Sådan anvender du betalingsoversigten og sender betalinger til banken
Når der oprettes betalinger i udbetalingskladden, bliver der samtidig oprettet betalingsposter i Betalingsoversigten. Modsat hvis en betaling slettes, bliver den naturligvis også fjernet i Betalingsoversigten.
Når du har gennemført de funktioner, som du ønsker at anvende i udbetalingskladden, herunder prioritering, samle betaling etc. er det tid til at afslutte behandlingen af betalingerne og sende betalingerne til banken.
Hvad er Betalingsoversigtens formål?
I Continia Payment Management, modsat standard Dynamics NAV eller Business Central on-premises, dannes der egentlige betalingsposter. Dette betyder, at historik og status på den enkelte betaling er fuldt dokumenteret. Betalingsposten dannes i Betalingsoversigten samtidig med, at der oprettes en betalingslinje i udbetalingskladden, med opdatering begge veje.
I Betalingsoversigten skal du slutbehandle betalingerne, herunder bl.a. godkende dem og sende dem til banken. Status findes på alle betalinger og viser, hvor langt betalingen er i betalingsflowet. Ud over historik findes der også en udbygget Info og fejllog, som fortæller dig, hvad en fejl består i og, hvordan du retter fejlen. Når betalingsposterne har status Valid, skal posterne godkendes og sendes. Der kan på betalingen være opsat prokuraforhold, som kræver at betalingen skal godkendes før den kan sendes.
Nedenfor finder du beskrivelser af de enkelte felter og funktioner i vinduet, og hvilken konsekvenser det har for anvendelsen af Payment Management.
Felt | Beskrivelse |
---|---|
Status | Angiver linjens status. Der er følgende muligheder: Mangler Betalingsoplysninger: Der mangler betalingsoplysninger, som er nødvendige for at kunne gennemføre betalingen Fejl: Der er fejl i betalingslinjen. Se evt. Info- & fejllog for mere information om den pågældende fejl. Advarsel: Der er observeret information/advarsel på betalingslinjen, se . Info- & fejllog for mere information Valid: Betalingslinjen er ok og klar til afsendelse. Delvist godkendt: Betalingslinjen mangler yderligere godkendelse i henhold til prokuraforhold opsat for betalingen. Godkendt: Betalingslinjen er godkendt i henhold til prokuraforhold opsat for betalingen Gensend: Betalingen er klar til at blive gensendt til banken Sendt: Betalingen er udlæst/sendt til banken Modtaget: Betalingen er modtaget af banken Betalt: Betalingen er blevet betalt Beløb justeret: Beløbet på betalingslinjen er blevet justeret af banken Stoppet: Betalingen er manuelt blevet stoppet i betalingsoversigten Afvist: Betalingen er afvist af banken. Gennemgå oplysningerne på betalingslinjen, og ret for eventuelle fejl. Oprettet: Denne status bør ikke forekomme og indikerer en systemfejl. Kontakt din NAV-forhandler |
Info i log | Angiver om der findes info- eller fejl-tekster i loggen. For at se information angående eventuelle fejl på linjer, vælges handlingen Info- & fejllog. |
Bogført | Angiver, med markering om betalingen er bogført. |
Adviseringsmetode | Angiver hvilken adviseringsmetode der er anvendt for den pågældende betaling. Der findes følgende måder at advisere på: - Bank, hvor advisering foregår via bank. - Manuel, hvor der sendes en e-mail til modtageren. - Udskrift, hvor du selv udskriver advisering og sender til modtageren. |
Betalingsdato | Angiver på hvilken dato betalingen betales til kreditor. Betalingsdatoen kan være ændret af flere funktioner, f.eks. hvis du har valgt at udnytte kontantrabat, eller hvis du har samlet betalinger til den samme kreditor. |
Afsenderreference | Markering i dette felt betyder, at du har bestilt afsenderadvisering. Afsenderadvisering er en kvittering du kan bestille fra banken, som dokumentation for at en betaling er gennemført. Vær opmærksom på, at de fleste banker opkræver gebyr for denne service. |
