Definer betalingsdefinitioner
Betalingsdefinitioner i Continia Payment Management kan opdeles i 2 kategorier:
Modtager referencer, som er definition af f.eks. hvordan FIK/GIK Betalings-ID'et er opbygget på OCR-linjen.
Afsender referencer, som er definition af, hvordan Payment Management sammensætter den posteringstekst der sendes til banken, når du laver en betaling, og som senere fremgår af dit kontoudtog fra banken. Afsender referencen anvendes til at matche en kreditor-betalingspost, med en linje i det elektroniske kontoudtog, når din bankkonto skal afstemmes.
Vinduet Betalingsdefinitioner anvendes altså til opbygning af skabeloner for begge typer referencer. Du angiver typen i kolonnen Afsenderreference, implicit at hvis du ikke markerer noget at der er tale om en Modtagerreference.
Sådan tilgår du opsætningen af betalingsdefinitioner
For at starte guiden skal du følge vejledningen herunder:
- Vælg ikonet
eller tast Ctrl-F3, angiv Betalingsdefinitioner, og vælg derefter det relaterede link. - Dette åbner vinduet Betalingsdefinitioner, der indeholder en liste med de forskellige betalingsdefinitioner.
- Nedenfor finder du beskrivelser af de enkelte felter og funktioner i vinduet, og hvilken konsekvenser det har for anvendelsen af Payment Management.
- Vælg knappen OK for at afslutte opsætningen.
Modtagerreference
Når du modtager en købsfaktura med et indbetalingskort påtrykt, er der på disse indbetalingskort et Betalings-ID (OCR-linjen), som normalt skal indtastes på købsfakturaen. Dette Betalings-ID er ofte sammensat af oplysninger, som står på fakturaen, f.eks. fakturanummer og vores kontonummer.
Ved at angive en "skabelon" for hvordan Betalings-ID'et er sammensat, kan du få Payment Management til at udfylde Betalings-ID-feltet automatisk. Du slipper altså for at indtaste OCR-linjen på hver eneste købsfaktura, og når fakturaen betales, overføres Betalings-ID'et automatisk til banken og kreditor.
Continia leverer en lang række skabeloner med masker for de enkelte Betalings-ID, således at de automatisk oprettes ved f.eks. FIK betalinger.
Selvom Payment Management har oprettet skabeloner for de mest brugte Betalings-ID, så kan du støde på Betalings-ID, hvor der ikke oprettet en foruddefineret skabelon. I et sådan tilfælde har du mulighed for selv at oprette nye Betalings-ID med egne definerede skabeloner, eller du kan tilrette skabelonerne for de eksisterende Betalings-ID, hvis disse ikke dækker dine behov.
Afsenderreference
Når du sender en betaling til banken, og du efterfølgende indlæser et elektronisk kontoudtog, vil din betaling fremgå af kontoudtoget med en adviseringstekst. Det kaldes i bank-terminologi en "Afsenderreference" og kan f.eks. være "Betaling af faktura 1234". Teksten anvendes til at genkende posteringen, akkurat som hvis du selv skulle finde en betaling på et kontoudtog.
Hvis du har mange betalinger fra en bankkonto, kan det være besværligt at finde en postering der matcher på kontoudtoget. Og hvis du f.eks. har anvendt teksten "Betaling af faktura 1234" kan du faktisk risikere, at flere kreditorer har anvendt samme faktura nummer, og du får dermed svært ved at sikre, at din postering matcher den rigtige post på kontoudtoget korrekt.
Når du anvender Payment Management til at sende betalinger til banken, har du mulighed for at lade programmet tildele et unikt nummer til hver eneste betaling, også kaldet "Uniq Payment Reference". Alle posteringer på dit kontoudtog vil altså indeholde et unikt nummer i Afsenderreference-feltet. Det har den fordel, at Payment Management kan matche posteringerne med 100 procent sikkerhed, og kontoudtoget kan altså afstemmes helt uden, at du behøver at gøre noget.
For at du kan vælge mellem flere definitioner på, hvordan denne Afsenderreference skal opbygges, kan du oprette flere Afsenderreference definitionskoder, som hver især kan se forskellige ud. Afhængig af hvilken du vælger, kan Payment Management f.eks. udfylde Afsenderreference-feltet med Kreditnavn + UPR-nummer. På denne måde vil teksten på kontoudtoget være læseligt både for dig (Kreditornav) og for programmet (UPR-nummer).
Vigtigt
Hvis du ikke udfylder feltet, vil Payment Management alligevel danne en Afsenderreference på dine betalinger, med mindre du har angivet en Afsenderreference på den enkelte kreditor.
Afsenderreference udfyldes med Kreditornavn + UPR nummer, hvis feltet er blankt på din bankkonto.
Sådan opretter du en betalingsdefinition
Følg vejledningen nedenfor, for at oprette en skabelon til at tolke en OCR-linje (Betalings-ID):
Udfyld felterne Kode og Beskrivelse, med et sigende indhold.
Vælg derefter feltet Skabelon, hvorved en drop-down-pil vises til højre i feltet.
Vælg pilen for at åbne siden Adviseringsflettefelter.
Vælg et feltnavn, der skal bruges i Betalings-ID'et. Det er vigtigt, at felterne vælges i den rækkefølge de skal stå i Betalings-ID'et. Tryk derefter OK.
Gentag trin 2-4 for hvert felt, der skal være i betalings-ID'et.
Bemærk
Danske betalingsmetoder ender altid med et kontrolciffer. Kontrolcifferet vil altid være den sidste information i et Betalings-ID. Sørg derfor for at det er den sidste linje, der oprettes i skabelonen. Det er ikke nødvendigt at tilføje antal positioner til dette, da dette altid vil være én karakter.
Vælg derefter AssistEdit i linjen med det nye Betalings-ID. Dette åbner vinduet Maskefeltegenskab, hvor forskellige opsætninger til Betalings-ID'et er tilgængelige. Nedenunder følger en beskrivelse af felterne, der kan udfyldes efter behov:
Felt Beskrivelse Tekst Navnet på den del af Betalings-ID’et, opsætningen i den enkelte linje tilhører. Antal positioner Angiv hvor mange felter denne information maksimalt må optage i Betalings-ID’et Foranstilles Angiv hvilket tal der skal udfyldes med før informationen, såfremt denne ikke udfylder det antal karakterer, der er angivet i Antal positioner (Kan ikke kombineres med Placeres efter) Efterstilles Angiv hvilket tal der skal udfyldes med før informationen, såfremt denne ikke udfylder det antal karakterer, der er angivet i Antal positioner (Kan ikke kombineres med Placeres før) Vend fortegn Aktiver denne funktion hvis informationen angivet i Tekst skal oprettes med modsat fortegn i Betalings-ID’et Reducer fra venstre Aktiver denne, hvis du ønsker, at informationen angivet i Tekst skal afkortes fra venstre, så den opnår en feltlængde svarende til det antal positioner du har angivet i Antal positioner Vælg knappen OK, hvilket afslutter opsætningen og gør Betalings-ID'et klar til brug.
Angiv i kolonnen Afsenderreference, om du har defineret en Afsenderreference ved at markere feltet, eller om du har defineret en Modtagerreference ved at undlade at markere feltet.