Belege durch Weiterleitung einer E-Mail einreichen

Sie können jetzt alle ausgabenbezogene E-Mails, die beispielsweise einen Beleg, eine Rechnung oder eine Buchungsbestätigung enthalten oder diese darstellen, in einen Beleg in Continia Expense Management umwandeln. Continia konvertiert den E-Mail-Text einschließlich aller eingebetteten Bilder in eine PDF-Datei und hängt diese (zusammen mit allen an die E-Mail angehängten Dateien) an einen neuen Beleg an oder fügt sie einem bereits in Bearbeitung befindlichen Beleg hinzu.

Das folgende Video gibt Ihnen einen kurzen Überblick über den Prozess.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie eine E-Mail weiterleiten, wie Continia diese verarbeitet und wie Sie mit eventuellen Antworten umgehen.

E-Mail weiterleiten

Bevor Sie die E-Mail weiterleiten, stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse, von der Sie weiterleiten, in Continia Expense Management registriert ist. Wenn Sie eine E-Mail von einer persönlichen oder sekundären Adresse senden, muss diese bereits als Alias in den Einstellungen im Continia Expense Portal hinzugefügt sein.

1. Öffnen Sie in Ihrem E-Mail-Client die E-Mail, die den Beleg oder die Ausgabendokumente enthält.
2. Leiten Sie sie an die entsprechende aufgeführte E-Mail-Adresse weiter. Sie können diese E-Mail-Adressen sowohl für das Expense Portal als auch für die Expense App verwenden:
   • Demo: expense@democem.continiaonline.com
   • Produktion: expense@cem.continiaonline.com

Continia verarbeitet die E-Mail und antwortet anschließend darauf mit einer Bestätigung.

Nächste Schritte

Wenn Continia die weitergeleitete E-Mail empfängt, wird automatisch nach den Beträgen und Daten der Ausgabe gesucht und geprüft, ob ein passender Beleg mit demselben Betrag, derselben Währung und demselben Datum vorhanden ist.

Nachdem die E-Mail auf Belegdaten geprüft wurde, führt Continia die entsprechenden Schritte basierend auf den folgenden Ergebnissen aus:

• Kein übereinstimmender Beleg gefunden
• Ein passender Beleg wurde gefunden
• Es wurde keine Übereinstimmung gefunden und Sie gehören zu mehreren Mandanten
• Die E-Mail-Adresse, von der Sie die Ausgabe(n) weitergeleitet haben, konnte nicht gefunden werden
• Die E-Mail wurde im Auftrag einer anderen Person gesendet

Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird

Continia erstellt einen neuen Beleg und fügt die E-Mail (und etwaige Anhänge) bei. Sie werden aufgefordert, den Beleg im Continia Expense Portal oder in der Continia Expense App zu überprüfen und abzuschließen. Sie erhalten die folgende E-Mail:

Betreff: Aus Ihrer E-Mail wurde ein neuer Beleg erstellt

Hallo [Name],

Aus Ihrer weitergeleiteten E-Mail wurde ein neuer Beleg erstellt.

Ihre weitergeleitete E-Mail, einschließlich aller Anhänge, wurde dem Beleg zugeordnet.

Im nächsten Schritt überprüfen und schließen Sie den Beleg im Continia Expense Portal ab oder bearbeiten Sie diesen in der Continia Expense App.

Mit freundlichen Grüßen Continia Expense Management

Wenn ein passender Beleg gefunden wird

Continia hängt die weitergeleitete E-Mail und deren Inhalt als PDF an diesen Beleg an. Sie erhalten die folgende E-Mail-Bestätigung mit Angabe des Händlers, des Betrags und des Datums.

Betreff: Belege wurden erfolgreich abgeglichen

Hallo [Name],

Wir haben einen vorhandenen Beleg gefunden, der dem Betrag und Datum entspricht.

