Einkaufsverträge erstellen

Ähnlich wie Continia Expense Management und die meisten anderen Lösungen und Module von Continia lässt sich das Einkaufsverträge-Modul direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central integrieren. Sie können darauf über das Symbol zugreifen, wenn Sie Einkaufsverträge erstellen möchten.

Sie können Einkaufsverträge folgendermaßen erstellen:

• Von Grund auf, von der Seite Einkaufsverträge aus
• Basierend auf einem Beleg

Welche Methode Sie verwenden, hängt von Ihren Anforderungen und der Seite ab, von der aus Sie navigieren. Beide Methoden werden weiter unten ausführlich beschrieben.

Einen neuen Einkaufsvertrag erstellen

Sie können einen ganz neuen Einkaufsvertrag ohne einen vorhandenen Beleg erstellen.

So erstellen Sie einen neuen Einkaufsvertrag:

1. Suchen Sie nach Einkaufsverträge, und wählen Sie dann den zugehörigen Link, um die Seite Einkaufsverträge zu öffnen.

   Hinweis

   Sie können diese Seite auch vom Business Central-Rollencenter aus öffnen: Unter Continia Expense Management Aktivitäten > Einkaufsverträge > Alle.

2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu, um die Seite für Einkaufsverträge zu öffnen.

3. Füllen Sie die Felder unter Allgemein nach Bedarf aus. In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Felder erläutert.

   Feld	Beschreibung
   Einkäufercode (Prüfer)	Geben Sie in diesem Feld den Code der Person ein, die den neuen Vertrag überprüfen soll, ein oder wählen Sie sie aus.
   Preistyp	Geben Sie an, ob die Beträge der Vertragszeilen genau mit den Beträgen der zugehörigen Belege übereinstimmen müssen, damit die Belege automatisch genehmigt werden (Fester Betrag), oder ob eine gewisse Betragsabweichung akzeptabel ist (Variabler Betrag). Wenn Sie Variabler Betrag auswählen, ermittelt Expense Management anhand der unter Max. erlaubte Zeilenabweichung % eingegebenen Werte für die entsprechenden Zeilen (unter Zeilen), ob die zugehörigen Belegbeträge innerhalb der zulässigen Abweichung liegen. Wenn Sie Fester Betrag auswählen, ignoriert Expense Management alle unter Max. erlaubte Zeilenabweichung % eingegebenen Werte.
   Abrechnungszeit-Code	Geben Sie an, wie oft Sie Belege für diesen Vertrag von den Mitarbeitern erwarten. Mit dieser Angabe wird der Jährliche Betrag für jede Zeile im Inforegister Zeilen zusammen mit den Feldern Menge und Einstandspreis berechnet. Hinweis Sie können Ihre eigenen Codes für Abrechnungszeiträume erstellen, indem Sie das Dropdown-Menü des Felds öffnen und + Neu auswählen. Als nächstes füllen Sie die Felder nach Bedarf aus. Unter Periodendatumsformel müssen Sie eine Ganzzahl eingeben, gefolgt von T (Tage), WT (Wochentage), W (Wochen), M (Monate), Q (Quartale) oder Y (Jahre) – zum Beispiel 2W (zwei Wochen). Sie können auch angeben, wie oft der Vertrag überprüft werden muss, indem Sie das Feld Überprüfen bearbeiten. Wenn Sie hier Datumsformel auswählen, geben Sie die Formel unter Überprüfen der Datumsformel anhand der oben genannten Richtlinien ein. Basierend auf Ihrer Eingabe in diesen beiden Feldern werden die entsprechenden Felder unter Überprüfen automatisch ausgefüllt (siehe Schritt 4 unten).
   Autom. bestätigen innerhalb der Abweichung	Wählen Sie Ja aus, wenn Expense Management Belege automatisch genehmigen soll. Der Belegbetrag muss dann mit dem entsprechenden Betrag der Vertragszeile innerhalb der Abweichung übereinstimmen, die unter Max. erlaubte Zeilenabweichung % unter Zeilen definiert ist. Je nachdem, ob Sie Ja oder Nein auswählen, gelten folgende Regeln: Ja: Wenn Sie unter Preistyp > Fester Betrag ausgewählt und/oder unter Max. erlaubte Zeilenabweichung % keinen Wert eingegeben haben, muss der Belegbetrag genau mit dem Betrag der Vertragszeile übereinstimmen, damit der Beleg automatisch genehmigt wird. Nein: Wenn Sie unter Preistyp > Variabler Betrag ausgewählt und/oder einen Wert unter Max. erlaubte Zeilenabweichung % eingegeben haben, werden diese Einstellungen ignoriert.

4. Füllen Sie die Felder unter Allgemein nach Bedarf aus. In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Felder erläutert.

