Definer søgeregler for betalingsreferencer

• 26/04/2024
• 5 minutter at læse

Med Continia Payment Management er det muligt at udføre automatisk match af posteringer ud fra den posteringstekst posten er bogført med i banken - f.eks. en betalingsreference fra en web shop betaling.

Ved at definere en søgeregel for betalingsreferencen, kan Payment Management matche en indbetaling på bankkontoudtoget med f.eks. dit web shop salg og udføre automatisk udligning på betaling af fakturaen og afstemning af bankposten.

Sådan definerer du søgeregler for betalingsreferencen

Når der udføres en automatisk bankkontoafstemning, skal der i Payment Management være defineret, hvilket felt der skal bruges for at matche de enkelte indbetalinger på bankkontoudtoget imod de korrekte salgsdokumenter.

Følg guiden nedenfor, for at opsætte en søgeregel.

1. Vælg ikonet eller tast Ctrl-F3, angiv Banker, og vælg derefter det relaterede link.

2. Vælg den Payment Management bank, for hvilken en søgeregel skal opsættes.

3. Under Naviger, vælg Betalingsref. søgeregler.

4. Opret en ny søgeregel.

   Felt	Beskrivelse
   Søgeprincip	Vælg hvordan søgefeltet for betalingsreferencen skal aflæses. Du kan vælge mellem følgende muligheder: - Eksakt: den eksakte værdi, det vil sige at værdien skal være 1 til 1 - Fra venstre: Feltet læses fra venstre - Fra højre: Feltet læses fra højre - Indgår i: Dele at værdien indgår i feltet
   Startposition	Definer en numerisk start position, f.eks. 1, hvis der skal læses fra første tegn i feltet.
   Længde	Definer numerisk længde på søgefeltet, f.eks. 5, hvis søgereglen skal aflæse 5 cifre i feltet.
   Søgefelt	Vælg, ved drop-down, hvilket felt på din salgsfaktura der skal være søgefelt. Dette vil som regel være Posteringsteksten.
   Beskrivelse	Lav en kort beskrivelse af søgereglen.

Eksempel

Din virksomhed har en web shop hvor der, i takt med at kunden bestiller varer på hjemmesiden, automatisk oprettes salgsfakturaer i din Dynamics NAV eller Business Central on-premises. Web shoppen har også en funktion til opkrævning af betalinger via kreditkort.

Når kunden har gennemført en bestilling, føres kunden over på betalingstjenesten hvor betalingen gennemføres. Betalingstjenesten påfører samtidig betalingsposten en unik betalingsreference, som følger betalingen hele vejen igennem betalingsprocessen indtil det modtages på dit bankkontoudtog.

Din web shop modtager derefter besked om at betalingen er gennemført samt den unikke betalingsreference som nu påføres feltet Betalingsreference (PM), hvorefter salgsfakturaen til sidst oprettes i din Dynamics NAV, eller Business Central on-premises.

Næste arbejdsdag indlæser du et kontoudtog fra banken og på den pågældende indbetaling er der registeret følgende posteringstekst ”Webshop betaling 1066673505.”

For at Payment Management automatisk kan matche, udligne og afstemme disse posteringer, mod den rigtige debitorpost og det rigtige bilag (salgsfaktura), skal du definere følgende i en søgeregel:

Herefter vil den automatiske kontoafstemning selv kunne matche, udligne og afstemme alle web shop betalinger fremover, helt uden at du skal foretage dig noget.

Kriterie for at kunne benytte søgereglen

For at kunne benytte dig af søgeregler for betalingsreference, skal du først og fremmest have udfyldt feltet Betalingsreference (PM).

Hvis du opretter salgsfakturaer ved hjælp af faktura modulet, skal du have udfyldt feltet på Salgshovedet. Dette kan din forhandler hjælpe med, enten ved at sætte feltet på salgshovedet, således at det kan udfyldes manuelt, eller ved at lave det, således det bliver udfyldt automatisk ved oprettelse af et salgsfaktura hoved.

Samme gør sig gældende, hvis du registrerer salgsfakturaer i Salgskladden. Her skal det tilsvarende felt Betalingsreference (PM) udfyldes før bogføring af kladdelinjen. Enten manuelt eller automatisk, alt efter hvordan dine salgsfakturalinjer bliver oprettet.