Benutzerweiterleitung einrichten

Die effiziente Verwaltung von Belegen ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung und ein zentraler Aspekt dieses Prozesses ist die Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs. Weiterleitungen spielen eine wichtige Rolle, um die Einreichung von Belegen so reibungslos wie möglich zu gestalten. Damit wird es bestimmten Personen ermöglicht, Belege im Namen anderer Benutzer einzureichen. Diese Flexibilität ist insbesondere bei Geschäftsreisen oder teambezogenen Ausgaben von Vorteil.

Die Funktion zur Benutzerweiterleitung ist in der Continia Expense App und im Continia Expense Portal verfügbar. Mit dieser Funktion können Sie die Einreichung von Belegen an andere Benutzer delegieren und gleichzeitig Ihre eigenen Belege aktualisieren und übermitteln.

Einen delegierten Benutzer hinzufügen

Durch das Hinzufügen eines bevollmächtigten bzw. stellvertretenden Benutzers können Sie Teammitgliedern die Befugnis erteilen, spesenbezogene Aufgaben für andere zu übernehmen. Dies trägt dazu bei, die Effizienz und Teamarbeit innerhalb Ihrer Organisation zu verbessern.

So fügen Sie einen bevollmächtigten Benutzer hinzu:

1. Suchen Sie () nach Stellvertretung, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

2. Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu aus und geben Sie die folgenden Informationen in die verfügbaren Felder ein:

   Feld	Beschreibung
   Inhaber Benutzer-ID	Geben Sie die Benutzer-ID des Benutzers an, der seine Verantwortung für die Speseneinreichung delegiert.
   Inhaber Benutzername	Geben Sie den Namen des Benutzers an, der die Verantwortung für seine Speseneinreichung(en) delegiert.
   Weitergeleiteter Benutzer	Geben Sie die Benutzer-ID der Person an, die stellvertretend für die Einreichung von Belegen verantwortlich ist.
   Bevollmächtigter Benutzer Name	Geben Sie den Namen der Person an, die stellvertretend für die Einreichung von Belegen verantwortlich ist.
   Gültig von	Legen Sie das Startdatum des Vertretungszeitraums fest, in dem der stellvertretende Benutzer im Namen des Eigentümers auf Belege zugreifen, diese aktualisieren und einreichen kann. Wenn Sie keinen bestimmten Zeitraum angeben möchten, lassen Sie das Feld Gültig ab einfach leer.
   Gültig bis	Legen Sie das Enddatum des Vertretungszeitraums fest, um zu bestimmen, wann die Vertretung endet. Während dieser Zeit kann der stellvertretende Benutzer im Namen des Eigentümers auf Belege zugreifen, diese aktualisieren und einreichen kann. Wenn Sie keinen bestimmten Zeitraum angeben möchten, lassen Sie das Feld Gültig bis einfach leer.
   Deaktiviert	Gibt an, ob die Weiterleitung aktiviert ist oder nicht. Eine Weiterleitung wird automatisch deaktiviert, wenn der Benutzer kein Expense Management-Benutzer ist.

   Der stellvertretende Benutzer kann sich sowohl in der App als auch im Portal als Belegbesitzer anmelden und Belege im Namen des Besitzers einreichen. Ein stellvertretender Benutzer hat Zugriff auf alle vom Eigentümer gespeicherten Belege.

Beleg weiterleiten

Sie können die Bearbeitung von Spesen delegieren, nachdem Sie Ihre Belege hochgeladen haben. So können Sie einer anderen Person die Berechtigung erteilen, diese Belege in Ihrem Namen zu verwalten. Dies kann beispielsweise bei einer Teamveranstaltung von Vorteil sein, wenn mehrere Ausgaben eingereicht und zugeordnet werden müssen. Indem Sie die Aufgabe an einen Kollegen (beispielsweise den Teamleiter) delegieren, können Sie den Abrechnungsprozess optimieren und effizient zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle teambezogenen Spesen korrekt bearbeitet werden. Der stellvertretende Kollege kann auch alle Belege in einer E-Mail weiterleiten.

Informationen zum Thema

Weitere Informationen finden Sie hier:

Im Abschnitt Einen Beleg im Namen einer anderen Person einreichen in Belege durch Weiterleitung einer E-Mail einreichen
Im Video Delegation in the Expense App and Portal.