Kreditornr. | Angiver kreditornummeret på den kreditor betalingen omhandler. |
Navn | Angiver navnet på den kreditor betalingen omhandler. Er der anvendt specielt Betalingsnavn vises dette i stedet. |
Valutakode | Angiver i hvilken valuta betalingen gennemføres. Blank er altid samme valuta som regnskabsvaluta (RV). |
Beløb | Angiver beløbet der betales i den angivne valuta. |
Beløb (RV) | Angiver beløbet der betales, omregnet til regnskabsvaluta. |
Betalingsmetode | Angiver hvilken betalingsmetode der er anvendt til betaling af kreditor. |
Beskrivelse | Angiver betalingsmetodens beskrivelse. |
Beskrivelse 2 | Angiver bankens betalingsmetodebeskrivelse. |
Modtagerreference | Angiver den referencetekst som kreditor vil modtage via sit kontoudtog. Hvis kreditor har angivet en reference, der ønskes opgivet ved betaling, skal den anføres her. Feltet kan også sættes op til at blive udfyldt automatisk via en bank adviseringsdefinition, se mere her. |
Manuel adviseringsreference | Angiver den adviseringstekst som kreditor vil modtage via e-mail eller brev. |
Bankkontonr. (finans) | Angiver den bankkonto som betalingen hæves på. |
Gebyr (RV) | Angiver hvad der skal betales i gebyr for at gennemføre betalingen. |
Oprettet af | Angiver Bruger-ID, for den bruger der har oprettet betalingen. |
Kreditor betalingsgruppe | Angiver en eventuel Kreditor betalingsgruppe der er anvendt ved oprettelse af betalingen. |
Angiver den e-mail adresse der er anvendt til udsendelse af advisering til kreditor. | |
Advisering | Angiver om der er dannet en advisering til kreditor. |
Adviseret | Angiver om der er sendt manuel advisering til kreditor. Markeres når du har anvendt handlingen Lav manuel advisering. |
Sådan gennemfører du betalingen
- Det forudsættes, at du har oprettet et betalingsforslag i udbetalingskladden, og at de betalingslinjer, du vil betale, har status Valid.
- Vælg handlingen Betalingsoversigt i udbetalingskladden.
- Betalingsoversigten viser de betalinger, du har oprettet i udbetalingskladden, som har status Valid. Det er disse betalingslinjer, der nu skal godkendes og sendes til banken.
- Vælg handlingen Validér, hvis der er linjer med status Fejl og disse er blevet rettet.
- Hvis der stadig er linjer med status Fejl, vælger du handlingen Info- & fejllog, som forklarer, hvad fejlen eller fejlene består i. Ret fejlen, eller fejlene og vælg igen handlingen Validér, indtil linjen opnår status Valid. Læs eventuelt mere om hvad der sker under valideringen [nedenfor](#Hvordan virker valideringen ).
- Når alle linjer, der skal betales, har status Valid, er det muligt at godkende og sende betalingerne. Vælg handlingen Godkend og send....
- Funktionen åbner en dialogboks, der beder dig bekræfte, om du vil godkende og sende alle betalingslinjer i Betalingsoversigten, eller kun for den aktuelle linje du stod på. Vælg hvad du vil, og vælg derefter OK.
- Herefter vises et nyt vindue der løbende fortæller dig status på kommunikationen med din bank. Det kan tage lidt tid. Hvis din bankkonto er sat op til manuel kommunikation, vil der blive udlæst en betalingsfil, som du skal uploade til din bank, hvorefter banken vil foretage betalingen. Betalingsfilen(erne) placeres i det bibliotek du har angivet under Filnavn (betalingsfil) på dit Bankkort.
Hvis din bankkonto derimod er sat op til direkte kommunikation, vil betalingsfilen automatisk blive sendt til banken fra Dynamics NAV eller Business Central on-premises. - Når udlæsningen er færdig, skifter betalingslinjerne status enten til Sendt eller Modtaget, afhængig af om du anvender manuel eller direkte kommunikation.
