Belegarten einrichten

Belegarten sind Codes, die es Expense-Benutzern ermöglichen, ihre Belege effizient zu kategorisieren. Beispielsweise können Benutzer schnell Belege für Verpflegung, Parken oder Unterkunft identifizieren.

Mit Expense Management können Sie spezifische Einstellungen für jede Belegart anpassen. Geben Sie beispielsweise an, ob für eine Belegart ein Anhang für die Validierung hochgeladen werden muss. Darüber hinaus können Sie bestimmte Belegarten für bestimmte Benutzer ausblenden und so die Einstellungen an individuelle Anforderungen und persönliche Präferenzen anpassen.

So richten Sie eine Belegart ein:

1. Suchen Sie nach Belegarten und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf +Neu.
3. Füllen Sie die folgenden Felder der Tabelle aus:
   • Code – Geben Sie den mit der Belegart verknüpften Code ein.
   • Beschreibung – Geben Sie eine kurze Erklärung zum Zweck der Belegart an.
   • Suchbegriff – Geben Sie den Namen ein, um die Belegart einfach zu finden.
   • Keine Erstattung – Gibt an, ob die Erstattung durch das Unternehmen zulässig ist. Der Mitarbeiter muss für die Gebühren aufkommen, die durch die Nutzung der Firmenkreditkarte entstehen, sofern er nicht dazu berechtigt ist. Diese Einstellung wird auch verwendet, wenn der Benutzer mit der Firmenkreditkarte an einem Geldautomaten Bargeld abhebt.
   • Anhang – Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob für eine bestimmte Belegart das Hochladen eines Anhangs erforderlich ist. Klicken Sie in die Zelle, um aus dem Dropdown-Menü auszuwählen. Die Optionen sind:
     • Empfohlen — Wählen Sie diese Option, wenn Sie den Benutzer warnen möchten, wenn er vergisst, eine Datei anzuhängen. Es hindert den Benutzer nicht daran, einen Beleg ohne Anhang zu senden, informiert ihn aber über den fehlenden Anhang.
     • Obligatorisch – Wählen Sie diese Option, wenn für einen Beleg das Anhängen einer Datei erforderlich ist. Der Benutzer kann keinen Beleg senden, ohne einen Anhang beizufügen, und der Buchhalter kann die Belege auch nicht verarbeiten.
     • Optional – Verwenden Sie diese Option, wenn für eine bestimmte Belegart keine Anhänge erwartet werden. Dies eignet sich zum Beispiel für Kreditkartengebühren, für die möglicherweise keine Quittung verfügbar ist. Der Benutzer erhält keine Warnungen oder Fehlermeldungen. Wenn der Benutzer dennoch eine Quittung anhängen möchte, wird diese vom System akzeptiert.
   • Nicht auswählbar — Gibt an, ob die Belegart im Expense Portal und in der Expense App ausgewählt werden kann. Dies eignet sich zum Beispiel für Kreditkartengebühren, für die möglicherweise keine Quittung verfügbar ist.
   • Transaktion ausschließen – Wählen Sie diese Einstellung aus, um sicherzustellen, dass Transaktionen, die dieser Belegart zugeordnet sind, unmittelbar nach dem Import ausgeschlossen werden. Die Transaktion wird nicht mehr automatisch gebucht, wenn das System die automatische Buchung aktiviert. Eine Transaktion wird einer Belegart über Abstimmungsregeln auf der Seite Banktransaktionen zugeordnet (ein Beispiel hierfür ist die Behandlung von Kreditkartengebühren, die keine zu erstattenden Belege sind). Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeitungsgebühren.
   • Teilnehmer erforderlich – Wenn Sie in einer bestimmten Kategorie regelmäßig höhere Ausgaben aufgrund der Teilnahme mehrerer Personen haben. Wenn Sie Teilnehmer erforderlich für die Belegart auswählen, wird die Angabe von Teilnehmern erzwungen. Dies hilft, die hohen Ausgaben gegenüber Genehmigern leichter zu rechtfertigen. Sie müssen Systemabhängigkeiten aktualisieren, damit die Änderungen wirksam werden.
   • Bild – Das Bild, das in der Expense Mobile App und im Expense Portal für die Belegart angezeigt wird.
   • Unternehmensrichtlinien – gibt die Anzahl der Unternehmensrichtlinien an, die für diese Belegart gelten. Hier finden Sie weitere Informationen über die Konfiguration von Standarddimensionen und zum Festlegen spezieller Unternehmensrichtlinien für Belege und Unternehmensrichtlinien für Fahrstrecken.
   • Einkaufsvertrag – Gibt an, ob für die Belegart ein Einkaufsvertrag erforderlich ist.
   • Nachhaltigkeitsabhängigkeit – Gibt einen Feldtyp an, für den das System automatisch eine Feldabhängigkeit erstellt. Dadurch wird sichergestellt, dass bei Auswahl dieser Belegart weitere nachhaltigkeitsbezogene Daten vom Benutzer angefordert werden.

