Opret godkendelsesflow på en bankkonto

• 24/04/2024
• 6 minutter at læse

Når du danner betalinger i udbetalingskladden, kan der være behov for, at betalingerne skal godkendes af flere brugere. Dette er med til at øge sikkerheden i betalingsprocessen. Godkendelsesflowet kan sættes op, og styres ved hjælp af prokurafunktionen i Continia Payment Management.

Sådan benytter du prokura i Continia Payment Management

Godkendelsesflowet sættes op på bankkontokortet. Herved kan man altid sikre, hvilke konti der må benyttes, og i hvilken grad de må det.

Følg guiden nedenfor, for at tilgå prokurafunktionen.

1. Vælg ikonet eller tast Ctrl-F3, angiv Bankkonti, og vælg derefter det relaterede link.
2. Vælg den bankkonto, du vil opsætte godkendelsesflow for.
3. Under Naviger, vælg Prokura. Her kan du vælge mellem Prokuragrupper, Prokurabrugere og Prokuraopsætning, nærmere beskrevet nedenfor.

Første gang du opsætter godkendelsesflow kan du med fordel udføre den i den rækkefølge de står i menuen.

Prokuragrupper

1. Under Naviger, vælg Prokura. Vælg herefter Prokuragrupper.
2. Opret prokuragrupper, som prokurabrugere senere tilknyttes, der skal godkende betalinger i udbetalingskladden for den valgte bankkonto. Hvis betalinger f.eks. skal godkendes af 2 godkendere, skal du altså oprette mindst 2 grupper, f.eks. Finans og Direktion.
3. Vælg OK, for at lukke vinduet.

Prokurabrugere

1. Under Naviger, vælg Prokura. Vælg herefter Prokurabrugere.
2. Opret de prokurabrugere, som skal godkende betalinger i udbetalingskladden for den valgte bankkonto. Brug drop-down til at vælge mellem de brugere der er oprettet i Dynamics NAV eller Business Central on-premises.
3. Angiv hvilken Prokuragruppe som brugeren skal være tilknyttet.
4. Angiv eventuelt en Prokuraafdeling. Dette felt giver dig mulighed for at opdele prokurabrugere efter afdelinger, således at man sikrer at alle medarbejdere i en afdeling også tilhører den samme prokuragruppe. Feltet har ikke relation til Afdeling-dimensionen i Dynamics NAV eller Business Central on-premises, men er udelukkende medtaget her for at give et bedre overblik.
5. Vælg OK, for at lukke vinduet.

Prokuraopsætning

1. Under Naviger, vælg Prokura. Vælg herefter Prokuraopsætning.

2. Opsæt prokuraregler for hver Prokuragruppe .

   Felt	Beskrivelse
   Prokuragruppekode	Angiver den Prokuragruppe reglen skal gælde for.
   Andel i pct.	Angiver hvor stor en andel af betalingen en Prokurabruger fra ovennævnte Prokuragruppe må godkende.
   Krævet andel i pct.	Angiver hvor stor en andel af betalingen der skal være godkendt, før den pågældende bruger kan godkende den. Vær opmærksom på ikke at angive noget i Krævet andel i pct. hvis det er første-godkender (Rækkefølge = 1).
   Rækkefølge	Angiver i hvilken rækkefølge godkendelsen skal foretages, altså hvilken Prokuragruppe der er første godkender, anden godkender osv.
   Maks. Beløb	Angiver hvor stort et beløb der må godkendes for. Maks. Beløb er altid beregnet i regnskabsvaluta (RV).
   Afdeling Filter	Angiver hvilken afdelingsdimension prokuragruppen må godkende for. Bilag, der skal betales, skal altså have tilsvarende afdelingsdimension tilknyttet, f.eks, på salgshovedet.
   Projekt Filter	Angiver hvilken projektdimension prokuragruppen må godkende for. Bilag, der skal betales, skal altså have tilsvarende projektdimension tilknyttet, f.eks, på salgshovedet.

   Bemærk

   Der kan ikke opsættes prokura på individuelle Prokurabrugere, kun på Prokuragrupper.

3. Vælg OK, for at lukke vinduet.

Anvendelsen af godkendelsesflow i praksis

Her følger et eksempel på flowet for, hvordan en udbetaling bliver sendt, når der er opsat en prokuraregel med to brugere:

1. Bruger 1, som ikke har prokura, danner betalingsforslag i udbetalingskladden, men kan ikke godkende betalingerne, da han ikke er i en prokuragruppe.
2. Bruger 2, som er medlem af prokuragruppe Finans, godkender betalingerne ved at gå ind i Betalingsoversigten (F5) fra udbetalingskladden. Her kan betalingslinjerne godkendes med F9.
3. Betalingslinjerne får status ”Delvis godkendt”.
4. Hvis du efterfølgende redigerer i linjerne i udbetalingskladden, får du advarsel. Accepterer du, vil betalingslinjen blive valideret igen og skal godkendes på ny. Det er kun valide poster, der kan godkendes.
5. Bruger 3, som er medlem af prokuragruppe Direktion, godkender nu også betalingerne, ved at gå ind i Betalingsoversigten (F5) fra udbetalingskladden. Her kan betalingslinjerne godkendes med F9.
6. Betalingslinjerne får status "Godkendt" .
7. Når betalingslinjerne er godkendt, sender Bruger 2 eller 3 betalingerne til banken.
8. Betalingslinjerne får da status "Sendt". Hvis du anvender direkte kommunikation, kan status også ændres til "Modtaget" og i visse tilfælde også til "Betalt". Sidstnævnte, kræver dog at betalingsmetoden er en Straksoverførsel.