Grundlegendes zu Zahlungsarchiven

Wenn Sie in Continia Banking eine Zahlungsabstimmung oder Bankkontoabstimmung buchen, werden die Arbeitsdaten entfernt, die bei der Zuordnung und beim Ausgleich verwendet wurden. Ohne Archiv können Sie nicht nachvollziehen, welche Zahlungsausgleichsvorschläge vorhanden waren oder welche Ausgleiche gebucht wurden. Daher sichern die Zahlungsausgleichsarchive diese Informationen, bevor die Arbeitsdaten entfernt werden.

Die Archive bieten eine historische Aufzeichnung sowohl des Abgleichprozesses als auch des endgültigen Ausgleichsergebnisses. Mithilfe dieser Aufzeichnung können Sie Buchungen untersuchen, das Zuordnungsverhalten prüfen und Prüfungsanforderungen erfüllen.

Continia Banking umfasst zwei Archive: das Archiv der Zahlungsausgleichsvorschläge und das Archiv ausgeglichener Zahlungsposten. Zusammen bieten die beiden Archive ein vollständiges Bild davon, was das System gefunden und was es ausgeglichen hat.

Das Archiv der Zahlungsausgleichsvorschläge

Das Archiv der Zahlungsausgleichsvorschläge erfasst alle Ausgleichsvorschläge, die beim Buchen einer Zahlung oder Abstimmung vorhanden sind.

Zweck

Speichert alle Zahlungsausgleichsvorschläge, die für die gebuchte Zeile vorhanden sind, einschließlich der Vorschläge, die nicht ausgeglichen sind.

Mit diesem Archiv können Sie nachvollziehen:

• Welche Posten der Zuordnungsprozess ermittelt hat.
• Welche Posten für den Ausgleich verfügbar waren.
• Welche Abgleichroutine die einzelnen Vorschläge gefunden hat.
• Welche Vorschläge beim Buchen nicht ausgeglichen wurden.

Sie können dieses Archiv verwenden, um Abgleichergebnisse zu untersuchen und nachzuvollziehen, warum eine Zahlung einem bestimmten Posten zugeordnet wurde.

Zugriff

Das Archiv der Zahlungsausgleichsvorschläge ist in Posten suchen integriert

Ein Zahlungsausgleichsvorschlag wird gefunden, wenn die gesuchte Belegnummer mit einem der folgenden Felder übereinstimmt:

• Belegnr.
• Quelle Auszugsnr.
• Ziel Auszugsnr.
• Gebuchte Ziel-Zahlungsabstimmungsnr.
• Buchungsbelegnr.

Das Archiv ausgeglichener Zahlungsposten

Das Archiv ausgeglichener Zahlungsposten erfasst die gebuchten Ausgleiche.

Zweck

Speichert die gebuchten Ausgleiche, einschließlich der Kontoausgleiche ohne Vorschlag. Das Archiv bewahrt Ausgleichsdetails auf, darunter:

• Ausgleichsbetrag.
• Gewährtes Skonto.
• Akzeptierte Skontotoleranz.
• Akzeptierte Zahlungstoleranz.
• Restbetrag zum Zeitpunkt des Ausgleichs.

Mit diesem Archiv können Sie überprüfen, was beim Buchen der Zahlung oder Abstimmung ausgeglichen wurde.

Zugriff

Auf das Archiv ausgeglichener Zahlungsposten greifen Sie über die zugehörige Seite zu. Um die Seite zu öffnen, verwenden Sie in Business Central die Funktion Suchen und geben Archiv ausgeglichener Zahlungsposten ein.

Sie können archivierte Posten mit den auf der Seite verfügbaren Standardfilter- und Nachschlagefunktionen durchsuchen.

Archivierte Buchungsinformationen

Beide Archivtabellen speichern den Buchungskontext zusammen mit den archivierten Ausgleichsdaten.

Die folgenden Felder sind bei der Prüfung von Zahlungsausgleichsvorschlägen und gebuchten Ausgleichen in der Regel am wichtigsten:

• Belegart und Belegnr. identifizieren den betroffenen Posten.
• Buchungsdatum zeigt das Buchungsdatum des ausgeglichenen Postens.
• Ausgleichsbetrag zeigt den ausgeglichenen Betrag.
• Restbetrag zeigt den noch offenen Betrag.
• Buchungsbelegnr. bestätigt, dass der Ausgleich gebucht wurde, und sorgt für Nachvollziehbarkeit.
• Gefunden von zeigt, wie die Zuordnung ermittelt wurde.
• Rückgängig gemacht und Umgekehrt geben an, ob der Ausgleich später storniert wurde.
• Ziel Auszugsnr. und Gebuchte Ziel-Zahlungsabstimmungsnr. verknüpfen den Ausgleich mit dem zugehörigen Bankabstimmungsprozess.

Zusätzlicher Buchungskontext wie Bankkonto, Beschreibung und Währungsinformationen wird ebenfalls in den Archivtabellen gespeichert.

Anhand dieser Informationen können Sie archivierte Datensätze bis zur Originaltransaktion und zu den bei der Buchung erstellten Belegen zurückverfolgen.

Aufbewahrungsrichtlinie

Beide Archivtabellen unterstützen Aufbewahrungsrichtlinien. Standardmäßig registriert Continia Banking für beide Archive eine Aufbewahrungsfrist von einem Jahr. Sie können die Aufbewahrungsfrist in der Einrichtung der Aufbewahrungsrichtlinien an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.