für den Benutzer konfigurieren.

So weisen Sie einem Genehmiger Gruppenberechtigungen zu

Um einem Benutzer, der als Genehmiger konfiguriert wurde, eine oder mehrere Gruppenberechtigung(en) zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Continia Benutzereinrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie den Benutzer aus, dessen Berechtigungen Sie konfigurieren möchten.
3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Genehmigungsgruppen aus.
4. Fügen Sie auf der Seite, die sich öffnet, die Gruppe(n) hinzu, deren Berechtigungen Sie dem Benutzer zuweisen möchten.

   Hinweis

   Wenn Sie einem Benutzer Gruppenberechtigungen zuweisen, werden diese auf die individuellen Berechtigungen des Benutzers übertragen, was zu gewissen Einschränkungen der Benutzerberechtigungen führt. Sie müssen daher mit möglichen Beschränkungen rechnen, wenn Sie außerdem die individuellen Berechtigungen von Genehmigern konfigurieren möchten. Beides sollte jedoch gleichzeitig möglich sein, und das System weist Sie darauf hin, wenn es Konflikte zwischen den individuellen Berechtigungen eines Benutzers und den zugewiesenen Gruppenberechtigungen gibt.

So konfigurieren Sie die individuellen Berechtigungen von Genehmigern

Beim Einrichten der Berechtigungen eines Genehmigers können Sie die folgenden zwei Arten von Berechtigungen konfigurieren:

• Zuweisungsberechtigungen – sie legen fest, welche Konten und Dimensionen der Benutzer beim Zuweisen von Konten/Dimensionen zu Rechnungszeilen während der Genehmigung auswählen kann
• Genehmigungsberechtigungen – sie legen fest, welche Rechnungszeilen der Benutzer genehmigen kann (nur Zeilen, denen Konten/Dimensionen zugewiesen wurden, für die der Benutzer Berechtigungen hat)

Um die individuellen Berechtigungen eines Benutzers zu konfigurieren, der als Genehmiger eingerichtet wurde, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Continia Benutzereinrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie den Benutzer aus, dessen Berechtigungen Sie konfigurieren möchten.
3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Benutzerrechte aus.
4. Wählen Sie auf der Seite, die geöffnet wird, in der Spalte Art den Berechtigungstyp aus. Sachkonto, Artikel, Anlage, Zu/Abschlag und Projekt sind alle Arten von Kontoberechtigungen, während Dimension die Dimensionsberechtigungen darstellt.
5. Wenn Sie in Schritt 4 oben Dimension ausgewählt haben, fügen Sie in der Spalte Dimensionscode einen Dimensionscode hinzu. Wenn Sie in Schritt 4 etwas anderes als Dimension ausgewählt haben, lassen Sie das Feld leer.
6. Geben Sie in der Spalte Zuweisungsberechtigung an, wie Sie die Zuweisungsberechtigungen einrichten möchten, die dieser Benutzer haben soll.

   Tipp

   Die Optionen werden im Folgenden erläutert:

   • Alle: Der Benutzer kann den Rechnungszeilen bei der Genehmigung alle Konten/Dimensionen zuweisen, und es ist keine weitere Einrichtung erforderlich.
   • Markierte: Der Benutzer kann die Konten/Dimensionen zuweisen, die Sie in der Spalte Anzahl der Zuweisungsauswahl auswählen (die Auswahl ist dann obligatorisch).
   • Nicht markierte: Der Benutzer kann alle Konten/Dimensionen zuweisen mit Ausnahme der, die Sie in der Spalte Anzahl der Zuweisungsauswahl auswählen (die Auswahl ist dann obligatorisch).
   • Filter: Der Benutzer kann die Konten/Dimensionen zuweisen, die Sie in der Spalte Zuweisungsfilter für Auswahl auswählen (die Auswahl ist dann obligatorisch).
7. Geben Sie in der Spalte Genehmigungsberechtigung an, wie Sie die Genehmigungsberechtigungen einrichten möchten, die dieser Benutzer haben soll.

   Tipp

   Die Optionen werden im Folgenden erläutert:

   • Alle: Der Benutzer kann Rechnungszeilen mit beliebigen Konten/Dimensionen genehmigen, und es ist keine weitere Einrichtung erforderlich.
   • Markierte: Der Benutzer kann Rechnungszeilen mit den Konten/Dimensionen genehmigen, die Sie in der Spalte Anzahl der Genehmigungsauswahl auswählen (die Auswahl ist dann obligatorisch).
   • Nicht markierte: Der Benutzer kann Rechnungszeilen mit beliebigen Konten/Dimensionen genehmigen mit Ausnahme der, die Sie in der Spalte Anzahl der Genehmigungsauswahl auswählen (die Auswahl ist dann obligatorisch).
   • Filter: Der Benutzer kann Rechnungszeilen mit den Konten/Dimensionen genehmigen, die Sie in der Spalte Zuweisungsfilter für Genehmigung auswählen (die Auswahl ist dann obligatorisch).
   • Gleich wie Zuweisung: Die in Schritt 6 konfigurierten Einstellungen für Zuweisungsberechtigungen werden kopiert und auch als Genehmigungsberechtigungen des Benutzers verwendet.
8. Wenn Sie in Schritt 6 oben Filter ausgewählt haben: Wählen Sie in der Spalte Zuweisungsfilter für Auswahl die Konten/Dimensionen aus, die der Benutzer Rechnungszeilen während der Genehmigung zuweisen können soll.
9. Wenn Sie in Schritt 7 oben Filter ausgewählt haben: Wählen Sie in der Spalte Zuweisungsfilter für Auswahl die Konten/Dimensionen aus, für die der Benutzer Rechnungszeilen genehmigen können soll.

   Hinweis

   Für beide Filteroptionen (Schritte 8 und 9) können Sie Bereiche oder mehrere Konten/Dimensionen mit der Standardfilternotation eingeben – zum Beispiel 10100..10500 und 10100|10500.

10. Wenn Sie in Schritt 6 oben Markierte oder Nicht markierte ausgewählt haben: Wählen Sie in der Spalte Anzahl der Zuweisungsauswahl die Konten/Dimensionen aus, die der Benutzer den Rechnungszeilen bei der Genehmigung zuweisen bzw. nicht zuweisen kann.
11. Wenn Sie in Schritt 7 oben Markierte oder Nicht markierte ausgewählt haben: Wählen Sie in der Spalte Anzahl der Genehmigungssauswahl die Konten/Dimensionen aus, für die der Benutzer Rechnungszeilen genehmigen bzw. nicht genehmigen kann.

Siehe auch

Einkaufsgenehmigung aktivieren
Genehmigungsgruppen
E-Mail-Benachrichtigungen