Den Expense Agent in der Continia Expense App und im Expense Portal verwenden

Mit dem Expense Agent können Sie die Erstellung von Belegen beschleunigen. Fügen Sie einen oder mehrere Belege hinzu, wählen Sie die gewünschte Belegart und lassen Sie den Expense Agent die Bearbeitung übernehmen.

Der Expense Agent führt folgende Aufgaben aus:

• Erfassung von Informationen wie Händler, Datum, Betrag und Währung
• Vorschlagen einer Belegart basierend auf den Beleginformationen und den Ihnen zur Verfügung stehenden Belegarten
• Erstellen von Belegen
• Erstellen einer neuen Abrechnung mit den Belegen
• Hinzufügen von Belegen zu einer bestehenden Abrechnung
• Verarbeitung mehrerer Belege gleichzeitig

Sie behalten während des gesamten Prozesses die Kontrolle und können die erstellten Belege überprüfen und alle erforderlichen Informationen ergänzen, bevor Sie sie einreichen.

Der Expense Agent ist sowohl in der Continia Expense App als auch im Continia Expense Portal ohne zusätzliche Kosten verfügbar und standardmäßig aktiviert.

Den Expense Agent in der Expense App verwenden

So erstellen Sie Belege mit der Expense App:

1. Tippen Sie in der Expense App auf Agent.
2. Wählen Sie aus, wie die Belege erstellt werden sollen, und tippen Sie auf eine der folgenden Optionen. Je nach Einrichtung können die verfügbaren Optionen variieren.
   1. Erstellen Sie einen Beleg – Der Agent erstellt für jeden Anhang einen separaten Beleg.
   2. Legen Sie eine neue Abrechnung an. – Der Agent erstellt eine neue Abrechnung und fügt ihr die Belege hinzu.
   3. Zu einer bestehenden Abrechnung hinzufügen – Der Agent fügt die Belege einer bereits von Ihnen erstellten Abrechnung hinzu.
3. Fügen Sie anschließend Anhänge mithilfe einer der folgenden Optionen hinzu:
   1. Von der Kamera hinzufügen – Nehmen Sie ein neues Foto der Quittung auf.
   2. Aus der Galerie hinzufügen – Wählen Sie ein vorhandenes Belegbild von Ihrem Gerät aus.
   3. Aus Dateien hinzufügen – Wählen Sie eine als Datei auf Ihrem Gerät gespeicherte Quittung aus.
   4. Aus den Anhängen hinzugefügt – Wählen Sie Belege aus, die zuvor in die Liste Anhänge hochgeladen wurden.
4. Tippen Sie auf Verarbeiten.

Der Expense Agent verarbeitet die Anhänge. Sie können die Agent-Seite verlassen und währenddessen in der Expense App weiterarbeiten.

Den Expense Agent im Expense Portal verwenden

So erstellen Sie Belege mit dem Expense Portal:

1. Klicken Sie im Expense Portal auf Agent.
2. Fügen Sie Ihre Anhänge mithilfe einer der folgenden Optionen hinzu:
   1. Ziehen Sie die Dateien per Drag & Drop in den Upload-Bereich.
   2. Klicken Sie in den Upload-Bereich, um nach Dateien zu suchen.
3. Klicken Sie auf Aus den Anhängen hinzugefügt, um Quittungen hinzuzufügen, die zuvor in die Liste Anhänge hochgeladen wurden.
4. Wählen Sie unter Wie möchten Sie die Belege erstellen? eine der folgenden Optionen aus. Je nach Einrichtung können die verfügbaren Optionen variieren.
   1. Erstellen Sie einen Beleg – Der Agent erstellt für jeden Anhang einen separaten Beleg.
   2. Legen Sie eine neue Abrechnung an. – Der Agent erstellt eine neue Abrechnung und fügt ihr die Belege hinzu.
   3. Zu einer bestehenden Abrechnung hinzufügen – Der Agent fügt die Belege einer bereits von Ihnen erstellten Abrechnung hinzu.
5. Klicken Sie auf Verarbeiten.

Der Expense Agent verarbeitet die Anhänge. Sie können währenddessen weiterhin im Expense Portal arbeiten.

Den Bearbeitungsstatus verfolgen

Die Agent-Übersicht zeigt die aktuell in Bearbeitung befindlichen Belege sowie Belege an, die zur Überprüfung bereitstehen. Belege, die gemeinsam verarbeitet werden, werden als Gruppe angezeigt. Nach Abschluss der Verarbeitung werden in der Übersicht Informationen wie die Bearbeitungszeit und der identifizierte Händler angezeigt.

So öffnen Sie den neu erstellten Beleg oder die neu erstellte Abrechnung:

• Klicken oder tippen Sie auf Anzeigen

Wenn ein Beleg nicht verarbeitet werden kann:

• Klicken oder tippen Sie auf die Gruppe, um die betroffene Datei zu identifizieren, und versuchen Sie es erneut.

Erstellte Belege überprüfen

Wenn der Expense Agent die Bearbeitung abgeschlossen hat, schlägt er Informationen vor, basierend auf dem Anhang und der Expense Management-Einrichtung Ihres Unternehmens.

Bevor Sie einen Beleg oder eine Abrechnung einreichen, überprüfen Sie die relevanten Informationen, einschließlich:

• Datum
• Betrag
• Währung
• Belegart
• Zahlungsart
• Beschreibung
• Und alle weiteren Felder, die von Ihrer Organisation benötigt werden

Korrigieren oder vervollständigen Sie die Angaben gegebenenfalls und reichen Sie anschließend den Beleg oder die Abrechnung gemäß dem normalen Workflow ein.

Den Expense Agent aktivieren oder deaktivieren

Sie können die Deaktivierung des Expense Agenten anfordern. Durch Deaktivieren des Agenten wird verhindert, dass Beleginformationen erfasst werden und eine Belegart vorgeschlagen wird. Der Agent wird dadurch jedoch nicht aus der Expense App oder dem Expense Portal entfernt.

Wenn Sie den Agenten deaktivieren, können Sie weiterhin mehrere einzelne Belege oder eine Abrechnung erstellen, indem Sie Belege hinzufügen und die folgenden Informationen manuell eingeben:

• Datum
• Betrag
• Währung
• Belegart
• Zahlungsart
• Beschreibung
• Alle weiteren Felder, die von Ihrer Organisation benötigt werden

Die Meldung Expense Agent kann mehr bleibt auch dann sichtbar, wenn Sie die Nutzung des Agenten deaktivieren, da sie die Benutzer darüber informiert, dass zusätzliche Agentenfunktionen aktiviert werden können.

So können Sie die Deaktivierung des Expense Agenten anfordern:

• Kontaktieren Sie Ihren Continia Partner. Der Partner muss ein Ticket beim Continia Support eröffnen und die Deaktivierung des Agenten anfordern.

KI und Ihre Daten

Wenn der Expense Agent aktiviert ist, verwendet er in Microsoft Azure gehostete Microsoft Foundry-Modelle, um Vorschläge zu generieren. Daten, die mithilfe von Modellen verarbeitet werden, die von Microsoft Azure bereitgestellt werden, werden OpenAI nicht zur Verfügung gestellt und werden nicht zum Trainieren von generativen KI-Foundation-Models verwendet.

Informationen zum Thema

Belege in der Continia Expense App erstellen und einreichen
Belege im Continia Expense Portal erstellen und einreichen
Belegdaten mit der KI-Belegerkennung erfassen
Unterstützte Dateiformate für Expense Management