Eine Buchungseinrichtung hinzufügen

Sie müssen Ihrer Belegart außerdem eine Buchungseinrichtung hinzufügen.

1. Wählen Sie eine Belegart und klicken Sie dann in der Aktionsleiste auf Einrichtung.

2. Füllen Sie die folgenden Felder aus:

   • Mitarbeiternr. – Dies ist der Mitarbeiter, für den das Buchungskonto verwendet wird. Wenn dieses Konto für mehrere Mitarbeiter verwendet werden soll, sollte dieser Wert leer sein.
   • Mitarbeitergruppe – Dies ist die Mitarbeitergruppe, für die das Buchungskonto verwendet wird. Wenn keine Anforderung für bestimmte Gruppen besteht, kann dieser Wert leer sein.
   • Buchungskontoart – Geben Sie den Kontotyp ein, der beim Buchen verwendet wird. Die gängigste Option ist Sachkonto.
   • Buchungskonto Nr. – Geben Sie eine Sachkontonummer (oder in seltenen Fällen die Artikelnummer) für die interne Buchung nicht in einem Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem ein.
   • Nachhaltigkeitskontonr. – Geben Sie die Kontonummer für Ihr Business Central-Nachhaltigkeitskonto ein
   • Produktbuchungsgruppe – Hier können Sie eine allgemeine Produktbuchungsgruppe hinzufügen, die beim Buchen verwendet wird. Dadurch werden die Standardwerte des Buchungskontos überschrieben.
   • Geschäftsbuchungsgruppe – Die Geschäftsbuchungsgruppe ist die Gruppe, die beim Buchen verwendet wird. Dadurch werden die Standardwerte des Buchungskontos überschrieben.
   • MwSt.-Produktbuchungsgruppe – Gibt die MwSt.-Produktbuchungsgruppe an, die beim Buchen verwendet wird. Dadurch werden die Standardwerte des Buchungskontos überschrieben.
   • MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe – Gibt die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe an, die beim Buchen verwendet wird. Dadurch werden die Standardwerte des Buchungskontos überschrieben.

3. Sie können auch die Informationen zu Land/Region – nicht nur Mitarbeiter und Mitarbeitergruppe – verwenden, um die Einrichtung zu differenzieren (z. B. wenn Sie für bestimmte Länder eine andere Mehrwertsteuer oder Verkaufssteuer anwenden). Personalisieren Sie dazu die Seite:

   1. Klicken Sie oben rechts auf Einstellungen > Personalisieren.

   2. Klicken Sie in der linken Ecke des Banners auf + Feld, um den Bereich Feld der Seite hinzufügen auf der rechten Seite zu öffnen.

      Tipp

      Wenn + Feld nicht angezeigt wird, klicken Sie im Banner Personalisieren auf das Dropdown-Menü Mehr.

   3. Klicken Sie im Bereich auf die relevanten Felder, um sie hervorzuheben (in diesem Fall Land/Region Code und Land/Region Type), und ziehen Sie sie dann aus dem Bereich in die Tabellenüberschrift.

   4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Fertig, um das Banner Personalisierung zu schließen.

4. Die neuen Spalten werden der Tabelle hinzugefügt. Wenn Sie eine Standard-Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer für alle Länder festlegen möchten:

   1. Gehen Sie zu Land/Region für die erste Zeile in der Tabelle.
   2. Öffnen Sie das Dropdown-Menü und klicken Sie auf Alle Länder/Regionen.
   3. Füllen Sie die restlichen Felder nach Bedarf für diese Zeile aus.

5. Um eine Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer für ein bestimmtes Land festzulegen:

   1. Gehen Sie zu Land/Region für die zweite Zeile in der Tabelle.
   2. Klicken Sie auf Land.
   3. Klicken Sie in der Spalte Land/Region Code auf den Code des entsprechenden Landes und füllen Sie dann die restlichen Felder nach Bedarf für diese Zeile aus. {% hint style="success" %} Wählen Sie beispielsweise für MwSt.-Produktbuchungsgruppe > Ohne MwSt. aus, wenn der ausgewählte Ausgabentyp für das ausgewählte Land von der MwSt. befreit ist. {% endhint %}

6. Suchen Sie () nach Konfigurierte Felder und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

7. Gehen Sie in der Tabelle zur Spalte Feldcode und klicken Sie auf LAND/REGION für diese Zeile.

8. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf das Drei-Punkte-Menü (...) und anschließend auf Erzwinge Synchronisation mit Continia Online.

In der Expense Mobile App und im Expense Portal ist das Feld Land/Region Code jetzt für Belege sichtbar, d. h. Sie können sehen oder angeben, in welchem Land eine bestimmte Ausgabe angefallen ist. Beim Erstellen eines Belegs für diese Art mit dem spezifischen Länder-/Regionscode werden beim Herunterladen aus Business Central die oben angegebenen Buchungseinrichtungsdetails für diesen Beleg übernommen.

Informationen zum Thema

Continia Expense Management mit Microsoft Sustainability einrichten