Unternehmensrichtlinien für Belege einrichten
Durch das Einrichten von Unternehmensrichtlinien für Belege können Sie bestimmte Aktionen basierend auf vordefinierten Kriterien, wie z. B. Schwellenwerten von Beträgen oder Dokumenttypen, automatisieren. Diese Richtlinien können die Genehmigung von Transaktionen mit geringem Wert automatisieren, Dokumente mit höherem Wert mit Warnungen kennzeichnen oder erstattungsfähige Beträge für bestimmte Belegkategorien begrenzen. Auf diese Weise können geringe Ausgaben effizient verarbeitet werden, während höhere Beträge oder außergewöhnliche Fälle zur Überprüfung markiert werden. Dies gewährleistet Konsistenz und Kontrolle über das Ausgabenmanagement.
Mit Expense Management können Sie Unternehmensrichtlinien definieren, sodass bestimmte sich wiederholende Arbeitsabläufe automatisch ausgelöst werden. Sie können beispielsweise die folgenden Aktionen auslösen:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Belege unter einem bestimmten Grenzwert automatisch genehmigen | Belege unter einem bestimmten Grenzwert werden automatisch genehmigt. Dies ist nützlich, wenn Sie bei der Bearbeitung von Belegen mit geringen Beträgen zusätzlichen Genehmigungsaufwand vermeiden möchten. Stattdessen können Sie ein festes Limit für einen bestimmten Zeitraum festlegen, und alles wird automatisch genehmigt. |
| Belege nur bis zu einem bestimmten Grenzwert erstatten | Diese Regel legt eine Obergrenze für den erstattungsfähigen Betrag für eine bestimmte Belegart fest. Bei Fahrstrecken sind Fahrstreckenerstattungen nur bis zu diesem Limit möglich, während Belege in erstattungsfähige und nicht erstattungsfähige Beträge aufgeteilt werden. Dem Genehmiger und dem Administrator wird angezeigt, wenn das Limit überschritten wurde. Lassen Sie beim Einrichten dieser Regel unter Unternehmensrichtlinien > Liste bearbeiten die Spalte Zeitraum leer. |
| Bei Überschreiten des festgelegten Grenzwerts Warnhinweis hinzufügen | Dokumenten, die einen bestimmten Grenzwert überschreiten, wird ein Warnkommentar hinzugefügt. Dadurch wird die Genehmigung oder Buchung von Belegen nicht verhindert. Der Genehmiger und der Administrator werden jedoch darüber informiert, dass das Limit überschritten wurde. |
Unternehmensrichtlinien können für Benutzer oder Benutzergruppen unter Fahrstreckenfahrzeugen und auf der Seite Belegarten für einen bestimmten Zeitraum definiert werden. Die folgende Liste erläutert die Werte eines Zeitraums:
- Ein Tag – innerhalb von 24 Stunden
- Eine Woche – ist von Montag bis Sonntag
- Ein Monat – entspricht dem Kalendermonat des Belegs
- Ein Jahr – entspricht dem aktuellen Kalenderjahr
Unternehmensrichtlinien für Belege einrichten
So richten Sie Unternehmensrichtlinien für Belegarten ein:
- Suchen Sie
nach Belegarten und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus. - Wählen Sie die Belegart aus, für die Sie eine neue Unternehmensrichtlinie erstellen möchten.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Unternehmensrichtlinien.
- Füllen Sie die relevanten Felder aus.
Belege für eine Benutzergruppe automatisch genehmigen
Sie können Regeln für einzelne Benutzer oder eine Benutzergruppe einrichten.
Sie können beispielsweise eine Regel festlegen, um Belege unter einem bestimmten Betrag automatisch für eine bestimmte Benutzergruppe zu genehmigen.
- Klicken Sie in Unternehmensrichtlinien > in der Aktionsleiste auf Liste bearbeiten.
- Wählen Sie in der Spalte Benutzerart der Tabelle im Dropdown-Menü Benutzergruppe aus.
- Geben Sie in der Spalte Benutzercode den entsprechenden Code ein. Beispielsweise „INT“ (für interne Mitarbeiter).