   Feld	Beschreibung
   Genehmigung	Geben Sie an, wie oft der Einkaufsvertrag überprüft werden muss. Die Standardoption ist jährlich. Sie können dies jedoch im Dropdown-Menü Genehmigung ändern. Alle Änderungen, die Sie an den Feldern Genehmigung und Datumsformel Genehmigung unter Abrechnungszeit-Code vornehmen, werden in dieses Feld automatisch eingetragen. Hinweis Wenn Sie Datumsformel auswählen, wird das Feld Datumsformel Genehmigung angezeigt. Geben Sie eine Formel ein. Geben Sie dafür eine Ganzzahl ein, gefolgt vonT (Tage), WT (Wochentage), W (Wochen), M (Monate), Q (Vierteljahr) oder J (Jahre) zum Beispiel, 2W (zwei Wochen). Für komplexere Formeln können Sie auch + und – verwenden oder den Buchstaben L (laufend) als Präfix für eine der zuvor genannten Zeiteinheiten eingeben, zum Beispiel LM+10T (der laufende Monat plus zehn Tage).
   Nächstes Genehmigungsdatum	Geben Sie an, wann der Vertrag das nächste Mal überprüft werden soll. Der Standardwert hängt davon ab, was Sie unter Genehmigung ausgewählt haben. Wenn Sie beispielsweise Jährlich ausgewählt haben, ist der Standardwert das Startdatum des Vertrags plus ein Jahr minus einen Monat.

5. Erstellen Sie unter Zeilen eine Zeile für jeden Mitarbeiter, für den Sie Belege erwarten, indem Sie alle Felder nach Bedarf ausfüllen. In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Felder erläutert.

   Feld	Beschreibung
   Expense-Benutzer	Wählen Sie den Expense-Benutzer aus, der dieser Zeile zugeordnet werden soll.
   Einstandspreis	Die Felder Betrag ohne MwSt. und Jährlicher Betrag (die beide nicht bearbeitet werden können) werden automatisch anhand der Informationen ausgefüllt, die Sie im Feld Einstandspreis eingeben. Außerdem werden die beiden Felder automatisch ausgefüllt, wenn Sie das Feld Menge bearbeiten. Der Wert des Felds Jährlicher Betrag basiert auf Ihrer Auswahl im Feld Abrechnungszeit-Code unter Allgemein.
   Max. erlaubte Zeilenabweichung %	Der Ausgabenbetrag wird automatisch genehmigt, wenn er mit dem Vertragszeilenbetrag innerhalb der prozentualen Abweichung übereinstimmt, die Sie in diesem Feld eingeben. Wichtig Dies gilt nur, wenn unter Allgemein die Einstellungen Preistyp auf Variabler Betrag und Autom. bestätigen innerhalb der Abweichung auf Ja festgelegt sind.

Einen Einkaufsvertrag auf der Grundlage eines Belegs erstellen

Sie können einen Einkaufsvertrag auch auf Basis eines Belegs erstellen.

So erstellen Sie einen Einkaufsvertrag auf der Grundlage eines Belegs:

1. Suchen Sie nach Belege und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

2. Wählen Sie in der Liste der Belege den Beleg aus, den Sie als Grundlage für Ihren Einkaufsvertrag verwenden möchten.

3. Wählen Sie Bearbeiten aus.

4. Wählen Sie in der Aktionsleiste Aktionen > Einkaufsverträge > Erstelle Einkaufsvertrag, um die Seite Erstelle Einkaufsvertrag zu öffnen.

   Hinweis

   Die folgenden Felder werden mit Daten aus der Kopfzeile des ausgewählten Belegs automatisch ausgefüllt:

   • Beschreibung wird automatisch mit dem Wert aus dem Feld Beschreibung des Belegs ausgefüllt.
   • Der Einkäufercode (Prüfer) wird automatisch mit dem Wert Verkäufer/Einkäufer aus dem Feld Expense-Genehmiger-ID ausgefüllt, das Sie auf der Seite Continia Benutzereinrichtung finden.
   • Genehmigung wird automatisch mit der Standardoption Jährlich ausgefüllt.
   • Kreditornr. wird automatisch mit dem Wert aus dem Feld Kreditornr. des Belegs ausgefüllt.

5. Überprüfen Sie die automatisch ausgefüllten Felder und bearbeiten Sie sie, falls erforderlich. Füllen Sie dann die restlichen Felder nach Bedarf aus.

6. Wählen Sie OK, um die Seite zu schließen und den Vertrag zu erstellen.

Dadurch wird der Vertrag auf der Seite Einkaufsverträge geöffnet, wo Sie Änderungen vornehmen und weitere Felder ausfüllen können. Eine detaillierte Beschreibung dieses Vorgangs finden Sie in den Schritten 3–5 im obigen Abschnitt.

Einen Beleg einem bestehenden Vertrag hinzufügen

Sie können einem bestehenden Einkaufsvertrag einen Beleg hinzufügen:

1. Suchen Sie nach Belege und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

2. Wählen Sie in der Liste der Belege den Beleg aus, den Sie als Grundlage für Ihren Einkaufsvertrag verwenden möchten.

3. Wählen Sie Bearbeiten aus.

4. Wählen Sie unter Einkaufsverträge im Feld Einkaufsvertragsnummer den Vertrag aus, dem Sie den Beleg hinzufügen möchten.

5. Wählen Sie unter Einkaufsverträge im Feld Einkaufsvertragszeilennr. das Menü aus (...). Es wird ein Dialogfeld mit der Frage angezeigt, ob Sie basierend auf diesem Beleg eine neue Vertragszeile erstellen möchten. Wählen Sie Ja, um eine Vertragszeile zu erstellen.

   Hinweis

   Wenn der Vertrag bereits eine Zeile für diesen Mitarbeiter enthält, können Sie aus einer Liste mit Vertragszeilen auswählen, die nach dieser Mitarbeiternummer gefiltert sind.

Informationen zum Thema

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