Verbesserte Verarbeitung weitergeleiteter E-Mails für Belege

Funktion	Öffentliche Vorschau	Allgemeine Verfügbarkeit Online
Verbesserte Verarbeitung weitergeleiteter E-Mails für Belege	Mai 2026	Juni 2026

Vorteile

Das Weiterleiten von E-Mails mit Belegen ist eine schnelle und vertraute Methode für Mitarbeiter, Spesendokumentation einzureichen. Die manuelle Bearbeitung dieser Belege kann jedoch sowohl für die Expense-Benutzer als auch für die Finanzabteilungen zusätzlichen Aufwand bedeuten. Dank der erweiterten Funktionalität kann Continia Expense Management jetzt weitergeleitete E-Mails automatisch verarbeiten, relevante Belegdaten identifizieren und entweder eine neuen Beleg erstellen oder die Dokumentation einem bestehenden, entsprechenden Beleg zuordnen. All dies verbessert die Workflows bei der Verwaltung von Ausgaben erheblich.

Diese neue Funktionalität reduziert den manuellen Aufwand, verbessert die Dokumentationsqualität und hilft den Benutzern, Belege über ein Tool einzureichen, das sie bereits täglich verwenden (ihren E-Mail-Client). Es werden auch komplexere Szenarien unterstützt, wie das Einreichen von Belegen im Namen eines anderen Benutzers, das Erstellen von Abrechnungen aus weitergeleiteten E-Mails und das Aufteilen mehrerer Anhänge auf separate Belege. Das Ergebnis ist ein reibungsloserer Spesenabrechnungsprozess mit weniger doppelten Belegen, einem reduzierten manuellen Aufwand und besserer Unterstützung für Benutzer, die unternehmensübergreifend arbeiten oder die Einreichung ihrer Spesen delegieren.

Details zur Funktion

So funktioniert der Prozess: Eine E-Mail zur Einreichung von Belegen wird an Continia Expense Management weitergeleitet. Dort wird der E-Mail-Text in eine PDF-Datei umgewandelt und zusammen mit allen in der E-Mail enthaltenen oder angehängten Dateien eingescannt. Anschließend verwendet Continia die gescannten Beleginformationen (z. B. Betrag, Währung, Datum), um den nächsten Schritt zu bestimmen, etwa das Erstellen einer neuen Ausgabe oder das Hinzufügen der Informationen zu einer bereits vorhandenen, übereinstimmenden Ausgabe.

Diese erweiterte Funktionalität bietet Folgendes:

• Automatische Erstellung von Belegen Falls kein passender Beleg gefunden wird, erstellt Continia einen neuen Beleg und fügt die weitergeleitete E-Mail inklusive aller Anhänge als Spesendokumentation an. Der Benutzer wird benachrichtigt und kann den Beleg im Continia Expense Portal oder in der Continia Expense App abschließen oder überprüfen.
• Automatischer Abgleich mit bestehenden Belegen Wenn Continia einen bestehenden Belegen mit demselben Betrag, derselben Währung und demselben Datum findet, wird die weitergeleitete E-Mail diesem Beleg zugeordnet, anstatt ein Duplikat zu erstellen. Dies ist besonders nützlich, wenn ein Anhang weitergeleitet wird, nachdem ein Beleg oder Kreditkartentransaktion bereits erstellt wurde.
• Unterstützung für Benutzer mit Zugriff auf mehrere Mandanten Falls keine übereinstimmenden Belege gefunden werden und der Benutzer Zugriff auf mehr als einen Mandanten hat, antwortet Continia auf die weitergeleitete E-Mail und bittet den Benutzer, den richtigen Mandanten auszuwählen. Nach Auswahl des Mandanten wird der Beleg unter dem entsprechenden Mandanten angelegt.
• Unterstützung für E-Mail-Alias Benutzer können Belege von einer persönlichen oder sekundären E-Mail-Adresse weiterleiten, wenn die Adresse als Alias im Continia Expense Portal registriert wurde. Wird die Absenderadresse nicht erkannt, antwortet Continia mit Hinweisen, damit der Benutzer oder Administrator das Problem beheben kann.
• Einreichen von Belegen im Namen eines anderen Benutzers Stellvertretende Benutzer können eine Beleg-E-Mail im Namen eines anderen Expense-Benutzers weiterleiten, indem sie ein Delegierungs-Tag in die E-Mail einfügen, zum Beispiel [#user@example.com]. Continia erstellt oder aktualisiert den Beleg unter dem Konto des delegierten Benutzers und sendet eine Bestätigung an die entsprechenden Parteien. Die Stellvertretung muss vorher eingerichtet werden.
• Verwendung von Tags zur Steuerung der Verarbeitung Benutzer können pro E-Mail ein Tag einfügen, um festzulegen, wie Continia die weitergeleiteten Inhalte verarbeitet:
  • [Report] extrahiert die angehängten Dateien oder eingebetteten Belege und erstellt Belege oder ordnet sie zu, die dann in eine Abrechnung verschoben werden.
  • [Split] extrahiert die angehängten Dateien oder eingebetteten Belege und erstellt sie als separate Belege oder ordnet sie separaten Ausgaben zu.
  • [#name@example.com] wird zur Delegierung verwendet, wenn Belege im Namen eines anderen Benutzers eingereicht werden.
• E-Mail-basiertes Feedback und Fehlerbehebung Continia antwortet auf weitergeleitete E-Mails, um Vorgänge zu bestätigen oder um Informationen bereitzustellen, warum die E-Mail nicht verarbeitet werden konnte. Typische Szenarien sind beispielsweise die erfolgreiche Erstellung von Belegen, erfolgreiche Übereinstimmung, fehlende Benutzerregistrierung, fehlende Einrichtung von Stellvertretern oder mehrere Delegierungs-Tags in derselben E-Mail.

Um eine einheitliche Darstellung zu gewährleisten, werden weitergeleitete E-Mails als PDFs gespeichert und sind über die Expense App, das Expense Portal und Business Central verfügbar. Die KI-Belegerkennung verarbeitet anschließend die PDFs und extrahiert wichtige Informationen, um Benutzern zu helfen, Ausgaben schneller zu erstellen und abzuschließen.

Weitere Informationen finden Sie unter Belege durch Weiterleitung einer E-Mail einreichen