- Geben Sie in der Spalte Aktion die Regel ein. Zum Beispiel „Belege unterhalb des Grenzwerts automatisch genehmigen“.
- Geben Sie in der Spalte Betrag (MW) den Grenzwert ein. Zum Beispiel: '10,00'
- Füllen Sie in der Spalte Zeitraum ggf. die entsprechenden Angaben aus (optional).
Beispielszenarien für verschiedene Belegarten
Unter Belegarten in Business Central können Sie Regeln einrichten, die für jede der aufgeführten Belegarten den Unternehmensrichtlinien entsprechen. In den folgenden Szenarien hat ein Unternehmen Regeln eingerichtet, um Unterkünfte auf 250 £ pro Nacht, Verpflegungsbelege auf maximal 15 £ pro Tag und Softwarekäufe auf maximal 1.000 £ zu begrenzen. Diese Beispiele decken gängige Regeln ab, die für die jeweilige Belegart erstellt werden.
Belegart: Übernachtung
Für dieses Szenario ist der Grenzwert der Unternehmensrichtlinie für die Belegart Übernachtung auf 250 £ festgelegt. Das bedeutet, dass die Regel nur Erstattungen für Belege bis einschließlich des Grenzwerts von 250 £ zulässt.
Beispiel: Harry ist für zwei Tage Arbeitsbesprechungen nach Nottingham gereist und hat in einem Hotel übernachtet, das 256 £ pro Nacht kostete.
In diesem Beispiel überschreitet der eingereichte Beleg den Grenzwert um 6 £. Daher wurde ein Kommentar hinzugefügt, dass die 6 £ automatisch einer neuen Zeile zugewiesen wurden, deren Belegart auf Privat festgelegt wurde (was bedeutete, dass sie dem Belegbenutzer nicht erstattet wurden).
Belegart: Verpflegung
In diesem Szenario sieht die Unternehmensrichtlinie für die Belegart Verpflegung vor, dass alle Beträge bis einschließlich £15 pro Tag automatisch genehmigt werden.
Beispiel: Während der Teilnahme an einer eintägigen Konferenz hat Hester die folgenden Artikel für ihren morgendlichen Tee, ihr Mittagessen und ihren nachmittäglichen Tee gekauft:
| Artikel | Kosten |
|---|---|
| 3 Tassen Kaffee (zu je 0,75 £) | 2,25 £ |
| Ein belegtes Brötchen | 2,50 £ |
| Ein Sandwich | 4,00 £ |
| Eine Tüte Chips | 2,00 £ |
| 2x Cola (à 1,00 £) | 2,00 £ |
| Eine Dose Pfefferminzbonbons | 1,50 £ |
Jeder Posten an sich ist ein kleiner Betrag, die Gesamtsumme liegt unter 15 £ und das System ist so eingerichtet, dass Belege bis zu 15 £ pro Tag automatisch genehmigt werden. Das bedeutet, dass Hester alle Belege zur Genehmigung einreichen kann und das System sie automatisch genehmigt, da sie unter dem angegebenen Grenzwert von 15 £ liegen.
Belegart: Software
In diesem Szenario wollte das Unternehmen eine Richtlinie für die Belegart Software, um große Ausgaben im Blick zu behalten. Daher wurd eine Regel erstellt, die eine Warnung hinzufügt, wenn der Betrag eines Belegs über 1.000 £ liegt.
Beispiel: Charlie arbeitet für ein Spieleunternehmen und wurde gebeten, ihre Ausstattung aufzurüsten. Sie kaufte eine neue Maus für 14,99 £ in ihrem örtlichen Computerladen. Da der Betrag unter 15 £ lag, wurde er automatisch genehmigt. Da der lokale Laden jedoch nicht das voll ausgestattete Laptop hatte, auf das sie umsteigen wollte, musste sie es online kaufen. Der Laptop kostete 1.743 £.
Da die Regel für die Belegart Software auf 1.000 £ begrenzt ist, konnte er nicht automatisch genehmigt werden. Das bedeutet, dass der Status des Belegs Offen bleibt mit einer Warnung, dass der Betrag den festgelegten Grenzwert überschreitet, bis ein Genehmiger den Beleg manuell überprüft.