[Beschreibung, Händler, Betrag, Datum]

Ihre weitergeleitete E-Mail, einschließlich aller Anhänge, wurde dem Beleg hinzugefügt.

Im nächsten Schritt überprüfen und schließen Sie den Beleg im Continia Expense Portal ab oder bearbeiten Sie diesen in der Continia Expense App.

Mit freundlichen Grüßen Continia Expense Management

Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird und Sie mehreren Mandanten angehören

Continia antwortet auf Ihre E-Mail und bittet Sie, den richtigen Mandanten aus einer kurzen Liste auszuwählen. Nachdem Sie mit Ihrer Auswahl geantwortet haben, hängt Continia die weitergeleitete E-Mail an den Beleg an. Alternativ können Sie den Beleg im Expense Portal bearbeiten, wo eine Mandantenauswahl erforderlich ist.

Sie erhalten die folgende E-Mail:

Betreff: Bitte wählen Sie einen Mandanten für diesen Beleg

Hallo [Name],

Wir konnten keinen bestehenden Beleg finden, der dem Betrag und Datum Ihrer weitergeleiteten E-Mail entspricht, da Sie Zugriff auf mehrere Mandanten haben. Bitte wählen Sie bitte den Mandanten aus, für den der Beleg erstellt werden soll.

Ihre weitergeleitete E-Mail inklusive aller Anhänge wird dem neuen Beleg des gewählten Mandanten zugeordnet.

Erstellen Sie einen Beleg für diesen Mandanten:

· CRONUS Mandant A

· CRONUS Mandant B

Mit freundlichen Grüßen Continia Expense Management

Wenn die E-Mail-Adresse nicht gefunden werden kann

Continia antwortet auf Ihre E-Mail und bittet Sie, die E-Mail-Adresse, von der die Nachricht weitergeleitet wurde, im System zu registrieren. Sie erhalten die folgende E-Mail:

Betreff: Ihre weitergeleitete E-Mail konnte nicht verarbeitet werden

Hallo [Name],

Wir konnten Ihre weitergeleitete E-Mail nicht verarbeiten, da die E-Mail-Adresse nicht bei Continia Expense Management registriert ist.

Bitte wenden Sie sich an Ihren Continia Expense Management-Administrator, um zu überprüfen, ob der Benutzer in Continia Expense Management exportiert wurde.

Falls Sie Ausgaben von einer anderen E-Mail-Adresse einreichen möchten, können Sie im Continia Expense Portal unter Einstellungen einen Alias hinzufügen.

Mit freundlichen Grüßen Continia Expense Management

Wenn die E-Mail von einem Alias weitergeleitet wurde

Continia antwortet auf Ihre E-Mail und teilt Ihnen mit, dass eine Benachrichtigung an Ihre primäre E-Mail-Adresse gesendet wurde. Sie erhalten die folgende E-Mail:

Betreff: Ihre weitergeleitete E-Mail wurde empfangen

Hallo [Name],

Wir haben Ihre weitergeleitete E-Mail erhalten.

Eine Benachrichtigung mit den Belegdetails wurde an Ihre primäre E-Mail-Adresse gesendet: [real@account.com].

Mit freundlichen Grüßen Continia Expense Management

Einen Beleg im Namen einer anderen Person einreichen

Wenn Sie als delegierter Benutzer eingerichtet wurden, können Sie eine E-Mail im Namen eines anderen Spesenbenutzers weiterleiten, indem Sie ein einzelnes Delegierungs-Tag in der weitergeleiteten E-Mail im folgenden Format einfügen: [#user@example.com]. Continia erstellt oder aktualisiert den Beleg unter dem Konto des Benutzers und bestätigt das Ergebnis an Sie beide.

Sie können nur ein Delegierungs-Tag pro E-Mail einfügen, und die Delegierung muss vorab von Ihrem Administrator konfiguriert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerweiterleitung einrichten.

