21.08.2026
5 Minuten Lesedauer

Pauschalen erstatten

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein externes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem zur Erstattung von Belegen an Benutzer verwenden, empfiehlt es sich, im Gehaltsabrechnungssystem eine Ansicht zu erstellen, in der Sie sehen können, wie viel bei jedem Benutzer aussteht. Übertragen Sie die Daten dann in das Gehaltsabrechnungssystem und merken Sie an, welche Benutzer eine Erstattung erhalten haben.

Sie können die Erstattungsansichten nach Datumsintervallen filtern und die Gesamtsumme in aussagekräftigen Begriffen wie „Betrag“ und „Menge“ anzeigen lassen. Alle Belegarten werden als Spalten auf der Seite Erstattung der Pauschale angezeigt, wo Sie auch den Gesamtbetrag für jede Pauschalgruppe einsehen können. Der Betrag für die Belegarten (falls verwendet) wird auch für jeden einzelnen Expense-Benutzer angezeigt.

Wenn Ihr Unternehmen kein externes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem verwendet, sind diese Ansichten nicht relevant und der Beleg wird unmittelbar nach der Buchung als Erstattet gekennzeichnet.

Für jedes Dokument wird mit der Erstattungsmethode festgelegt, ob ein externes Abrechnungssystem verwendet wird oder nicht. Weitere Informationen finden Sie unter Erstattungsmethoden einrichten.

Die Felder auf der Erstattungsseite für Pauschalen

Feld	Beschreibung
Datumsfilter	Bietet die Möglichkeit, Daten nach einem Datumsintervall zu filtern. Zum Beispiel, wenn Sie nur die erstattungsfähigen Beträge für den aktuellen Monat angezeigt bekommen möchten.
Anzeigen als	Zeigt die Gesamtsumme als Betrag oder Menge an.
Angesehen von	Bietet verschiedene Filteroptionen basierend auf dem Status des Belegs: Warten auf Buchung, Bereit zur Rückerstattung, Gebucht und Rückerstattet oder Alles.
Benutzer	Die ID des Expense-Benutzers.
Name	Der Name des Expense-Benutzers.
Saldo	Der Saldo des aktuellen Benutzers. Dabei handelt es sich um die Summe aller Pauschalen für den angegebenen Zeitraum, unabhängig von ihrem Status. Der Saldo zeigt die Beträge so an, wie sie eingereicht wurden. Er berechnet nicht, wie viel dem Benutzer zurückerstattet werden sollte. Beispielsweise erfolgt für Ausgaben in Höhe von 100 EUR, die mit einer Firmenkreditkarte bezahlt wurden, keine Rückerstattung an den Benutzer (da die Zahlung mit der Firmenkreditkarte erfolgte). In diesem Fall beträgt der Saldo 100.
Erstattungsfähiger Betrag	Der erstattungsfähige Saldo des aktuellen Benutzers. Dies ist der Betrag, der dem Expense-Benutzer erstattet werden soll. Beispielsweise erfolgt für Ausgaben in Höhe von 100 EUR, die mit einer Firmenkreditkarte bezahlt wurden, keine Rückerstattung an den Benutzer (da die Zahlung mit der Firmenkreditkarte erfolgte). In einem solchen Szenario beträgt der erstattungsfähige Betrag 0.
Standard	Gibt den Gesamtbetrag oder die Anzahl der Pauschalen an, die für einen bestimmten Benutzer erstattet werden können, gruppiert nach Pauschalgruppe.