Einkaufsverträge überprüfen

Der Überprüfungsprozess ist ein zentraler Bestandteil des Einkaufsverträge-Moduls. Mit Vertragsüberprüfungen soll sichergestellt werden, dass ein Mitarbeitender im Unternehmen (der Prüfer) die aktuellen Verträge des Unternehmens prüft und darauf achtet, dass sie auf dem neuesten Stand sind oder bei Bedarf verlängert, gekündigt oder geändert werden. Sie können für die einzelnen Verträge verschiedene Prüfer oder einen Prüfer für alle Verträge bestimmen, je nachdem, was für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist.

Ein Einkaufsvertragsadministrator (normalerweise ein Buchhalter) startet den Prozess, indem er entweder einen Vertrag oder mehrere Verträge auf einmal an den Prüfer sendet. Dieser sieht die Verträge durch und sendet sie dann an den Buchhalter zur Überprüfung und zum Abschluss zurück. Bei jeder Überprüfung kann der Prüfer zusätzliche Zeilen hinzufügen, nicht verwendete Zeilen entfernen und Überprüfungskommentare schreiben, die der Einkaufsvertragsadministrator berücksichtigen kann.

In den folgenden Abschnitten werden die einzelnen Schritte im Prozess genauer beschrieben.

Einen Einkaufsvertragsadministrator einrichten

Wenn Sie Verträge zur Prüfung senden und verschiedene andere Prüfungsaktionen durchführen möchten, müssen Sie als Einkaufsvertragsadministrator eingerichtet sein.

So richten Sie einen Einkaufsvertragsadministrator ein:

1. Suchen Sie nach Continia Benutzereinrichtung und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Wählen Sie in der Liste der Continia-Benutzer die ID des Benutzers aus, den Sie als Einkaufsvertragsadministrator einrichten möchten. Dadurch wird die Continia Benutzereinrichtung Karte geöffnet.
3. Aktivieren Sie unter Allgemein im Abschnitt Einkaufsverträge den Umschalter Einkaufsvertragsadministrator.

Dadurch wird der ausgewählte Benutzer zum Einkaufsvertragsadministrator und kann Verträge zur Überprüfung versenden und Überprüfungen verwalten.

Einen einzelnen Vertrag zur Überprüfung senden

So senden Sie einen Vertrag zur Überprüfung:

1. Suchen Sie nach Einkaufsverträge und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Wählen Sie in der Vertragsliste den Vertrag aus, den Sie zur Überprüfung senden möchten.
3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Überprüfung beginnen.

Dadurch wird der Vertrag zur Überprüfung gesendet und das Feld Status unter Überprüfen zeigt dann Überprüfung ausstehend an.

Mehrere Verträge zur Überprüfung senden

So senden Sie mehrere Verträge zur Überprüfung:

1. Suchen Sie nach Einkaufsverträge und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Start > Stapelüberprüfung starten..., um die Seite Einkaufsverträge zur Überprüfung senden zu öffnen.

3. Unter Filter: Einkaufsvertragskopf wird der Filter Nächste Überprüfung am hinzugefügt und mit dem Datumsbereich ..[heute] vorausgefüllt. Das bedeutet, dass alle Verträge, die noch nicht überprüft wurden und deren Datum in Nächste Überprüfung am überschritten wurde, in einem Stapel zur Überprüfung gesendet werden. Sie können den automatisch ausgefüllten Datumsbereich auch ändern.

4. (Optional) Wenn Sie einen weiteren Filter hinzufügen möchten, klicken Sie auf + Filter.

5. (Optional) Geben Sie unter Erweitert alle erforderlichen Einschränkungen für den Stapelbericht hinsichtlich der Zeilengenerierungszeit/maximalen Zeilen- oder Beleganzahl ein.

6. (Optional) Wenn Sie den Stapelbericht zu einem späteren Zeitpunkt ausführen möchten, klicken Sie auf Plan… und wählen Sie dann ein Startdatum/eine Startzeit und ein Ablaufdatum/eine Ablaufzeit aus. Sie können auch eine Datumsformel eingeben, die dann das Feld Früheste(s) Startdatum/-uhrzeit automatisch ausfüllt.

   Hinweis

   Wenn Sie Datumsformel für nächste Ausführung auswählen, müssen Sie eine Formel in Form einer Ganzzahl gefolgt von T (Tage), WT (Wochentage), W (Wochen), M (Monaten), Q (Quartale) oder J (Jahre) eingeben, zum Beispiel 2W (zwei Wochen). Für komplexere Formeln können Sie auch die mathematischen Symbole + und – verwenden oder den Buchstaben L (laufend) als Präfix für eine der zuvor genannten Zeiteinheiten eingeben – zum Beispiel LM+10T (der laufende Monat plus zehn Tage).

7. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Dadurch werden alle Verträge innerhalb des angegebenen Datumsbereichs in einem Stapel zur Überprüfung gesendet, und das Feld Status unter Überprüfen zeigt dann für alle Verträge Überprüfung ausstehend an.

