Assisteret opsætningsguide for Kreditor betalingsoplysninger
Opsætningsguiden hjælper dig med at validere og opdatere betalingsoplysningerne på dine eksisterende kreditorer. Hvis du handler med en kreditor, hvor der overføres valuta til udenlandske konti, hjælper guiden dig ligeledes med at angive, hvilke koder der skal indberettes til Nationalbanken.
Bemærk
Inden du kører guiden, skal du have kørt guiden Assisteret opsætningsguide for Payment Management, som hjælper dig med opsætningen af de generelle funktioner i udvidelsen.
For at guiden kan køres optimalt, forventes det, at du har forberedt følgende:
- Giro-nummer eller FI-Kreditornummer (PBS-aftale).
- Kender kreditors opbygning af OCR-linjen for at kunne udpege eller definere Betalings-ID-Def. kode.
- Kreditors bankkonto registreringsnummer, kontonummer, IBAN nummer og eller SWIFT-adresse.
Sådan kører du opsætningsguiden
For at starte guiden skal du følge vejledningen herunder:
- Vælg ikonet
eller tast Ctrl-F3, angiv Opsætningsguide for Kreditor betalingsoplysninger, og vælg derefter det relaterede link. - Følg herefter vejledningen på skærmen. De 9 trin i guiden, er beskrevet yderligere i tabellen nedenfor.
- Bemærk at al opsætning i guiden, ligeledes kan tilgås ved at navigere til den ønskede opsætningsform, som du kan læse mere om i kolonnen "Find mere om funktionen" i tabellen nedenfor.
- Når guiden er gennemført, vælg Afslut for at lukke guiden.
Hvad gør guiden
Guiden hjælper dig med opsætningen af følgende funktioner:
| Trin | Funktion | Find mere om funktionen |
|---|---|---|
| 1 | Guiden udføres for én kreditor ad gangen, som vælges i først trin. Du kan enten vælge at knytte en kreditor til en Kreditor betalingsgruppe eller at sætte betalingsoplysninger op specifik for den enkelte kreditor. | Opsætning af en kreditors betalingsoplysninger |
| 2 | Opsætning af hvorvidt kreditor skal betales med samlebetaling - altså om betalingsposter skal ligges sammen til én betaling, f.eks. for at spare gebyrer. Opsætning af hvorvidt der skal medtages (fratrækkes) kreditnotaer når der dannes betalingsposter. Opsætning af afsenderreference, hvilket er den tekst som betalinger til kreditor optræder med på kontoudtoget du modtager fra din bank. Når du indlæser et kontoudtog fra banken, anvendes teksten til at finde din kreditor ifm. udligning og opdatering af betalingen. Hvis du angiver en tekst, skal du sørge for, at den er unique på tværs af alle dine kreditorer, ellers vil Payment Management ikke kunne finde de rigtige poster til udligning eller opdatering. Kreditornavn benyttes som standard. Med Payment Management anbefales det, at du angiver en afsenderreference på selve bankkontoen, i stedet for eller samtidig med, på den enkelte kreditor. Når du angiver afsenderreferencen på bankkontoen vil Payment Management automatisk danne et unique betalingsreference-nummer for hver enkelt betaling (UPR-nummer). Bemærk at afsenderreferencen på bankkontoen altid overskriver afsenderreferencen på den enkelte kreditor. | Opsætning af en kreditors betalingsoplysninger Opsætning af afsenderreferencen på bankkonto |
| 3 | Opsætning af, med hvilken betalingsmetode kreditor skal betales efter. Her kan du oprette én eller flere kreditor-specifikke betalingsmetoder, som du ønsker anvendt på netop denne kreditor. Du kan vælge mellem alle de betalingsmetoder, der findes for den eller de banker, du har oprettet i Payment Management. For hver betalingsmetode du opretter, kan du angive en Adviseringsmetode - altså om kreditor skal adviseres gennem banken eller manuelt via e-mail. Bank adviseringsdef. kode eller Manuel adviseringsdef. kode angiver, hvordan adviseringen skal formateres. | Opsætning af en kreditors betalingsoplysninger |
| 4 | For hver betalingsmetode du opretter, kan du ligeledes angive et eventuelt Giro-nummer eller FIK-nummer samt, hvis der er tale om en PBS aftale, et Kreditornummer. Disse felter skal kun udfyldes, hvis de er relevante for den specifikke betalingsmetode. Hvis kreditors betalingsmetode er et FI-kort, kan du også angive en Betalingsid-def. kode. Koden angiver en skabelon for hvordan OCR-linjen er opbygget på FI-kortet, og skal kun udfyldes hvis det er relevant for betalingsmetoden. | Opsætning af en kreditors betalingsoplysninger |
| 5 | Opsætning af kreditors bankkonti. Her kan du oprette en eller flere bankkonti, som gælder for den specifikke kreditor. En bankkonto oprettes ved at stille dig i en tom linje og angive en Kode og Navn for kontoen samt en eventuel valuta som betalingen skal gennemføres med. Du kan enten anvende bankregistreringsnummer og kontonummer eller angive IBAN nummer. IBAN, betyder International Bank Account Number, og er en udvidelse af dit eksisterende kontonummer, som du kan anvende, når du foretager internationale betalinger. IBAN giver dig en større grad af sikkerhed for, at de ind- og udgående betalinger sendes så hurtigt som muligt via banksystemerne. Årsagen er, at opbygningen af IBAN er ensartet verden over. IBAN bruges i alle EU-landene og en del andre vestlige lande (f.eks Norge, Schweiz og Tunesien) Vi anbefaler, at du anvender IBAN, men det er ikke et krav. | Opsætning af en kreditors betalingsoplysninger |
| 6 | Opsætning af BIC/SWIFT-kode. BIC/SWIFT (Bank Identifier Code) er en international standard til at identificere en bank. Det er en fordel for dit firma at benytte IBAN og SWIFT til at sende penge elektronisk til internationale forretningsforbindelser, da betalingerne da er mindre udsat for forsinkelser. Da der ikke foretages en manuel håndtering, er transaktionsomkostningerne også lavere. Ved overførsel til udenlandske konti forlanger de fleste banker, at BIC/SWIFT-koden er korrekt udfyldt for, at betalingen bliver gennemført uden ekstra omkostninger. Kan BIC/SWIFT-kode ikke fremskaffes kan overførsler i nogle tilfælde gennemføres, hvis der oplyses korrekt Bankregistreringskode (BLZ kode) og banknummer. BLZ betyder bankleitzahl, og er blot registreringsnummeret på en bank i Tyskland eller Østrig. | Opsætning af en kreditors betalingsoplysninger |
| 7 | Opsætning af Nationalbank-oplysninger er nødvendige ved overførsler til udenlandske konti eller valutaoverførsler til indenlandske konti. Her kan angives Modtagerlandekode, Formålskode og Supplerende anmeldelse. | Opsætning af en kreditors betalingsoplysninger |
| 8 | Opsætning af Omkostningstypekode, Kurstypekode samt felterne Beregn indførsel udfra og Indførsel datoformel, som hjælper med at beregne den forventede indførselsdato, f.eks. "+10D". | Opsætning af en kreditors betalingsoplysninger |
| 9 | Summering af kreditors betalingsoplysninger og endelig bekræftelse af opsætningen. |