Beschränkungen für den Feldwertzugriff einrichten

  • 14.04.2026
  • 6 Minuten Lesedauer

Sie können den Expense-Benutzern helfen, sich beim Einreichen von Belegen auf das für sie Relevante zu konzentrieren, indem Sie genau festlegen, welche Feldwerte für bestimmte Benutzertypen in der Expense Mobile App und im Expense Portal sichtbar sind. Indem Sie festlegen, welche Felder sichtbar sind, lassen sich Fehler minimieren und Buchhalter müssen weniger Zeit damit verbringen, zu überprüfen, ob die Ausgaben richtig verbucht wurden.

Mit dieser Funktion können Sie den Zugriff auf bestimmte Feldwerte für einzelne Expense-Benutzer oder für eine ganze Gruppe von Expense-Benutzern einrichten, indem Sie den Zugriff auf Belegarten, Dimensionen oder andere Lookup-Werte einschränken.

Hinweis

Standardmäßig sind alle Feldwerte verfügbar. Mit der Einschränkung des Zugriffs auf Feldwerte legen Sie fest, welche Feldwerte für einen Benutzer verfügbar sind. Wenn Sie beispielsweise festlegen, welche Feldwerte für eine Benutzergruppe verfügbar sind, sieht diese Gruppe nur diese Feldwerte. Eine Gruppe mit der Standardkonfiguration sieht dagegen alle Feldwerte.

Die Beschränkung des Zugriffs auf bestimmte Feldwerte ist insbesondere bei großen Konfigurationen sinnvoll, bei denen möglicherweise Hunderte verschiedener Projekte zur Auswahl stehen und viele verschiedene Feldtypen vorhanden sind, darunter Feldtypen, die Dimensionen wie Projekt, Projektaufgabe, Abteilung oder Kostengruppe darstellen. Feldwerte wie Belegart hängen von den Anforderungen Ihrer Organisation ab.

So schränken Sie den Benutzerzugriff auf Feldwerte ein

Je nach der von Ihnen verwendeten Version von Expense Management unterscheidet sich Schritt drei des folgenden Einrichtungsprozesses geringfügig.

So richten Sie eine eingeschränkte Ansicht der Feldwerte für einen oder mehrere Expense-Benutzer ein:

  1. Suchen Sie (Search) nach Konfigurierte Felder und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

  2. Klicken Sie in der Spalte Beschreibung der Tabelle auf den verknüpften Feldnamen, um zur Feldtyp Karte des Feldes zu gehen, auf das Sie Zugriff gewähren möchten (z. B. Belegart).

  3. Diese Aktion unterscheidet sich leicht je nach verwendeter Version:

    • Ab 2026 R1 - Klicken Sie in der Aktionsleiste der Feldtypkarte auf Lookup Wert Zugriff.
    • Ab 2022 R1 – Klicken Sie in der Aktionsleiste der Feldtyp Karte auf Verwalten > Feldtyp.
    • Vor 2021 R2 - Wählen Sie in der Aktionsleiste der Feldtyp Karte Feldtyp > Lookup Wert Zugriff aus.

  4. Klicken Sie auf der Seite Lookup Wert Zugriff pro Benutzer/Gruppe auf die oberste Zeile der Tabelle und füllen Sie das Feld nach Bedarf aus:

    • Wählen Sie unter Optionen im Feld Anzeigen im Dropdown-Menü Benutzer oder Benutzergruppe aus, um Einstellungen auf einen einzelnen Expense-Benutzer oder eine Gruppe von Expense-Benutzern anzuwenden.
    • Wählen Sie in der Spalte Beschreibung der Tabelle das Feld aus, und es wird automatisch eine Beschreibung basierend auf den von Ihnen ausgewählten Werten eingetragen.
    • Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Benutzer, um anzugeben, ob alle Benutzer Zugriff auf das Feld haben, das Sie in Schritt zwei ausgewählt haben.
    • Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen INT oder LT, um anzugeben, ob dieser Benutzer/diese Benutzergruppe Zugriff auf den Lookup-Wert hat.

  5. Wiederholen Sie Schritt vier, um der eingeschränkten Ansicht, die Sie einrichten, weitere Feldwerte hinzuzufügen.

  6. Klicken Sie in der Aktionsleiste der Feldtyp Karte für Belegart auf Aktualisieren Lookup Werte.

  7. Klicken Sie auf Erzwinge Synchronisation mit Continia Online.

Sie haben jetzt die Feldwerte eingerichtet, auf die für die angegebenen Felder und Benutzer bzw. Benutzergruppen zugegriffen werden kann.

Beispieleinrichtung

In diesem Beispiel möchten Sie, dass eine Gruppe interner Benutzer (INT) im Feld „Belegart" der Expense Mobile App und des Expense Portals nur die Option „Übernachtung" sieht. Benutzer, die nicht zu dieser Gruppe gehören (und daher keine eingeschränkte Ansicht haben), sehen stattdessen alle Belegartfelder. Benutzer, die einer anderen Gruppe angehören, beispielsweise externe Benutzer (EXT), sehen nur die eingeschränkte Ansicht für ihre Gruppe.

  1. Suchen Sie (Search) nach Konfigurierte Felder und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
  2. Klicken Sie in der Spalte Beschreibung der Tabelle auf Belegart. Dadurch wird die Feldtyp Karte geöffnet.
  3. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Lookup Wert Zugriff.
  4. In der Zeile Belegart
    1. Wählen Sie unter Optionen im Feld Anzeigen aus dem Dropdown-Menü die Option Benutzergruppe aus.
    2. Klicken Sie in der Spalte Code auf Unterkunft.
    3. Wählen Sie in der Spalte Beschreibung die Option Unterkunft aus.
    4. Aktivieren Sie in der Spalte INT das Kontrollkästchen.
  5. Klicken Sie in der Aktionsleiste der Feldtyp Karte für Belegart auf Aktualisiere Lookup Werte.
  6. Klicken Sie auf Erzwinge Synchronisation mit Continia Online.

Informationen zum Thema

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Feldabhängigkeiten einrichten