Eine Vertragsüberprüfung abbrechen

So brechen Sie eine von Ihnen gestartete Überprüfung ab:

1. Suchen Sie nach Einkaufsverträge und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Wählen Sie in der Vertragsliste den Vertrag aus, dessen Überprüfung Sie abbrechen möchten.
3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Überprüfung abbrechen.
4. Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Überprüfung abbrechen möchten. Kilcken Sie auf Ja.

Dadurch wird die Überprüfung abgebrochen. Auf der Seite Einkaufsvertrag wird unter Überprüfen im Feld Status nicht mehr Überprüfung ausstehend angezeigt, sondern ein leeres Statusfeld.

Vertragsüberprüfung einreichen

Wenn Ihnen ein Vertrag von einem Einkaufsvertragsadministrator zur Überprüfung zugesandt wird, können Sie den Vertrag prüfen und mit Kommentaren an den Administrator zurücksenden. Sie können dies entweder in Business Central oder im Continia Web Approval Portal vornehmen.

Mit Business Central

So führen Sie eine Überprüfung mit Business Central durch:

1. Suchen Sie nach Einkaufsverträge und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Klicken Sie in der Liste der Verträge in der Spalte Nr. auf die Nummer des Vertrags, den Sie überprüfen möchten. Dadurch wird die Seite Einkaufsvertrag geöffnet.
3. Überprüfen Sie den Vertrag und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
4. Klicken Sie unter Überprüfung auf das Feld Bemerkungen.
5. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Neu, um eine Kommentarzeile hinzuzufügen.
6. Geben Sie unter Bemerkungen Ihre Überprüfungskommentare ein. Die Felder Datum und Name werden automatisch ausgefüllt.
7. Wiederholen Sie die Schritte 5–6, wenn Sie weitere Bemerkungen hinzufügen möchten, und kehren Sie dann zur Seite Einkaufsvertrag zurück, wo Ihre Bemerkungen im Feld Bemerkungen angezeigt werden.
8. Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Überprüfung einreichen.
9. Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Überprüfung starten möchten. Kilcken Sie auf Ja.

Dadurch wird Ihre Überprüfung an den Einkaufsvertragsadministrator gesendet und unter Überprüfen ändert sich das Feld Status in Überprüfung eingereicht.

Mit dem Web Approval Portal

So führen Sie eine Genehmigung mit dem Web Approval Portal aus:

1. Melden Sie sich am Web Approval Portal an.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einkauf auf Verträge, um die Seite Meine ausstehenden Überprüfungen zu öffnen.
3. Wählen Sie in der Liste der zu überprüfenden Verträge den Vertrag aus, den Sie zur Überprüfung einreichen möchten.
4. Überprüfen Sie den Vertrag und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
5. Geben Sie im Textfeld oben rechts Ihre Bemerkungen von der Überprüfung ein und klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind. Wiederholen Sie diesen Schritt, wenn Sie weitere Bemerkungen hinzufügen möchten.
6. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Überprüfung einreichen.

Dadurch wird Ihre Überprüfung an den Einkaufsvertragsadministrator übermittelt. In Business Central wird auf der Seite Einkaufsvertrag unter Überprüfen das Feld Status in Überprüfung eingereicht geändert.

Eine Vertragsüberprüfung abschließen

So schließen Sie eine Vertragsüberprüfung ab:

1. Suchen Sie nach Einkaufsverträge und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Klicken Sie in der Liste der Verträge in der Spalte Nr. auf die Nummer des Vertrags, deren Überprüfung Sie abschließen möchten. Dadurch wird die Seite Einkaufsvertrag geöffnet.

3. Prüfen Sie die Vertragsänderungen des Prüfers sowie die Überprüfungskommentare unter Bemerkungen > Überprüfen.

4. (Optional) Wenn etwas nicht ganz richtig ist oder Sie Fragen an den Prüfer haben, können Sie unter Bemerkungen selbst einen Kommentar hinzufügen, um den Prüfer über Fehler oder Unklarheiten zu informieren. Senden Sie den Vertrag anschließend an den Prüfer zurück, indem Sie Start > Zur Korrektur ablehnen auswählen. Klicken Sie im Dialogfeld, das geöffnet wird, auf Ja.

   Hinweis

   Dadurch wird die Überprüfung an den Prüfer zurückgesendet und das Feld Status unter Überprüfen wieder in Überprüfung ausstehend geändert. Der Prüfer kann dann die Kommentare des Administrators prüfen, alle notwendigen Änderungen vornehmen und die Prüfung wieder einreichen.

5. Wenn alles in Ordnung ist, können Sie die Überprüfung abschließen: Wählen Sie in der Aktionsleiste Start > Überprüfung abschließen aus.

6. Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Überprüfung abschließen möchten. Klicken Sie auf Ja.

Dies bewirkt fünf Änderungen unter Überprüfung:

• Das Feld Status wird geleert, um den nächsten Überprüfungszyklus vorzubereiten
• Aktualisiert das Feld Datum nächste Überprüfung basierend auf der Überprüfungshäufigkeit, die Sie im Feld Überprüfung angegeben haben.
• Alle von Ihnen hinzugefügten Überprüfungskommentare werden im Feld Bemerkungen angezeigt.
• Letzte Überprüfung am wird auf das heutige Datum aktualisiert.
• Ihr Name wird unter Zuletzt geprüft von angezeigt.

Informationen zum Thema

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