- Dine betalinger er nu sendt i banken og ekspederes der. Vælg knappen OK i Betalingsoversigt vinduet for at lukke vinduet.
- Du kommer nu tilbage på udbetalingskladden, hvor du, hvis du anvender direkte kommunikation, løbende kan opdatere Betalingsstatus-feltet, ved at vælge handlingen Indlæs status fra bank.
- Når alle linjer har den ønskede Betalingsstatus, der bestemmes af feltet Krævet bogføringsstatus i under opsætningen af betalingsforslag, kan kladden bogføres ved vælge handlingen Bogfør.
Hvordan virker valideringen
Funktionen Validér undersøger, hvorvidt den korrekte information er udfyldt og klar til at blive sendt til banken. Hvis linjen valideres positivt, vil linjen få status Valid. Der er forskellige funktioner, der sættes i gang i forbindelse med valideringen af den enkelte betalingslinje.
- Valideringen af betalingslinjen foretages til dels i henhold til indbyggede valideringsregler i Payment Management, så som at bogføringsdato ikke må ligge før dags dato, samt at betalingslinjen skal have status Valid, før den kan eksporteres/sendes.
- Derudover bygger valideringen på de valideringsopsætninger, der er defineret for den pågældende bank og det dertilhørende bankformat, samt på valideringsopsætningen for den pågældende betalingsmetode.
- Valideringsopsætningen for bank, bankformater og betalingsmetoder bliver automatisk indlæst i Dynamics NAV af Payment Management.
Skulle du have problemer med valideringen, så tag kontakt til din Microsoft Partner], som kan hjælpe dig med at gennemgå valideringsopsætningen.
Handlinger på vinduet
Øverst i vinduet, finder du følgende funktioner som er specifikke for Payment Management:
Handling | Beskrivelse |
---|---|
Godkend... | Åbner en dialogboks der beder dig bekræfte om du vil godkende alle betalingslinjer i Betalingsoversigten, eller kun den aktuelle linje du stod på. |
Send... | Åbner en dialogboks der beder dig bekræfte om du vil sende alle betalingslinjer i Betalingsoversigten, eller kun den aktuelle linje du stod på. Herefter vises et vindue der løbende fortæller dig hvilken bank der udlæser betalinger til. Det kan tage lidt tid. Hvis din bankkonto er sat op til manuel kommunikation, vil der blive udlæst en betalingsfil, som du skal uploade til din bank, hvorefter banken vil foretage betalingen. Betalingsfilen(erne) placeres i det bibliotek du har angivet under Filnavn (betalingsfil) på dit Bankkort. Hvis din bankkonto derimod er sat op til direkte kommunikation, vil betalingen automatisk blive sendt til banken fra Dynamics NAV eller Business Central on-premises. |
Godkend og send... | Udfører begge funktioner beskrevet ovenfor, men i samme proces. |
Kort | Åbner vinduet Betalingsoplysninger, hvor du kan se betalingsoplysningerne på betalingen. Vinduets svarer til Kreditor betalingsoplysninger. Hvis du vil rette en betalingen, kan det med fordel gøres her. Du kan til enhver tid, se status på betalingen og i Faktaboksen Betaling-fejllog yderst til højre i vinduet, kan du løbende se, hvilke fejl du skal rette. |
Validér | Når du vælger funktionen Validér, kontrolleres at hver enkelt betalingslinje opfylder alle krav til validering og formatering som er gældende for den enkelte bank eller bankcentral. Valideringen sætter herefter Status feltet til den nye værdi. Se beskrivelsen af feltet Status ovenfor. Validering af betalinger sker løbende, når der ændres i betalingen, inden betalingen godkendes. Derfor er det ikke nødvendigt at udføre denne funktion manuelt, med mindre der ændres i forudsætningerne for validering. Det kunne være stamoplysninger på modkontoen eller valideringsregler der ændres. |
