• 15.06.2026
  • 6 Minuten Lesedauer

Erinnerungscodes für E-Mail-Erinnerungen einrichten

Sie können Erinnerungscodes verwenden, um verschiedene Stufen von Erinnerungs-E-Mails zu erstellen, die an Expense-Benutzer gesendet werden. Jede Stufe legt fest, wie häufig Benachrichtigungen gesendet werden und wie oft sie versendet werden. Sie können beispielsweise eine maximale Anzahl an Erinnerungs-E-Mails festlegen, die an einen Benutzer gesendet werden.

E-Mail-Erinnerungen einrichten

Es ist wichtig, Ihre Erinnerungscodes zu definieren.

So richten Sie Erinnerungscodes in Business Central ein:

  1. Suchen Sie () nach Erinnerungscodes, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

    Hinweis

    Für ältere Versionen von NAV navigieren Sie zu: Abteilungen > Verwaltung > Anwendung Einrichtung > Expense Management > Benutzer & Genehmigungen > Erinnerungscodes.

  2. Klicken Sie in der Aktionsleiste für Erinnerungscodes auf Mahnstufen.

  3. Klicken Sie auf Liste bearbeiten.

  4. Fügen Sie für jeden Eintrag die entsprechenden Informationen aus der folgenden Tabelle mit den Erinnerungscode-Definitionen hinzu.

Definitionen der Erinnerungscodes

In der folgenden Tabelle finden Sie mehr Informationen zu den Daten, die Sie zum Einrichten von Erinnerungscodes benötigen.

FeldDefinition
Spesen ErinnerungKennzeichnet den Empfänger der Erinnerung, beispielsweise einen Mitarbeiter oder Manager. Diesen Code finden Sie auf der Continia Benutzereinrichtung Karte unter Expense Management > Erinnerungscode.
Bitte füllen Sie dieses Feld aus. Wenn Sie es leer lassen, werden Ihnen unbegrenzt Erinnerungen zugesendet. Sie müssen dem Benutzer außerdem den Code zuweisen, damit die Erinnerung für ihn aktiviert wird (andernfalls wird nur eine allgemeine Erinnerung versendet).
Maximal Anzahl von ErinnerungenGibt die maximale Anzahl von Erinnerungen an. Wenn Sie mehrere Stufen verwenden, müssen Sie für jede Stufe einen Maximalwert festlegen.
Wenn Sie mehrere Stufen kombinieren, werden Erinnerungen in der für die Stufe festgelegten Häufigkeit versendet. Sobald die maximale Anzahl an Erinnerungen für eine Stufe erreicht ist, wird die Funktionalität fortgesetzt, indem Erinnerungen versendet werden, die der für die nächste Stufe festgelegten Häufigkeit und dem festgelegten Limit entsprechen. Sobald das Ende der festgelegten Stufen erreicht wird, werden keine weiteren Erinnerungen mehr versendet.
Nr.Dies stellt die Erinnerungsstufe dar. Sie können mehrere Erinnerungsstufen verwenden, um festzulegen, wie oft Benachrichtigungen gesendet werden sollen. Das folgende Beispiel verwendet fünf Stufen mit jeweils unterschiedlichen Karenzzeiten, um alle möglichen Szenarien abzudecken:
  • Erinnerungsstufe 1 – Karenzzeit: drei Tage. Die erste Benachrichtigungs-E-Mail wird also nach drei Tagen versendet.
  • Erinnerungsstufe 2 – Karenzzeit: ein Tag. Täglich wird eine Erinnerung versendet.
  • Erinnerungsstufe 3 – Karenzzeit: alle vierzehn Tage. Alle zwei Wochen wird eine Erinnerung versendet.
  • Erinnerungsstufe 4 – hat eine Nachfrist von zwölf Wochen, daher wird vierteljährlich eine Erinnerung versendet.
  • Erinnerungsstufe 5 – hat eine Nachfrist von 52 Wochen, daher wird jährlich eine Erinnerung versendet.
Basierend auf dem obigen Beispiel könnten Sie ein Szenario mit mehreren Stufen einrichten (z. B. Stufe 1 und 2). Die erste Benachrichtigung wird also nach drei Tagen versendet (Stufe 1), danach folgt täglich eine Erinnerung (Stufe 2), bis die maximale Anzahl der versendeten Erinnerungen erreicht ist.
KarenzzeitDer Zeitraum, nach dem eine Erinnerungsbenachrichtigung versendet wird/die nächste Erinnerungsstufe berechnet wird. Es empfiehlt sich, für jede Stufe eine Karenzzeit festzulegen, damit der Benutzer nicht mit E-Mails überhäuft wird.
MahntextDie für die Erinnerungsstufe geeignete Beschreibung. Beispielsweise könnte darin die Aktion beschrieben werden, die der Benutzer für diese Erinnerungsstufe ausführen soll, etwa: „Bitte schließen Sie Ihre Belege so schnell wie möglich ab“.
MahnstufeZeigt an, welche Erinnerungsstufe aktuell aktiviert ist.
DatenDas System wählt ein Startdatum, das vor Beginn der Karenzzeit liegt. Das Startdatum wird aus den folgenden Feldern abgeleitet: Erstellungsdatum und Belegdatum/Registrierungsdatum/oder (bei Belegen, Fahrstrecken und Pauschalen) Abreisedatum.
Ist eines der Felder leer, wird das Datum aus einem der anderen Felder übernommen. Steht dort kein Datum zur Verfügung, wird das heutige Datum verwendet.

Erinnerungen überwachen

Für einen besseren Überblick können Sie den Status aller versendeten Erinnerungen verfolgen, indem Sie der Belegseite von Belege, Fahrstrecken oder Pauschalen bestimmte Spalten hinzufügen.

So fügen Sie Übersichtsspalten für Erinnerungen hinzu:

  1. Suchen Sie () nach Einstellungen.
  2. Klicken Sie auf Personalisieren.
  3. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf +Feld.
  4. Wählen Sie unter Feld der Seite hinzufügen das Feld Aktuelle Erinnerungsstufe aus und ziehen Sie es an die gewünschte Stelle in der Tabelle.
  5. Wählen Sie das Feld Nächste Erinnerung aus und ziehen Sie es an die gewünschte Stelle in der Tabelle.
  6. Klicken Sie auf Fertig.

Informationen zum Thema

Weitere Informationen zu Erinnerungscodes in Expense Management finden Sie unter Benutzer Einrichtung für Expense Management