Wenn Continia die E-Mail empfängt, die Sie im Namen einer anderen Person weitergeleitet haben, wird automatisch nach den Beträgen und Daten der Belege gesucht und geprüft, ob ein passender Beleg oder importierte Kreditkartentransaktion vorhanden ist. Anschließend antwortet Continia auf Ihre E-Mail, um Ihnen mitzuteilen, dass die E-Mail empfangen wurde und eines der folgenden Szenarien eingetreten ist:

• Es wurde kein passender Beleg gefunden

• Ein passender Beleg wurde gefunden

• Es wurde keine Übereinstimmung gefunden und der Benutzer gehört zu mehr als einem Mandanten

• Es wurden mehrere Belege mit denselben Daten gefunden

• Die E-Mail-Adresse, von der Sie die Ausgabe(n) weitergeleitet haben, konnte nicht gefunden werden

• Die E-Mail wurde im Auftrag einer anderen Person gesendet

Sie erhalten die folgende E-Mail:

Betreff: [Eines der oben aufgeführten Szenarien]

Sehr geehrte/r [Bevollmächtigte/r Benutzer],

Sie erhalten diese E-Mail, weil Sie im Namen von [Manager] eine E-Mail weitergeleitet haben.

[Die E-Mail wird dann mit einem der aufgeführten Szenarien fortgesetzt]

Mit freundlichen Grüßen Continia Expense Management

Delegierung nicht erfolgreich

Continia antwortet auf Ihre E-Mail, um Ihnen mitzuteilen, dass die E-Mail, die Sie im Namen einer anderen Person gesendet haben, nicht verarbeitet werden konnte, da die Delegierung nicht ordnungsgemäß eingerichtet wurde. Sie erhalten die folgende E-Mail:

Betreff: Ihre weitergeleitete E-Mail konnte nicht verarbeitet werden

Sehr geehrte/r [Bevollmächtigte/r Benutzer],

Wir konnten Ihre weitergeleitete E-Mail nicht bearbeiten, da keine Delegierung für Sie eingerichtet wurde, um Belege im Namen von [Manager] einzureichen.

Für weitere Unterstützung wenden Sie sich bitte an Ihren Continia Expense Management-Administrator.

Mit freundlichen Grüßen Continia Expense Management

Tags verwenden

Anhand der Tags in der folgenden Tabelle können Sie die Aktionen bestimmen, die mit der Verarbeitung Ihrer Belege durch Continia verbunden sind. Sie dürfen pro E-Mail nur ein Tag verwenden. Folgende Tags stehen zur Verfügung:

Problembehandlung

Wenn Continia Ihre E-Mail nicht verarbeiten kann, erhalten Sie eine Antwort-E-Mail, in der das Problem erklärt wird. Die häufigsten Ursachen sind:

• Die Absenderadresse ist nicht in Continia Expense Management registriert. Wenn dies der Fall ist, bitten Sie Ihren Administrator, den Benutzer zu überprüfen oder die E-Mail-Adresse des Absenders als Alias unter Einstellungen hinzuzufügen.
• Die E-Mail enthält mehr als ein Delegierungs-Tag. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass die E-Mail nur einen einzigen Tag für die Person enthält, für die Sie den Beleg einreichen, und leiten Sie sie dann erneut weiter.
• Für den Manager, in dessen Namen Sie stellvertretend etwas einreichen möchten, wurde keine Delegierung konfiguriert. Wenden Sie sich in einem solchen Fall an Ihren Administrator, um dies einzurichten.

Wenn Continia einen neuen Beleg erstellt, obwohl Ihre E-Mail einem bestehenden Beleg hätte zugeordnet werden sollen, öffnen Sie den neuen Beleg, verschieben Sie die angehängte PDF in den richtigen Beleg und löschen Sie das Duplikat.

Weitere Informationen finden Sie unter Belege einreichen.

Informationen zum Thema

Eine Zuordnungstoleranz konfigurieren
Belege im Continia Expense Portal erstellen und einreichen