Lav manuel advisering | Hvis du har valgt at anvende manuelle adviseringer til dine kreditorer, skal du vælge denne funktion for at sende e-mail eller udskrive rapporter (brev). Funktionen åbner en dialogboks, der beder dig bekræfte, om du vil sende e-mails eller rapport til alle kreditorer i Betalingsoversigten, eller kun den kreditor der er på den aktuelle linje du stod på. |
Sæt status... | Åbner vinduet Sæt status, hvor du kan ændre status for én betaling eller alle betalinger. Den nye status og hvilke betalinger den skal gælde for angives. Betalingen eller betalingerne vil efterfølgende have den nye status. |
Advisering | Åbner vinduet Betalingsadvisering, hvor du finder den lange advisering, der er blevet dannet for betalingslinjen. Det er naturligvis muligt at ændre adviseringen, og indtaste præcis hvad man har lyst til, inden for de grænser der er på betalingsmetoden. I adviseringsvinduet kan du altid opbygge adviseringen igen, hvis du har ændret, eller slettet den advisering der lå i forvejen. Vælg handlingen Opbyg adviseringslinjer. |
Bemærkning | Åbner vinduet Betaling-bemærkning, hvor du finder interne bemærkninger til betalingen. Her kan du selv tilføje bemærkninger til betalingen. |
Info- & fejllog | Åbner vinduet Betaling-fejllog, hvor du altid kan se, hvorfor en betaling fejler i valideringen. Det er også muligt at udskrive en kontrolliste fra udbetalingskladden. Listen indeholder alle fejl fra alle posterne i kladden. Når du retter de forskellige fejl på betalingen, fjernes fejlen automatisk fra fejlloggen. For at rette en fejl, er det bedst at anvende handlingen Kort, hvor du får vist alle betalingsoplysningerne til betalingen. Hvis du finder en fejl, som opstår pga. forkerte oplysninger på Kreditor betalingsoplysningerne, er det naturligvis vigtigt, at du retter fejlen på Kreditor betalingsoplysninger-kortet, så fejlen ikke opstår næste gang, der overføres betalinger. |
Historik | Åbner vinduet Betalingshistorik, hvor du se, hvad der er sket med betalingen siden den blev oprettet i udbetalingskladden. |
Statistik | Åbner vinduet Betalingshistorik, hvor du kan se statistik for de anvendte betalingsmetoder. Statistikken viser følgende summeringer pr. betalingsmetode: Antal betalinger Antal samlebetalinger Beløb (RV) Gebyr (RV) Som udgangspunkt er alle betalinger, uanset status, på den enkelte betalingsmetode repræsenteret. Dvs. også eventuelle betalinger man har liggende i udbetalingskladden som endnu ikke er færdigbehandlet. |
Poster | Når du vælger funktionen Poster, skal du vælge, hvilken posteringstype du vil se: Kreditorposter Udlignede kreditorposter Bankposter Betalingspost-prokuraposter Finansposter Under hver af disse posteringstyper, kan du finde relaterede poster til den betaling, du står på i øjeblikket. |
Prokura | Når du vælger funktionen Prokura, skal du vælge mellem disse menupunkter: Poster og Vis mulig prokurist Poster Når der på en bankkonto er opsat prokuraregler, dannes der på en betalingspost prokuraposter, når en godkendelse finder sted. Du kan altså ved at vælge denne funktion, på den enkelte betalingspost, få vist disse prokuraposter. Vinduet Betaling-prokuraposter, viser dig oplysninger som; Hvem der har godkendt betalingen og, Med hvilken procent-andel. Hvis en betalingspost har status Delvis godkendt, så er der prokuraregler på bankkontoen. Du kan på betalingen se, hvilken bruger der skal godkende betalingen næste gang. Disse brugere findes dynamisk ud fra prokuraopsætning og prokuraposter. Vis mulig prokurist Når du vælger funktionen Vis mulig prokurist, kan du i vinduet Mulig prokura-prokurist se hvilke prokurister der er oprettet til at godkende betalinger på denne bankkonto. Læs eventuelt mere om opsætning af prokura i afsnittet Opret godkendelsesflow på en bankkonto. |