Einführung in Suchregeln

Wenn in den Bankkontoabstimmungszeilen nicht genügend Details für eine Übereinstimmung anhand von Datum und Betrag vorhanden sind, können Sie Suchregeln einrichten, um übereinstimmende Posten anhand von Text zu identifizieren.

Suchregeln helfen bei der Identifizierung von Konten, indem sie bestimmten Text in den importierten Transaktionen in der Bankkontoabstimmung und im Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatt abgleichen. Sie können Regeln erstellen, die Konten anhand von Textkriterien finden und festlegen, wo das System suchen soll. Standardsuchfelder enthalten Beschreibungen und zusätzliche Informationen. Sie können jedoch auch Vorlagen für präzisere Suchen anpassen. Suchregeln können für Sachkonten, Bankkonten, Debitoren, Kreditoren und Mitarbeiter verwendet werden.

Wann Suchregeln verwendet werden

Erstellen Sie eine Suchregel in folgenden Situationen:

• Eine Transaktion kann nicht automatisch abgeglichen werden
• Transaktionen enthalten einen einheitlichen Identifikationstext
• Das gleiche Szenario tritt wiederholt auf

Typische Beispiele sind:

• Bankgebühren
• Zinsgebühren
• Wiederkehrende Zahlungen

Wann Sie keine Suchregel benötigen

Erstellen Sie keine Suchregel in folgenden Situationen:

• Das System ordnet die Transaktion bereits korrekt zu.
• Dieses Szenario tritt nur gelegentlich auf.
• Die Transaktion enthält eine strukturierte Referenz (z. B. FIK oder KID), die mithilfe von Zahlungsreferenzregeln verarbeitet werden kann.
• Ein Kontoname enthält Sonderzeichen. Continia Banking kann Konten mit Sonderzeichen im Namen ohne eine spezielle Regel identifizieren.

Unnötige Regeln erhöhen den Wartungsaufwand und können zu fehlerhaften Zuordnungen führen.

Bewährte Vorgehensweisen

Beachten Sie beim Erstellen einer Suchregel Folgendes:

• Verwenden Sie den kürzesten eindeutigen Text, der zur Identifizierung einer Transaktion erforderlich ist.
• Vermeiden Sie variable Werte wie Datumsangaben, IDs oder Beträge.
• Erstellen Sie für jedes Szenario eine eigene Regel, anstatt mehrere Bedingungen zu kombinieren.
• Füllen Sie nur die Felder aus, die Sie benötigen. Eine Suchregel hat viele optionale Felder, und ungenutzte Felder können die Genauigkeit des Abgleichs beeinträchtigen.
• Überprüfen und entfernen Sie regelmäßig nicht mehr benötigte Regeln.

Der Prozess

Suchregeln werden im Rahmen des Abgleich- und Buchungsprozesses verwendet:

1. Suchregeln definieren – Fügen Sie Suchregeln hinzu oder verwenden Sie Vorlagen, um Suchfelder und Filter zu definieren und Bedingungen für die Regelanwendung festzulegen. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Suchregeln finden Sie unter Suchregeln einrichten. Informationen zum Hinzufügen einer bestimmten Regel finden Sie unter Suchregeln für häufige Szenarien einrichten.
2. Abgleich und Buchung – Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, werden der Abstimmungszeile Kontoart und -nummer zugewiesen. Suchregeln können auch Buchungsdetails wie Dokumenttyp, Dimensionen und Buchungsgruppen anpassen.

Suchregeln legen fest, wie Transaktionen verarbeitet werden, je nachdem, wo sie angewendet werden:

• Wenn Sie Bankkontoabstimmung verwenden, werden anhand der Suchregeln Buch.-Blattzeilen erstellt. Abhängig von Ihren Einstellungen auf der Seite Banking Import Einrichtung wird die Buch.-Blattzeile entweder automatisch erstellt oder Sie erstellen sie manuell mit der Aktion Buch.-Blattzeilen aus Suchregel erstellen auf der Seite Prüfung des Zahlungsausgleichs oder der Seite Bankkontoabstimmung. Auf der Seite Bankkontoabstimmung können Sie Buch.-Blattzeilen für den ausgewählten Datensatz, alle Datensätze oder aktive Datensätze erstellen.
• Im Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatt legen die Suchregeln fest, wie Zahlungen verarbeitet werden. Sie passen den angewendeten Betrag und die Anzahl der übereinstimmenden Posten in der Kontoauszugszeile an. Wenn diese Anpassung vorgenommen wird, ändert sich der Abstimmungsstatus der Zeile in Abgeschlossen, was bedeutet, dass sie zur Buchung bereit ist.

Informationen zum Thema

Suchregeln einrichten
Suchfeldvorlagen für Suchregeln
Suchregeln für häufige Szenarien einrichten
Häufig gestellte Fragen zu Suchregeln