Expense-Benutzer für Expense Management einrichten

Um Expense-Benutzer hinzuzufügen und Expense-Workflows in Expense Management zu initiieren, müssen Sie sie in der Continia Benutzereinrichtung konfigurieren. Auf dieser Seite können Sie für jeden Expense-Benutzer wichtige Einstellungen festlegen, beispielsweise seine Expense-Benutzergruppe und die Dokumentensichtbarkeit.

So erstellen Sie einen Expense-Benutzer für Expense Management:

1. Suchen Sie nach Continia Benutzereinrichtung und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Klicken Sie auf der Karte Continia Benutzereinrichtung in der Aktionsleiste auf + Neu.

3. Füllen Sie unter Allgemein die folgenden Felder aus:

   Feld	Beschreibung
   Continia Benutzer-ID	Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (...), um den Benutzer auszuwählen. Über die Lookup-Schaltfläche in diesem Feld können Sie auf eine Liste der Benutzer zugreifen.
   Name	Expense-Benutzer, die keine Genehmiger sind, müssen sich nicht bei Business Central anmelden. Wenn der Benutzer noch kein Business Central-Benutzer ist, werden Sie vom System aufgefordert, ihn hinzuzufügen.
   E-Mail	Geben Sie die E-Mail-Adresse des Expense-Benutzers ein, falls sie nicht automatisch ausgefüllt wird.
   Genehmigungsadministrator	Dieser Schalter legt fest, ob der Benutzer ein Genehmigungsadministrator ist, der für die Verwaltung von Genehmigungsprozessen verantwortlich ist.

4. Füllen Sie unter Expense Management die folgenden Felder aus:

   Feld	Beschreibung
   Expense-Benutzer	Wenn dieser Schalter aktiviert ist, können Benutzer Belege und andere in der Expense Management Einrichtung definierte Dokumente erstellen.
   Expense Management Anmeldetyp	Legt fest, wie sich der Benutzer anmeldet. Wählen Sie entweder Continia Online oder Microsoft 365. Wenn Sie Microsoft 365 auswählen, müssen sich Benutzer mit ihren Microsoft 365-Anmeldeinformationen anmelden. Neue Benutzer erhalten eine Willkommens-E-Mail mit Anweisungen zur Anmeldung.
   Kann genehmigte Dokumente bearbeiten	Dieser Umschalter legt fest, ob der Benutzer Dokumente bearbeiten kann, deren Genehmigung aussteht oder die bereits freigegeben wurden. Dies ist nützlich für Buchhalter, wenn sie Buchungsinformationen ändern müssen.
   Dokumentsichtbarkeit einschränken	Wenn dieser Schalter aktiviert ist, kann der Benutzer nur seine eigenen Dokumente sowie die der delegierten Benutzer anzeigen.
   Kreditorennr.	Unter Buchung richten Sie hier einen Kreditor für Expense-Benutzer ein. Wählen Sie den Kreditor, den Sie für den Mitarbeiter erstellt haben, aus der Dropdownliste aus. Über die Kreditorennummer wird gebucht und bei der Rückerstattung an den Benutzer wird der Saldo bei diesem Kreditor angezeigt.
   Kreditorenname	Dieses Feld wird automatisch aktualisiert.
   Mitarbeiternr.	Die Mitarbeiternummer wird für die Buchung verwendet. Wenn sowohl Mitarbeiternr. als auch Kreditorennr. ausgefüllt wurden, wird Mitarbeiternr. verwendet. Wählen Sie die Mitarbeiternummer aus der Dropdown-Liste aus.
   Mitarbeitername	Dieses Feld wird automatisch aktualisiert.
   In Belegwährung buchen	Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie in der Währung buchen möchten, in der der Beleg angefallen ist.
   Spesen Benutzergruppe	Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (...), um die Gruppe, zu der der Expense-Benutzer gehört, zu definieren oder auszuwählen.
   Spesen Erinnerung	Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (...), um den Code anzugeben, der zum Senden von Erinnerungen an Expense-Benutzer verwendet wird.
   Genehmiger Name	Klicken Sie auf das Dreipunktmenü (...), um eine bestimmte Person als Genehmiger für die Ausgaben des Expense-Benutzers festzulegen.
   Unbegrenzte Genehmigung von Spesen	Unter Genehmigungslimit. Wenn Sie diese Option aktivieren, bedeutet dies, dass der Genehmiger keine festgelegte Obergrenze für den Spesenbetrag hat, den er genehmigt.
   Genehmigung des Belegbetrags	Legt den Höchstbetrag fest, den ein Genehmigender für eine Ausgabe des Expense-Benutzers genehmigen kann.

5. Wählen Sie unter Web-Genehmigung im Feld Genehmigungs-Client entweder Web Client oder Continia Web Approval Portal aus. Gibt an, welche Umgebung zum Genehmigen von Belegen verwendet wird. Der hier angegebene Client wird beim Versenden einer E-Mail über den Genehmigungsstatus mit den zu genehmigenden Dokumenten verwendet. Die E-Mail enthält einen Hyperlink für den Zugriff auf die zu genehmigenden Dokumente mit dem ausgewählten Client. Nur Benutzer, für die als Genehmigungs-Client Continia Web-Genehmigung ausgewählt ist, können auf das Web Approval Portal zugreifen.

6. Wenn Sie mit der Eingabe der Benutzerdetails fertig sind, kehren Sie zur Continia Benutzereinrichtung zurück und klicken Sie in der Aktionsleiste auf Benutzer exportieren. Dadurch werden die Benutzerdetails an Continia Online exportiert, sodass neu erstellte Expense-Benutzer authentifiziert und Willkommens-E-Mails generiert und an sie versendet werden können. Diese E-Mails enthalten einen Link zum Aktivieren ihrer Rolle und Erstellen eines Kennworts sowie Links zum Herunterladen der Expense Mobile App und des Expense Portals.

Informationen zum Thema

Continia Standard Benutzereinrichtung
Expense-Benutzergruppen für Expense Management einrichten
Genehmiger für Expense Management einrichten